E-mailové značky - příznaky, úroveň důležitosti, úroveň citlivosti a kategorie

1.1 Před odesláním přidejte příznak nebo připomenutí do jednoho e-mailu

Při psaní / odpovídání / přeposílání e-mailu v okně zprávy můžeme do e-mailu snadno přidat návazné příznaky, vlastní příznaky nebo připomenutí.

1.1.1 Před odesláním přidejte do jednoho e-mailu příznak pro sledování

V novém okně pro psaní, odpovídání nebo přeposílání zprávy klikněte na Zpráva > Následovata poté z rozevírací nabídky vyberte příznak, který potřebujete.

Pak uvidíte, že nad záhlaví zprávy jsou přidány informace o příznaku, jak je uvedeno níže:

Tipy:
(1) Pokud je odpověď nebo přeposlání zprávy vloženo do podokna pro čtení, musíte kliknout na tlačítko Vyskakovací okno, aby se v okně zprávy zobrazila odpověď nebo přeposílání.

(2) Po odeslání tohoto e-mailu následný příznak  vedle odeslaného e-mailu v seznamu zpráv se automaticky zobrazí a odeslaný e-mail se automaticky přidá také do seznamu úkolů.

(3) Tyto druhy návazných příznaků fungují pouze v aplikaci Outlook odesílatele. Příjemci nedostanou návazné příznaky.

1.1.2 Před odesláním přidejte do jednoho e-mailu vlastní příznak nebo připomenutí

Pokud potřebujete přidat vlastní příznak nebo připomenutí k aktuálnímu e-mailu pro psaní, odpovídání nebo přeposílání, můžete postupovat následovně:

1. V novém okně pro psaní, odpovídání nebo přeposílání zprávy klikněte na Zpráva > Následovat > Zvyk or Přidat připomenutí jak potřebujete.

Poznámky: Pokud je odpověď / přeposílání zprávy vložena do podokna pro čtení, musíte kliknout na Vyskočit Tlačítko pro zobrazení odpovědi / přeposlání zprávy v okně zprávy jako první.

2. V dialogovém okně Vlastní přejděte na Vlajka pro mě a postupujte následovně:
(1) Napište označený text do Označit krabice;
(2) Podle potřeby uveďte datum zahájení a datum splatnosti;
(3) Pokud potřebujete přidat připomenutí e-mailu, zaškrtněte políčko Připomínka možnost a podle potřeby zadejte datum a čas připomenutí.

3, Klepněte na tlačítko OK .

4. Vytvořte a odešlete e-mail.

1.2 Automaticky označit všechny odchozí e-maily

Pokud potřebujete automaticky označit všechny odchozí e-maily, můžete k dosažení tohoto cíle vytvořit pravidlo.

1. V zobrazení pošty klikněte na Home > pravidla > Spravujte pravidla a upozornění.

2. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na Nové pravidlo pod Pravidla e-mailu Karta.

3. V Průvodci pravidly klepnutím zvýrazněte Použít pravidlo na zprávy, které posíláma klepněte na tlačítko další .

4. Ve druhém Průvodci pravidly nekontrolujte žádné podmínky a klepněte na další přímo. Poté ve vyskakovacím dialogovém okně Microsoft Outlook klikněte na Ano jít dál.

Poznámky: Pokud chcete přidat pouze příznaky pro e-maily, které splňují konkrétní podmínky, můžete zaškrtnout konkrétní možnosti a určit podmínky a poté kliknout na další .

5. Ve třetím Průvodci pravidly:
(1) Zaškrtněte políčko nahlásit zprávu za akci za několik dní možnost v Krok 1 sekce;
(2) Klikněte na podtržený text akce za několik dní v Krok 2 sekce;
(3) V rozbalovacím dialogu Označit zprávu zadejte označený text a dobu připomenutí podle potřeby a klikněte OK;
(4) Nyní se vrátí do Průvodce pravidly a klikne další.

6. Ve čtvrtém Průvodci pravidly klikněte na další přímo.

Tipy: Zde můžeme nastavit výjimky pro spuštění tohoto pravidla. V případě potřeby uveďte podle potřeby výjimky z pravidel.

7. V posledním Průvodci pravidly pojmenujte pravidlo, určete možnosti spuštěného pravidla a klikněte na úprava .

Někdy se zobrazí dialogové okno Microsoft Outlook, které se objeví, klikněte na OK pro jeho zavření.

8. Pak se vrátíme do dialogu Pravidla a upozornění, klikneme OK zavřít.

Od této chvíle budou všechny odchozí e-maily označovány automaticky.

Poznámky:
(1) Pravidlo nebude označovat odchozí e-maily, pokud zavřeme Outlook.
(2) Pravidlo přidá pouze příznak pro odeslanou položku v Outlooku odesílatele a příjemci informace o označení nedostanou.

2.1 Označte jeden e-mail jako důležitý

Když vytváříte nový e-mail nebo odpovídáte / přeposíláte e-mail v aplikaci Outlook, můžete přidat nebo změnit prioritu e-mailu.
V novém okně pro psaní, odpovídání nebo přeposílání zprávy klikněte na Vysoká důležitost or Nízká důležitost tlačítko pro přímé nastavení priority aktuálně upravovaného e-mailu.

Poznámky:
(1) Pokud Vysoká důležitost or Nízká důležitost tlačítko již bylo zvýrazněno, můžete klepnutím na toto tlačítko znovu zrušit prioritu důležitosti z e-mailu.

(2) Alternativně můžete kliknout na kotvu  v pravém dolním rohu Tagy skupina na Zpráva Na kartě Povolit dialogové okno Vlastnosti určete prioritu důležitosti z okna Význam rozevírací seznam a zavřete dialogové okno.

(3) Mimochodem, v novém okně pro psaní, odpovídání nebo přeposílání zprávy můžete také kliknout Soubor > Informace > Nemovitosti otevřete dialogové okno Vlastnosti a poté určete prioritu důležitosti z Význam rozbalovací seznam.

(4) Když je odpověď nebo přeposlání zprávy vloženo do podokna pro čtení, můžete kliknout na Vysoká důležitost or Nízká důležitost Tlačítko na Zpráva záložka (Nástroje pro psaní) přímo.

2.2 Označte všechny nové e-maily jako důležité automaticky

Pokud chcete automaticky označit všechny odchozí e-maily jako vysokou prioritu, můžete nakonfigurovat možnosti Outlooku následujícím způsobem:

1. V zobrazení pošty klikněte na Soubor > možnosti otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Outlook.

2. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook klikněte na Poštovní zásilka v levém postranním panelu přejděte na odesílání zpráv sekce a zadejte výchozí důležitost z Výchozí úroveň důležitosti rozbalovací seznam.

3, Klepněte na tlačítko OK .

Od této chvíle budou všechny nové e-maily a odpovědi, které jste odeslali, automaticky označeny jako zadaná výchozí úroveň důležitosti. Přeposílání e-mailů však zůstane úrovní důležitosti původních e-mailů.

2.3 Poznámky

Když příjemci obdrží e-maily označené jako různé priority, uvidí e-maily s vysokou prioritou označené červenými vykřičníky  a e-maily s nízkou důležitostí jsou označeny modrými šipkami dolů  v seznamu zpráv, jak je uvedeno níže, snímek obrazovky.

Když příjemci čtou e-maily v podokně čtení nebo v oknech zpráv, informace o úrovni důležitosti se přidají pod záhlaví zprávy, jak je uvedeno výše.

3.1 Označte zprávu jako důvěrnou, soukromou, osobní nebo normální

V nových oknech pro psaní, odpovídání nebo přeposílání zpráv můžeme snadno nastavit stav citlivosti pro aktuální e-mail následujícím způsobem:

1. V novém okně pro psaní, odpovídání nebo přeposílání zprávy klikněte na Soubor > Informace > Nemovitosti otevřete dialogové okno Vlastnosti.

Tipy:
(1) Alternativně můžete také otevřít dialogové okno Vlastnosti kliknutím na kotvu  v pravém dolním rohu Tagy skupina na Zpráva Karta.

(2) Pokud je odpověď nebo přeposlání zprávy vloženo do podokna pro čtení, můžete kliknout na ukotvení  v pravém dolním rohu Tagy skupina na Zpráva záložka (Nástroje pro psaní).

2. V dialogovém okně Vlastnosti vyberte stav citlivosti z Citlivost rozevírací seznam podle potřeby a zavřete dialogové okno.

Nyní je stav citlivosti nastaven pro aktuální e-mail, poté jej vytvořte a odešlete podle potřeby.

3.2 Automaticky označte všechny nové e-maily jako důvěrné, soukromé, osobní nebo normální

Můžete také nakonfigurovat možnosti aplikace Outlook tak, aby automaticky přidávaly zadaný stav citlivosti pro všechny nové e-maily.

1. V zobrazení pošty klikněte na Soubor > možnosti otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Outlook.

2. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook klikněte na Poštovní zásilka v levém postranním panelu přejděte na odesílání zpráv a podle potřeby zadejte výchozí úroveň citlivosti.

3, Klepněte na tlačítko OK .

Od této chvíle budou všechny nové e-maily automaticky nastaveny na výchozí stav citlivosti.

Tipy: odpovědi a přeposílání zůstanou stavem citlivosti původních e-mailů.

3.3 Poznámky

1. Když příjemci obdrží e-mail se stavem citlivosti, obdrží informace o stavu citlivosti pod záhlavím zprávy, když si jej přečtou v podokně čtení nebo v okně zprávy.

2. Zpráva, která má úroveň citlivosti soukromý nebudou přeposlány ani přesměrovány podle pravidel doručené pošty příjemce.

Můžeme také přidat jednu nebo více kategorií pro nové psaní, odpovídání nebo přeposílání e-mailů v Outlooku.

4.1 Kategorizujte jeden e-mail

V novém okně pro psaní, odpovídání nebo přeposílání zprávy můžete pro e-mail přidat jednu nebo více kategorií následujícím způsobem:

1. V novém okně pro psaní, odpovídání nebo přeposílání zprávy klikněte na Soubor > Informace > Nemovitosti otevřete dialogové okno Vlastnosti.

Tipy:

(1) Můžete také kliknout na kotvu  v pravém dolním rohu Tagy skupina na Zpráva na kartě otevřete dialogové okno Vlastnosti.

(2) Pokud je odpověď nebo přeposlání zprávy vloženo do podokna pro čtení, můžete kliknout na ukotvení  v pravém dolním rohu Tagy skupina na Zpráva záložka (Nástroje pro psaní) otevřete dialogové okno Vlastnosti.

2. V dialogu Vlastnosti zadejte kategorie z Kategorie rozevírací seznam podle potřeby a zavřete dialogové okno.

Tip:
(1) Můžete určit jednu barevnou kategorii z Kategorie rozevírací seznam najednou a opakujte operaci pro přidání více barevných kategorií.

(2) Můžete také kliknout Kategorie > Všechny kategorie otevřete dialogové okno Barevné kategorie. A v novém dialogu můžete podle potřeby vytvářet, přejmenovávat nebo mazat kategorie nebo v případě potřeby hromadně zaškrtnout více kategorií.

(3) V dialogovém okně Vlastnosti klikněte na Kategorie > Vymazat všechny kategorie odebrat všechny existující kategorie z aktuálního e-mailu pro úpravy.
Poté vytvořte a odešlete e-mail podle potřeby.

4.2 Automaticky kategorizovat všechny nové e-maily

V některých případech možná budete muset automaticky kategorizovat všechny odchozí e-maily nebo odchozí e-maily podle zvláštních kritérií, můžete k tomu vytvořit pravidlo.

1. V zobrazení pošty klikněte na Home > pravidla > Spravujte pravidla a upozornění.

2. V dialogu Pravidla a upozornění klikněte na Nové pravidlo pod tlačítkem Pravidla e-mailu Karta.

3. V Průvodci pravidly klepnutím zvýrazněte ikonu Použít pravidlo na zprávy, které posílám a klepněte na tlačítko další .

4. Ve druhém Průvodci pravidly klikněte na další tlačítko bez zadání podmínek a potom klepněte na tlačítko Ano v dialogovém okně Microsoft Outlook.

Tipy: Pokud potřebujete přidat kategorie e-mailů podle kritérií, můžete zaškrtnout odpovídající podmínky a nakonfigurovat podmínky podle potřeby.

5. Ve třetím Průvodci pravidly postupujte takto:
(1) Zaškrtněte políčko přiřadit jej do kategorie kategorie možnost v Krok 1 sekce;
(2) Klikněte na podtržený text „kategorie"V Krok 2 sekce;
(3) Nyní vychází dialogové okno Barevné kategorie, zaškrtněte podle potřeby jednu nebo více barevných kategorií;
(4) Klikněte na OK tlačítko;
(5) Klikněte na další v Průvodci pravidly.

6. Ve čtvrtém Průvodci pravidly, pokud je to nutné, zadejte výjimky a klikněte na další .

7. V posledním Průvodci pravidly pojmenujte nové pravidlo v Krok 1 V sekci Zaškrtněte možnosti spuštění podle potřeby v Krok 2 a klepněte na tlačítko úprava .

Pozor: Pokud se zobrazí dialogové okno s upozorněním Microsoft Outlook, klikněte na ikonu OK tlačítko pokračovat.

8. Nyní se vrátí do dialogu Pravidla a upozornění, klikněte na OK tlačítko pro uložení změn a zavření.

Od této chvíle budou všechny odchozí e-maily (nebo kritéria pro splnění e-mailů, pokud jste je zadali) automaticky přidány do zadaných barevných kategorií.
Tipy: Vyžaduje pravidelný běh Outlooku. Pokud Outlook není spuštěn, pravidlo nebude kategorizovat odchozí e-maily.

4.3 Poznámky

Kategorie budou zaslány e-mailem příjemcům. Když příjemci obdrží tyto e-maily v Outlooku, dostanou kromě e-mailu v seznamu zpráv a v horní části obsahu zprávy v podokně pro čtení nebo v okně zprávy barevné kategorie.