Jak automaticky barevně kategorizovat e-maily podle předmětu v aplikaci Outlook?
Barevné kategorie vám umožňují rychle rozpoznat a seskupit související položky v Outlooku, abyste je mohli snadno sledovat a zlepšit efektivitu. V tomto článku si povíme, jak v Outlooku vytvořit pravidlo pro automatické přiřazování barevných kategorií e-mailovým zprávám na základě jejich předmětů.
Automaticky barevně kategorizovat e-mailové zprávy podle jejich předmětu v aplikaci Outlook
V aplikaci Outlook vyberte složku doručené pošty e-mailového účtu, na který chcete použít pravidlo automatické kategorizace, a poté vyberte libovolnou zprávu ze složky. Poté postupujte podle níže uvedených kroků.
1. Na Home klikněte na pravidla > Vytvoření pravidla.
2. Ve vyskakovacím okně Vytvoření pravidla dialogovém okně klepněte na Pokročilé možnosti.
3. V Průvodce pravidly žádat Které podmínky chcete zkontrolovat, postupujte následovně:
- In Krok 1: Vyberte podmínky, zaškrtněte druhou možnost s (předmět vybrané zprávy) v předmětu.
- In Krok 2: Upravte popis pravidla, kliknutím na text podtržený modře otevřete soubor Hledat text dialogové okno.
- Ve vyskakovacím okně Hledat text zadejte do názvu klíčová slova nebo fráze, podle kterých chcete automaticky barevně kategorizovat e-maily.
- klikněte přidat.
Poznámka: Pokud potřebujete automaticky barevně kategorizovat e-mailovou zprávu na základě více klíčových slov nebo frází, opakujte kroky iii a iv. A můžete si vybrat klíčová slova nebo fráze v Prohledat seznam pole a potom klepněte na tlačítko Odstranit k odstranění nežádoucích. - klikněte OK v Hledat text dialog pro návrat Průvodce pravidly.
- klikněte další.
4. V Průvodce pravidly žádat Co chcete se zprávou udělat?, postupujte následovně:
- In Krok 1: Vyberte akce, zkontrolovat přiřadit jej do kategorie kategorie volba.
- In Krok 2: Upravte popis pravidla, kliknutím na kategorii podtrženou modře otevřete Barevné kategorie dialogové okno.
- Ve vyskakovacím okně Barevné kategorie vyberte jednu nebo více kategorií, které chcete přiřadit e-mailovým zprávám s názvy obsahujícími slova nebo fráze, které jste zadali v 3. krok.
- klikněte OK v Barevné kategorie dialog pro návrat Průvodce pravidly.
- klikněte další.
5. V Průvodce pravidly žádat Existují nějaké výjimky, vyberte výjimky v Krok 1 pokud existují, a upravte popis výjimky v Krok 2. Po dokončení klikněte další.
6. V Průvodce pravidly pro dokončení nastavení pravidla nakonfigurujte následovně:
- In Krok 1, zadejte název tohoto pravidla do vstupního pole.
- In Krok 2, zkontrolovat Spustit toto pravidlo nyní u zpráv, které již jsou ve složce „Doručená pošta” možnost přiřadit barevné kategorie zprávám ve složce Doručená pošta, které splňují zadané podmínky; Zkontrolovat Zapněte toto pravidlo možnost přiřadit barevné kategorie příchozím e-mailovým zprávám, které splňují zadané podmínky.
- In Krok 3, můžete zkontrolovat podrobnosti pravidla, které jste zadali. Pokud potřebujete změnit některé z kritérií, klikněte na podtrženou hodnotu, kterou chcete upravit.
- Po dokončení klikněte na úprava.
7. Zobrazí se dialogové okno s informací, že pravidlo funguje pouze při kontrole e-mailů v aplikaci Outlook. Klikněte OK.
8. Nyní je pravidlo úspěšně vytvořeno. Pokud jej budete v budoucnu potřebovat zkontrolovat nebo upravit, přejděte na pravidla > Vytvoření pravidla. A nezapomeňte vybrat správnou složku, jak je uvedeno níže.
AI Mail Assistant v aplikaci Outlook: Chytřejší odpovědi, jasnější komunikace (kouzlo na jedno kliknutí!) UVOLNIT
Zjednodušte si své každodenní úkoly v Outlooku s pomocí asistenta AI Mail Assistant od… Kutools for OutlookTento výkonný nástroj se učí z vašich minulých e-mailů, aby vám mohl nabídnout inteligentní a přesné odpovědi, optimalizovat obsah vašich e-mailů a pomoci vám bez námahy navrhovat a vylepšovat zprávy.
Tato funkce podporuje:
- Chytré odpovědi: Získejte odpovědi vytvořené z vašich minulých konverzací – přizpůsobené, přesné a připravené k použití.
- Vylepšený obsah: Automaticky upravte text e-mailu tak, aby byl srozumitelný a účinný.
- Skládání bez námahy: Stačí zadat klíčová slova a nechat AI, aby se postarala o zbytek, s několika styly psaní.
- Inteligentní rozšíření: Rozšiřte své myšlenky pomocí kontextových návrhů.
- Shrnutí: Získejte okamžitě stručné přehledy dlouhých e-mailů.
- Globální dosah: Snadno překládejte své e-maily do jakéhokoli jazyka.
Tato funkce podporuje:
- Chytré e-mailové odpovědi
- Optimalizovaný obsah
- Koncepty založené na klíčových slovech
- Inteligentní rozšíření obsahu
- Emailová sumarizace
- Vícejazyčný překlad
Nejlepší ze všeho je, že tato funkce je zcela uvolnit navždy! Nečekej —stáhněte si AI Mail Assistant nyní a užívejte si!
Související články
Jak přiřadit a upravit barevné kategorie k položkám aplikace Outlook?
Přiřazení barevných kategorií k určitým položkám aplikace Outlook, jako jsou e-mailové zprávy, události a kontakty, vám umožní rychle rozpoznat a seskupit související položky v aplikaci Outlook, abyste je mohli snadno sledovat a zvýšit efektivitu. Pokud některá z položek souvisí s více než jednou kategorií, stačí jí přiřadit více barevných kategorií. V tomto článku představíme metody přiřazení kategorie barev k položce aplikace Outlook a vytvoření vlastních kategorií, změnu barvy nebo názvu existující kategorie barev a další rychlé metody použití kategorií pro zvýraznění položek aplikace Outlook.
Jak automaticky přiřadit kategorii barev schůzkám po jejich přijetí v aplikaci Outlook?
Ve své každodenní práci můžete v Outlooku obdržet více e-mailů ze schůzek. Někdy si přejete schůzkám automaticky přiřadit určitou kategorii barev, jakmile jsou přijaty. Normálně je můžete přiřadit ručně, ale bude obtížné je nastavovat jeden po druhém. V tomto článku budu hovořit o tom, jak to automaticky dosáhnout v aplikaci Outlook.
Jak seskupit e-mailové zprávy podle zadaných barevných kategorií v aplikaci Outlook?
Někdy označíte e-mailové zprávy zadanými barevnými kategoriemi a pak můžete tyto e-mailové zprávy snadno ovládat nebo je zjistit nebo pro jiné účely. Když se hromada e-mailových zpráv hromadí ve složce pošty, je těžké na první pohled zjistit e-mailové zprávy označené zadanými barevnými kategoriemi. Ve skutečnosti existuje několik triků, jak rychle seskupit e-mailové zprávy podle zadaných kategorií barev v aplikaci Microsoft Outlook.
Jak sbalit nebo rozbalit všechny barevné kategorie ve výchozím nastavení v aplikaci Outlook?
Předpokládejme, že jste e-mailovým zprávám v Outlooku přiřadili barevné kategorie a seskupili všechny zprávy podle různých kategorií. Pokaždé, když rozbalíte nebo sbalíte složku v aplikaci Outlook a poté existujete a vrátíte se do složky, můžete zjistit, že se kategorie seskupuje zpět do původního zobrazení. V tomto tutoriálu budeme hovořit o metodě, jak nechat Outlook sbalit nebo rozšířit barevné kategorie. Přečtěte si prosím, jak na to.
Nejlepší nástroje pro produktivitu v kanceláři
Nejnovější zprávy: Kutools for Outlook Spouští bezplatnou verzi!
Zažijte zcela nové Kutools for Outlook BEZPLATNÁ verze s více než 70 neuvěřitelnými funkcemi, vaše k používání NAVŽDY! Kliknutím stáhnete hned!
???? Automatizace e-mailu: Automatická odpověď (k dispozici pro POP a IMAP) / Naplánujte odesílání e-mailů / Automatická kopie/skrytá kopie podle pravidel při odesílání e-mailu / Automatické přeposílání (pokročilá pravidla) / Automatické přidání pozdravu / Automaticky rozdělte e-maily pro více příjemců na jednotlivé zprávy ...
📨 Email management: Připomenout e-maily / Blokujte podvodné e-maily podle předmětů a dalších / Odstranit duplicitní e-maily / pokročilé vyhledávání / Konsolidovat složky ...
📁 Přílohy Pro: Dávkové uložení / Dávkové odpojení / Dávková komprese / Automaticky uložit / Automatické odpojení / Automatické komprimování ...
???? Rozhraní Magic: 😊 Více pěkných a skvělých emotikonů / Připomeňte si, když přijdou důležité e-maily / Minimalizujte aplikaci Outlook namísto zavírání ...
???? Zázraky na jedno kliknutí: Odpovědět všem s přílohami / E-maily proti phishingu / 🕘Zobrazit časové pásmo odesílatele ...
👩🏼🤝👩🏻 Kontakty a kalendář: Dávkové přidání kontaktů z vybraných e-mailů / Rozdělit skupinu kontaktů na jednotlivé skupiny / Odeberte připomenutí narozenin ...
Použijte Kutools ve vašem preferovaném jazyce – podporuje angličtinu, španělštinu, němčinu, francouzštinu, čínštinu a více než 40 dalších!
