Vytvářejte, upravujte, používejte a sdílejte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook

Výukový program se zaměřuje na problémy, se kterými se můžete setkat v aplikaci Outlook při používání skupiny kontaktů, dříve nazývané „distribuční seznam“. Shrnul nejběžnější a nejpohodlnější řešení. Kliknutím na níže uvedená řešení přejděte na odpovídající pokyny.

Vytvořte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook

• Vytvořte skupinu kontaktů z kontaktů nebo adresáře aplikace Outlook
• Vytvořte skupinu kontaktů z dat v Excelu, Wordu nebo jiných aplikacích
• Vytvořte skupinu kontaktů pro příjemce nebo odesílatele ve vaší poštovní schránce

Upravte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook

• Přidejte nebo odeberte členy ze skupiny kontaktů
• Rozdělte skupinu kontaktů v Outlooku
  • Zkopírováním a odebráním došlo k rozlití skupiny kontaktů v aplikaci Outlook
  • Snadno rozdělte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook pomocí úžasného nástroje
• Rozdělte skupinu kontaktů a přidejte její členy jako kontakty v aplikaci Outlook
  • Rozdělte skupinu kontaktů pomocí vestavěné funkce aplikace Outlook
  • Snadno rozdělte skupinu kontaktů pomocí aplikace Kutools for Outlook
• Sloučit skupiny kontaktů do jedné v aplikaci Outlook

Odeslat e-mail skupině kontaktů v aplikaci Outlook

Sdílejte a uložte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook

• Sdílení skupiny kontaktů v aplikaci Outlook
• Uložte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook

---

Vytvořte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook

Můžete se setkat s situacemi, kdy potřebujete z obchodních důvodů poslat hromadný e -mail členům společnosti nebo pracovní skupiny. Nebo budete možná muset poslat sváteční kartu všem svým rodinným příslušníkům a přátelům. V takových případech ušetří vytvoření skupiny kontaktů spoustu času odesílání e -mailů jeden po druhém. Tady naše ExtendOffice Tým uvedl způsoby, jak vytvořit skupiny kontaktů z vašich kontaktů Outlooku, adresáře a dat v Excelu, ve wordu nebo v textové podobě, a jak vytvořit skupiny pro odesílatele nebo příjemce ve vašich poštovních schránkách v Outlooku.

Vytvořte skupinu kontaktů z kontaktů nebo adresáře aplikace Outlook

1. cvaknutí Lidé or Kontakty na navigačním panelu v Outlooku.

2. Pod záložkou Domů, Klepněte na tlačítko Nová kontaktní skupina ve skupině Nový.

3. V Kontaktní skupina v okně pojmenujte skupinu kontaktů Příjmení pole.

4. cvaknutí Přidat členy ve skupině Členovézvolte Z kontaktů aplikace Outlook or Z adresáře v rozevíracím seznamu podle vašich potřeb. (Pokud chcete v tuto chvíli přidat pouze jeden kontakt a kdo není ve vašich kontaktech nebo adresáři aplikace Outlook, vyberte Nový e-mailový kontakt.)

5. V Vyberte Členové Chcete -li vybrat více nesouvislých kontaktů, podržte tlačítko Ctrl klíč a poté klikněte na kontakty jeden po druhém; chcete -li vybrat více sousedících kontaktů, klikněte na první kontakt a poté podržte směna a vyberte poslední.

6. Klepněte na tlačítko Členové tlačítko v levé dolní části dialogového okna pro přidání všech vybraných kontaktů do Členové do pole a potom klepněte na OK.

7. V Kontaktní skupina okno, klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.

---

Vytvořte skupinu kontaktů z dat v Excelu, Wordu nebo jiných aplikacích

Řekněme, že jste obdrželi seznam e -mailových adres v tabulce aplikace Excel, dokumentu aplikace Word nebo jiných aplikacích, jak je uvedeno výše. Chcete -li hromadně přidat adresy do skupiny kontaktů v aplikaci Outlook, postupujte takto:

1. cvaknutí Lidé or Kontakty na navigačním panelu v Outlooku.

2. Pod záložkou Domů, Klepněte na tlačítko Nová kontaktní skupina ve skupině Nový.

3. V Kontaktní skupina v okně pojmenujte skupinu kontaktů Příjmení pole.

4. cvaknutí Přidat členy ve skupině Členovézvolte Z kontaktů aplikace Outlook.

5. Zkopírujte data do tabulky aplikace Excel nebo dokumentu aplikace Word.

6. V vybrat Členové v dialogovém okně vložte data do Členové do pole a potom klepněte na OK.

7. V Kontaktní skupina okno, klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.

√ Poznámka: Každá e-mailová adresa musí být oddělena středníkem nebo znakem odstavce (jedno jméno a adresa na řádek). Není-li žádné jméno, bude pro zobrazované jméno ve skupině kontaktů použita adresa.

---

Vytvořte skupinu kontaktů pro příjemce nebo odesílatele ve vaší poštovní schránce

Chcete -li do skupiny kontaktů přidat všechny příjemce a odesílatele e -mailů nebo více e -mailů nebo chcete -li seskupit některé odesílatele nebo příjemce ve své schránce, můžete použít Přidat do skupiny feature Kutools pro aplikaci Outlook, šikovný doplněk Outlooku vyvinutý naším týmem. Rychle vytvoří skupinu kontaktů podle vašich potřeb.

1. Vyberte e-maily s příjemci nebo odesílateli, které chcete přidat do skupiny kontaktů.

2. Přejít na Kutools Plus v záložce Kontakt skupiny, klepněte na tlačítko Přidat do skupiny.

3. V Přidejte příjemce do skupin kontaktů dialogové okno vyberte Zobrazit vše, Všichni odesílatelénebo Všichni příjemci na Rozsah rozbalovací seznam. Budou zaškrtnuta políčka vedle e-mailových adres, které splňují podmínku.

4. Na pravé straně dialogového okna vyberte skupiny kontaktů, do kterých chcete přidat adresy; Nebo můžete kliknutím vytvořit novou skupinu kontaktů Nová skupina kontaktůa zaškrtněte políčko vedle ní. Klikněte OK.

Pokud nemáte nainstalovaný náš doplněk pro aplikaci Outlook, ke stažení zde. Nebo můžete použít neohrabanější způsob: zkopírujte adresy odesílatelů příjemců, které chcete přidat do skupiny kontaktů, a poté je vložte do Členové pole v poli Vyberte Členové dialogové okno. Další podrobnosti naleznete ve 4.–7. kroku vytvoření skupiny kontaktů z kontaktů nebo adresáře aplikace Outlook.

---

Upravte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook

Jsou chvíle, kdy potřebujeme upravit naše skupiny kontaktů: Ve vaší společnosti dochází k personálním změnám, kolegové a projekty přicházejí a odcházejí, takže potřebujete přidat nebo odebrat některé členy; Členové ve skupině kontaktů jsou trochu smíšení, takže chcete skupinu rozdělit na dvě nebo více skupin; Dvě oddělení se sloučila, takže musíte sloučit dvě skupiny kontaktů……

Než tak učiníme, musíme zjistit, kde se skupiny nacházejí:

Pokud jste v dohledu Poštovní zásilka, prosím klikněte na Adresář ve skupině Najít pod záložkou Domůa poté vyhledejte skupinu ve vyskakovacím dialogovém okně; Pokud jste přešli na Lidé or Kontakty zobrazení na navigačním panelu v aplikaci Outlook, můžete skupinu najít v seznamu kontaktů zadáním jejího názvu do vyhledávacího pole nad seznamem.

Po nalezení skupiny kontaktů poklepejte na její název a otevřete ji Kontaktní skupina okno. Nyní najděte níže uvedené metody, které vyhovují vašim potřebám pro další přesun.

---

Přidejte nebo odeberte členy ze skupiny kontaktů

• Chcete-li přidat členy do skupiny kontaktů, postupujte podle kroků 4.–7 vytvoření skupiny kontaktů z kontaktů nebo adresáře aplikace Outlook.

• Chcete-li odebrat členy ze skupiny kontaktů, vyberte členy v otevřené skupině Kontaktní skupina nejprve okno a poté klepněte na Odebrat člena funkce ve skupině Členové, klikněte Uložit a zavřít ve skupině Akce.

---

Rozdělte skupinu kontaktů v Outlooku

Zde jsme uvedli dva způsoby rozdělení skupiny kontaktů v aplikaci Outlook: Jeden má vlastní funkci, druhý je pomocí Rozdělit do skupiny kontaktů vlastnost Kutools pro aplikaci Outlook.

• Rozsypání skupiny kontaktů v aplikaci Outlook zkopírováním a odebráním

Řekněme, že potřebujete rozdělit skupinu kontaktů na dvě. Postupujte podle následujících kroků:

1. Na Lidé or Kontakty vyhledejte skupinu kontaktů, kterou chcete upravit.

2. Klikněte pravým tlačítkem myši na skupinu (nepouštějte ji) a přetáhněte ji kousek nad nebo pod, uvolněte tlačítko myši, uvidíte krátké vyskakovací menu, jak je znázorněno na obrázku níže, klikněte Zkopírujte. V seznamu se objeví dvě stejné skupiny kontaktů.

>>>

3. Dvojitým kliknutím otevřete obě skupiny, změňte názvy skupin podle potřeby, např. ExtendOffice1 a ExtendOffice2. Potom odstraňte, řekněme, jméno 8-15 v ExtendOffice1 a jméno 1-7 v ExtendOffice2.

4. Nyní budete mít dvě nové menší skupiny kontaktů, klikněte Uložit a zavřít.

• Snadno rozdělte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook pomocí úžasného nástroje

Nebo pokud jste nainstalovali náš Kutools pro aplikaci Outlook v počítači, chcete-li rozdělit skupinu kontaktů, postupujte podle následujících kroků:

1. Vyberte skupinu kontaktů, kterou chcete rozdělit (Zde jsem vybral pojmenovanou skupinu ExtendOffice například test 1).

2. Přejděte na kartu Kutools Plusnajděte Kontakt skupina na pásu karet Kontaktvyberte Rozdělit do skupiny kontaktů v rozevíracím seznamu.

3. V Rozdělit do skupiny kontaktů zaškrtněte políčka vedle členů skupiny, které chcete přesunout do nové skupiny kontaktů, klepněte na Ok.

4. V rozevíracím dialogovém okně pojmenujte novou skupinu a klepněte na OK.

5. Dvě rozdělené skupiny kontaktů se poté objeví v seznamu Kontakty, můžete skupiny otevřít a zobrazit jejich členy.

---

Rozdělte skupinu kontaktů a přidejte její členy jako kontakty v aplikaci Outlook

Chcete -li rozdělit nebo říkáme odebrat skupinu kontaktů v aplikaci Outlook, stačí přejít na Lidé or Kontakty klikněte pravým tlačítkem na skupinu, kterou chcete odebrat, a klikněte na Vymazat ve vyskakovací nabídce. Pokud však chcete přidat všechny jeho členy jako jednotlivé kontakty aplikace Outlook současně, zkontrolujte dva způsoby, které uvádíme níže:

• Rozdělte skupinu kontaktů pomocí integrované funkce aplikace Outlook

1. Dvojitým kliknutím otevřete skupinu kontaktů v seznamu kontaktů.

2. Poklepejte na člena, kterého chcete přidat do seznamu kontaktů.

3. Klepnutím na tlačítko se třemi tečkami zobrazíte další možnosti a poté klepněte Přidat do kontaktů aplikace Outlook.

4. Ve vyskakovacím okně Kontakt můžete v případě potřeby přidat další informace a poté kliknout Uložit a zavřít.

5. Opakováním kroků 2-4 přidejte všechny členy.

6. Nyní se vraťte do Lidé or Kontakty zobrazit pro odstranění skupiny kontaktů.

Metoda je vhodná pro skupiny, které obsahují pouze několik členů. Pokud skupina obsahuje velký počet členů, metoda by ztrácela příliš mnoho času. V tomto případě prosím zkontrolujte snídaně funkce Kutools pro Outlook níže.

• Snadno rozdělte skupinu kontaktů pomocí aplikace Kutools for Outlook

1. Vyberte skupinu kontaktů, kterou chcete zrušit.

2. Přejděte na kartu Kutools Plus, Klepněte na tlačítko Kontakt skupina > snídaně.

3. V snídaně okno, klepněte na tlačítko Zobrazit vše zaškrtněte všechna políčka a poté klepněte Ok.

4. Zobrazí se dialogové okno s dotazem Chcete tuto skupinu kontaktů rozdělit na jednotlivé kontakty? klikněte Ano.

5. Všichni její členové jsou nyní přidáni do vašeho seznamu kontaktů a skupina kontaktů je současně odstraněna.

√ Poznámka: Pokud chcete do svého seznamu kontaktů přidat pouze některé její členy, zaškrtněte políčka vedle konkrétních členů, klikněte na Ok chcete-li je přidat do seznamu a zároveň je odstranit ze skupiny. Skupina obsahující členy, které jste nekontrolovali, bude stále existovat.

Kliknutím stáhnete Kutools pro Outlook na 60denní bezplatnou zkušební verzi.

---

Sloučit skupiny kontaktů do jedné v aplikaci Outlook

Sloučení dvou nebo více skupin kontaktů do jedné nové skupiny. Postupujte podle následujících kroků:

1. Vytvořte novou skupinu kontaktů. (Postupujte podle kroků 1-3 z vytvoření skupiny kontaktů z kontaktů nebo adresáře aplikace Outlook.)

2. cvaknutí Přidat členy ve skupině Členovézvolte Z kontaktů aplikace Outlook.

3. V Vyberte Členové v dialogovém okně vyberte skupiny kontaktů, které chcete kombinovat.

4. cvaknutí Členové v levém dolním rohu dialogového okna a potom klepněte na OK.

5. V Kontaktní skupina okno, klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.

√ Poznámka: Výše ​​uvedená metoda je velmi jednoduchá a rychlá. Skupina, kterou jste vytvořili tímto způsobem, je však jako velká skupina obsahující několik malých, není to tak pohodlné, když potřebujete upravit členy skupiny. Protože pro úpravu budete muset otevřít každou malou skupinu. Chcete -li sloučit několik skupin kontaktů a do jedné skupiny přidat pouze členy skupiny. Prosím zkontrolujte Jak sloučit nebo zkombinovat distribuční seznamy v aplikaci Outlook?

---

Odeslat e-mail skupině kontaktů v aplikaci Outlook

Chcete-li odeslat e-mail jedné nebo více skupinám kontaktů v aplikaci Outlook, postupujte takto:

1. V zobrazení Pošta klepněte na Nový Email pro zahájení nové zprávy.

2. V Chcete-li ... zadejte název skupiny kontaktů. Aplikace Outlook zobrazí potenciální shody ze seznamu kontaktů jako na obrázku níže. Pokud nechcete, aby se příjemci navzájem viděli, zadejte do pole název skupiny Skrytá ... pole. (Pokud se pole v okně zprávy nezobrazuje, přejděte na stránku možnosti a klepněte na tlačítko Bcc ve skupině Zobrazit pole.)

Pokud si název skupiny nepamatujete, můžete kliknout Chcete-li ... k otevření Vyberte Jména okno pro zobrazení všech vašich kontaktů v seznamu kontaktů. Vyberte skupiny, kterým chcete odeslat zprávu, a poté klikněte na Na, Ccnebo Bcc jak potřebujete. V odpovídajícím poli se zobrazí názvy skupin. (Klikl jsem Na zde jako příklad.) Poté klikněte na OK.

3. Zadejte předmět a tělo vaší e -mailové zprávy. Klikněte Poslat poté, co dokončíte psaní.

---

Sdílejte a uložte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook

Možná budete muset novému zaměstnanci poslat pracovní skupinu kontaktů související s prací nebo sdílet skupinu, která se týká zájmů, vašim přátelům; můžete také obdržet skupinu kontaktů sdílenou ostatními. V této části si povíme, jak sdílet skupinu kontaktů a jak uložit skupinu kontaktů odeslanou ostatními v aplikaci Outlook.

Sdílení skupiny kontaktů v aplikaci Outlook

• Skupinu můžete zahrnout do e -mailové zprávy a odeslat ji ostatním:

1. V zobrazení Pošta klepněte na Nový Email k vytvoření nové zprávy. A Zpráva vyskočí okno. Upravte velikost okna a přesuňte jej vedle okna aplikace Outlook, aby byla obě okna viditelná současně.

2. cvaknutí Lidé or Kontakty z navigačního panelu v okně aplikace Outlook.

3. Najděte skupinu kontaktů, kterou chcete sdílet, a přetáhněte ji do těla zprávy jako přílohu v souboru Zpráva okno.

4. Vyplňte informace v Zpráva okno, jak potřebujete, poté klikněte Poslat sdílet skupinu kontaktů.

• Místo přetažení do těla zprávy můžete také vložit skupinu kontaktů jako přílohu:

1. V Poštovní zásilka zobrazit, kliknout Nový Email vytvořit novou zprávu.

2. Přejděte na kartu Vložit ve vyskakovacím okně Zpráva okno, najděte Zahrnout skupiny, klepněte na tlačítko Položka aplikace Outlook.

3. V Vložte položku V dialogovém okně vyberte složku Kontakty v určité poštovní schránce a zobrazí se seznam všech kontaktů a skupin kontaktů v Položek krabice. Nyní můžete najít a vybrat skupinu kontaktů a poté kliknout OK vložte jej jako přílohu.

4. Vyplňte informace v Zpráva okno, jak potřebujete, poté klikněte Poslat sdílet skupinu kontaktů.

Uložte skupinu kontaktů v aplikaci Outlook

Chcete -li uložit skupinu kontaktů sdílenou ostatními v e -mailové zprávě:

1. Otevřete zprávu, která obsahuje přílohu skupiny kontaktů.

2. Přetáhněte přílohu na navigační lištu a pusťte ji Lidé or Kontakty.

Toto je nejjednodušší přístup, můžete kliknout Lidé or Kontakty zkontrolovat nově uloženou skupinu.