Jak automaticky barevně kategorizovat e-maily podle předmětu v aplikaci Outlook?

Barevné kategorie vám umožňují rychle rozpoznat a seskupit související položky v Outlooku, abyste je mohli snadno sledovat a zlepšit efektivitu. V tomto článku si povíme, jak v Outlooku vytvořit pravidlo pro automatické přiřazování barevných kategorií e-mailovým zprávám na základě jejich předmětů.

---

Automaticky barevně kategorizovat e-mailové zprávy podle jejich předmětu v aplikaci Outlook

V aplikaci Outlook vyberte složku doručené pošty e-mailového účtu, na který chcete použít pravidlo automatické kategorizace, a poté vyberte libovolnou zprávu ze složky. Poté postupujte podle níže uvedených kroků.

1. Na Home klikněte na pravidla > Vytvoření pravidla.

2. Ve vyskakovacím okně Vytvoření pravidla dialogovém okně klepněte na Pokročilé možnosti.

3. V Průvodce pravidly žádat Které podmínky chcete zkontrolovat, postupujte následovně:

1. In Krok 1: Vyberte podmínky, zaškrtněte druhou možnost s (předmět vybrané zprávy) v předmětu.
2. In Krok 2: Upravte popis pravidla, kliknutím na text podtržený modře otevřete soubor Hledat text dialogové okno.
3. Ve vyskakovacím okně Hledat text zadejte do názvu klíčová slova nebo fráze, podle kterých chcete automaticky barevně kategorizovat e-maily.
4. klikněte přidat.
   Poznámka: Pokud potřebujete automaticky barevně kategorizovat e-mailovou zprávu na základě více klíčových slov nebo frází, opakujte kroky iii a iv. A můžete si vybrat klíčová slova nebo fráze v Prohledat seznam pole a potom klepněte na tlačítko Odstranit k odstranění nežádoucích.
5. klikněte OK v Hledat text dialog pro návrat Průvodce pravidly.
6. klikněte další.
7. 

4. V Průvodce pravidly žádat Co chcete se zprávou udělat?, postupujte následovně:

1. In Krok 1: Vyberte akce, zkontrolovat přiřadit jej do kategorie kategorie volba.
2. In Krok 2: Upravte popis pravidla, kliknutím na kategorii podtrženou modře otevřete Barevné kategorie dialogové okno.
3. Ve vyskakovacím okně Barevné kategorie vyberte jednu nebo více kategorií, které chcete přiřadit e-mailovým zprávám s názvy obsahujícími slova nebo fráze, které jste zadali v 3. krok.
4. klikněte OK v Barevné kategorie dialog pro návrat Průvodce pravidly.
5. klikněte další.
6. 

5. V Průvodce pravidly žádat Existují nějaké výjimky, vyberte výjimky v Krok 1 pokud existují, a upravte popis výjimky v Krok 2. Po dokončení klikněte další.

6. V Průvodce pravidly pro dokončení nastavení pravidla nakonfigurujte následovně:

1. In Krok 1, zadejte název tohoto pravidla do vstupního pole.
2. In Krok 2, zkontrolovat Spustit toto pravidlo nyní u zpráv, které již jsou ve složce „Doručená pošta” možnost přiřadit barevné kategorie zprávám ve složce Doručená pošta, které splňují zadané podmínky; Zkontrolovat Zapněte toto pravidlo možnost přiřadit barevné kategorie příchozím e-mailovým zprávám, které splňují zadané podmínky.
3. In Krok 3, můžete zkontrolovat podrobnosti pravidla, které jste zadali. Pokud potřebujete změnit některé z kritérií, klikněte na podtrženou hodnotu, kterou chcete upravit.
4. Po dokončení klikněte na úprava.
5. 

7. Zobrazí se dialogové okno s informací, že pravidlo funguje pouze při kontrole e-mailů v aplikaci Outlook. Klikněte OK.

8. Nyní je pravidlo úspěšně vytvořeno. Pokud jej budete v budoucnu potřebovat zkontrolovat nebo upravit, přejděte na pravidla > Vytvoření pravidla. A nezapomeňte vybrat správnou složku, jak je uvedeno níže.

---

Související články