Formát zprávy - HTML, Plaint Text a Rich Text

Microsoft Outlook nabízí tři druhy formátů zpráv: HTML, RTF a prostý text. Každý formát zprávy splňuje různé potřeby.

1.1 HTML

Formát HTML je nejoblíbenějším typem formátu zpráv v Outlooku.

Jak víme, HTML je jazyk webové stránky, který nám pomáhá kódovat naši webovou stránku formátovaným textem, obrázky a dalšími objekty. Podobně formát HTML umožňuje, aby celý obsah zprávy vypadal jako pěkná a přehledná webová stránka. E-maily ve formátu HTML podporují většinu běžných formátování písem, formátování odstavců, zarovnání atd. E-maily ve formátu HTML navíc dokáže rozpoznat většina e-mailových klientů.

Uživatelé aplikace Outlook mohou přímo použít motiv zprávy k vytvoření zprávy HTML s více přednastavenými nadpisy, formátováním písma, zarovnáním atd. Na druhou stranu mohou uživatelé aplikace Outlook také zdobit e-mail HTML tučným písmem, kurzívou, podtržením, zvýrazněním barvy, pokročilé textové efekty atd. podle potřeby.

Určitě jste si však všimli, že některé obrázky a tvary se nemohou zobrazit přímo v Outlooku příjemců, a vyžadují, aby si je příjemci stáhli ručně. A co je horší, příjemci Outlooku se mohou nakonfigurovat tak, aby zabránili stahování obrázků v e-mailech ve formátu HTML. Pokud obrázky nejsou staženy a zobrazeny v Outlooku příjemců, budou tyto obrázky nahrazeny zástupnými symboly obrázků, což způsobí, že celá zpráva bude nepořádná.

1.2 Prostý text

Ve srovnání s formátem HTML podporuje formát prostého textu pouze normální text v těle zprávy. Formát prostého textu nepodporuje žádné formátování, například tučné písmo, kurzívu, podtržení, přeškrtnutí, zvýraznění barev atd. Rovněž nepodporuje zobrazování obrázků a hypertextových odkazů uvnitř zprávy. Pokud potřebujete do zprávy vložit důležité obrázky, jediným platným řešením je připojit je jako přílohy.

1.3 Formátovaný text

Formát RTF také podporuje více formátování písem, hypertextové odkazy, tabulky, tvary, obrázky atd. Většina formátování ve zprávě RTF je však kompatibilní pouze s Microsoft Outlook a Microsoft Exchange. Navíc jsou přílohy vloženy do těla zprávy, místo aby byly připojeny v záhlaví zprávy.

Když vytváříte nové zprávy nebo odpovídáte na zprávy v aplikaci Outlook, můžeme je snadno změnit.

V novém okně pro psaní, odpovídání nebo přeposílání zprávy stačí kliknout na HTML, Plain Textnebo Bohatý text tlačítko v Formát skupina na Formát textu Karta.

Pozor: Pokud je odpověď nebo přeposlání zprávy vloženo do podokna pro čtení, musíte kliknout na Vyskočit tlačítko v levém horním rohu podokna pro čtení, aby se v okně zprávy zobrazila odpověď nebo přeposlání zprávy.

Nové e-maily se v Outlooku obecně odesílají automaticky ve formátu HTML. V některých případech však musíme automaticky odesílat nové e-maily v jiném formátu zpráv, jako je prostý text nebo formátovaný text. Tato část vás provede změnou výchozího formátu zpráv pro všechny nové odchozí zprávy v aplikaci Outlook.

1, klikněte Soubor > možnosti.

2. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook klikněte na Poštovní zásilka v levém pruhu přejděte na Sestavte zprávy sekci a vyberte nový formát zprávy z Zpracujte zprávy v tomto formátu rozbalovací seznam.

3, Klepněte na tlačítko OK tlačítko pro uložení změn a zavření dialogu.

Od této chvíle budou všechny nové zprávy automaticky změněny na zadaný formát zprávy.

Obecně jsme v Outlooku dostávali každý den více e-mailů a tyto e-maily mohou být ve formátu HTML, formátu prostého textu nebo formátu RTF. V této části vám ukážeme výukový program pro rychlou změnu formátu přijatého e-mailu v aplikaci Outlook.

1. V seznamu zpráv poklepáním otevřete zadaný e-mail.

2. Poté se e-mail otevírá v okně zprávy. Klepněte na Zpráva > Akce > Upravit zprávu.

3. Nyní je zpráva upravitelná. Pokračujte a povolte Formát textu Klepněte na kartu a potom klepněte na určený formát zprávy, na který budete e-mail převádět Formát skupina.

4. lis Ctrl + S klávesy nebo klikněte na Uložit tlačítko (ve výchozím nastavení Uložit tlačítko na panelu nástrojů pro rychlý přístup nad kartami) uložíte změny a poté zavřete okno zprávy.

Pozor: Tato metoda může změnit formát zprávy pouze pro jeden přijatý e-mail najednou.

Pokud potřebujete vždy odpovědět nebo přeposlat e-mail ve formátu prostého textu, tato část vaše problémy v Outlooku snadno vyřeší.

1. V hlavním rozhraní Outlooku klikněte na Soubor > možnosti otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Outlook.

2. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook klikněte na Centrum zabezpečení na levé liště a poté klikněte na Nastavení centra důvěryhodnosti .

3. V dialogovém okně Centrum zabezpečení klikněte na Ochrana e-mailu v levé liště a poté zaškrtněte Přečtěte si veškerou standardní poštu ve formátu prostého textu možnost v Číst jako prostý text sekce.

4, klikněte OK tlačítka postupně zavřete oba dialogy.

Nyní se vrací do hlavního rozhraní aplikace Outlook a uvidíte, že všechny přijaté e-maily v seznamu zpráv jsou automaticky převedeny na prostý text.

5. Vyberte e-mail, na který budete odpovídat, a poté klikněte Home > odpověď or Odpovědět všem.

TipyChcete-li e-mail přeposlat, vyberte e-mail v seznamu zpráv a poté klikněte na Kutools > Vpřed.

6. Poté uvidíte odpověď nebo zprávu pro přeposlání vytvoříte ve formátu prostého textu. Můžete napsat odpověď a poslat ji, jak potřebujete.

Poznámky: V případě, že Přečtěte si všechny standardní hlavní texty v prostém textu Je-li tato možnost povolena, budou všechny přijaté e-maily automaticky převedeny do formátu prostého textu.

Pokud potřebujete v Outlooku odpovídat nebo přeposílat e-maily ve formátu HTML, můžete problém snadno vyřešit pomocí kódu VBA níže.

1. V Outlooku stiskněte Další + F11 klávesy pro otevření okna Microsoft Visual Basic pro aplikace.

2. V okně Microsoft Visual Basic pro aplikace klikněte na Vložit > Modula poté vložte kód do nového modulu.

VBA: Automaticky odpovídejte nebo přeposílejte e-maily ve formátu HTML

Aktualizace Sub ForceReplyInHTML () 'od ExtendOffice.com dne 11. 18. 2020 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String Při chybě Pokračovat v čtení xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow) If xWinStr = "Explorer" Then Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection If xSelection.Count > 0 Then Set xItem = xSelection.Item(1) Else MsgBox "Nebyla vybrána žádná položka zprávy. " & "Nejprve prosím proveďte výběr.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Exit Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Then Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Nepodporovaný typ okna. " & vbNewLine & "Prosím, vyberte možnost" & "nebo nejprve otevřete položku.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Exit Sub End If If xItem.Class <> olMail Then MsgBox "Nebyla vybrána žádná položka zprávy." & "Nejprve prosím proveďte výběr.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Ukončit Sub End If xIsPlainText = False Set xMailItem = xItem If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply 'Pokud je potřeba odpovědět všem příjemcům v HTML, změňte xMailItem.Reply na xMailItem.ReplyAll 'Pokud je potřeba přeposlat v HTML, změňte xMailItem.Reply na xMailItem.Forward If xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

Poznámky: Výše ​​uvedený kód vám pomůže odpovídat na e-maily ve formátu HTML. Pokud chcete automaticky odpovídat na všechny e-maily nebo je přeposílat ve formátu HTML, můžete postupovat následovně:

(1) Chcete-li odpovědět všem příjemcům ve formátu HTML, nahraďte levý kód pravým:
Nastavit xRMail = xMailItem.Reply      Nastavit xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Chcete-li přeposílat e-maily ve formátu HTML, nahraďte levý kód pravým:
Nastavit xRMail = xMailItem.Reply      Nastavit xRMail = xMailItem.Forward

3. Nyní můžete kliknutím vybrat e-mail a v okně zadaného modulu kliknout na Běh nebo stiskněte tlačítko F5 klávesy pro odpověď, odpověď všem nebo přeposlání e-mailu ve formátu HTML.

Bude však nudné otevírat okno zadaného modulu a čas od času spustit kód VBA ručně. Pokud potřebujeme tento VBA používat často, abychom si usnadnili práci, můžeme tento VBA přidat na panel nástrojů rychlého přístupu jako příkazové tlačítko, abychom mohli tento modul VBA v budoucnu snadno použít pouze jedním kliknutím.

4. V okně zadaného modulu stiskněte Ctrl + S klávesy pro uložení kódu a poté zavřete okno modulu a okno Microsoft Visual Basic for Applications.

5. V hlavním rozhraní Outlooku klikněte na malou šipku  na panelu nástrojů pro rychlý přístup a poté vyberte Další příkazy z rozbalovací nabídky.

Poznámky: Můžete také kliknout Soubor > možnosti otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Outlook a poté klikněte na ikonu Panel nástrojů Rychlý přístup v levém sloupci.

6. Nyní vyjde dialogové okno Možnosti aplikace Outlook a Panel nástrojů Rychlý přístup je povoleno v levé liště. Můžete pokračovat následovně:
(1) Vyberte položku makra z Vyberte příkazy z rozbalovací seznam;
(2) V seznamu vlevo klikněte kliknutím zvýrazněte zadaný příkaz VBA, který jsme právě přidali;
(3) Klikněte na přidat .

7. Nyní je zadaný příkaz VBA přidán do pravého seznamu. Pokračujte následujícím způsobem:
(1) V pravém seznamu klepnutím zvýrazněte zadaný příkaz VBA;
(2) Klikněte na Upravit tlačítko;
(3) V dialogovém okně Upravit tlačítko určete v příkazu symbol pro příkaz VBA Symbol krabice;
(4) Zadejte snadno srozumitelný název příkazu VBA do souboru Zobrazovaný název krabice;
(5) Klikněte na OK postupně uložte změny a zavřete oba dialogy.

Nyní je na panel nástrojů pro rychlý přístup přidán příkaz VBA, jak je uvedeno níže.

V budoucnu můžete klepnutím na příkaz VBA na panelu nástrojů pro rychlý přístup odpovědět, odpovědět všem nebo přeposlat aktuálně vybraný e-mail ve formátu HTML, bez ohledu na to, ve kterém formátu zprávy je původní e-mail.

Pokud chcete odpovídat nebo přeposílat e-maily ve formátu prostého textu, ale neovlivníte formát zpráv přijatých e-mailů v Outlooku, jak byste to mohli vyřešit? Kromě výše uvedeného VBA existuje jiné snadné řešení pro odpověď nebo přeposlání v HTML? A co automatické odpovědi nebo přeposílání ve formátu RTF? V této části budou představeny úžasné nástroje třetích stran, Opravené formátování odpovědí si Opravené formátování vpřed poskytované Kutools for Outlook vždy automaticky odpovídat nebo přeposílat jakékoli e-maily se zadaným formátem zprávy.

1, klikněte Kutools > Opravené formátování > Opravené formátování odpovědí > Nastavit formátování odpovědí.

Pozor: Chcete-li přeposlat komukoli e-mail ve pevném formátu zprávy, klikněte prosím Kutools > Opravené formátování > Opravené formátování Froward > Nastavte formátování vpřed.

2. V dialogovém okně Nastavit formátování odpovědi nebo Nastavit předání formátování zkontrolujte zadaný formát zprávy, na který budete vždy odpovídat nebo přeposílat, a klikněte na OK .

3. Pokračujte kliknutím Kutools > Opravené formátování > Opravené formátování odpovědí (nebo Opravené formátování vpřed)> Povolit pevné formátování odpovědí (nebo Povolit pevné formátování vpřed) pro povolení této funkce.

A v objevujícím se znovu potvrzujícím Kutools for Outlook , klepněte na tlačítko OK .

Od této chvíle, když kliknete Home > odpověď, Odpovědět všemnebo Vpřed pro odpověď / přeposlání e-mailu se odpovědi nebo přeposlání automaticky změní na zadaný formát zprávy.