Odpovídejte na e-maily v Outlooku

V Outlooku můžete snadno odpovědět na e-mail následujícím způsobem:

Pokud jste zvyklí číst e-maily v podokně pro čtení, můžete v seznamu zpráv vybrat e-mail, na který budete odpovídat, a poté kliknout Home > odpověď odpovědět pouze odesílateli, nebo kliknout Home > Odpovědět všem odpovídat odesílateli a všem příjemcům společně.

Pokud dáváte přednost čtení e-mailů v okně zprávy, můžete kliknout Zpráva > odpověď odpovědět pouze odesílateli, nebo kliknout Zpráva > Odpovědět všem odpovídat odesílateli a všem příjemcům současně.

Aby uživatelé mohli pracovat efektivněji, chtěli by v aplikaci Outlook používat klávesové zkratky. Můžeme také použít klávesové zkratky k rychlému odpovídání na e-maily v aplikaci Outlook.

Po výběru e-mailu v seznamu zpráv nebo otevření e-mailu v okně zprávy můžeme:
A. lis Ctrl + R klíče společně pro odpověď na vybraný nebo otevírací e-mail pouze odesílateli;
B. lis Ctrl + směna + R klávesy společně pro odpověď na vybraný nebo otevírací e-mail odesílateli a všem příjemcům v souboru Na si Cc pole.

Ve výchozím nastavení obsahuje odpověď na e-mail původní zprávu bez odsazení. Můžeme však nakonfigurovat možnosti odpovědi a změnit nastavení odpovědi podle potřeby.

1, klikněte Soubor > možnosti otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Outlook.

2. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook klikněte na Poštovní zásilka v levém postranním panelu přejděte na Odpovědi a dopředu sekci a vyberte možnost z Při odpovědi na zprávu rozbalovací seznam.

3, Klepněte na tlačítko OK .

Poznámky:

(1) Pokud vyberete Nezahrnujte původní zprávu z Při odpovědi na zprávu V rozevíracím seznamu v dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook bude odpověď na zprávu vytvořena bez obsahu zprávy.

(2) Pokud vyberete Připojit původní zprávu z Při odpovědi na zprávu V rozevíracím seznamu v dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook se původní zpráva přidá jako příloha v odpovědi.

(3) Pokud vyberete Zahrnout původní text zprávy z Při odpovědi na zprávu V rozevíracím seznamu v dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook bude původní e-mail (včetně těla zprávy i záhlaví zprávy) přidán do těla zprávy odpovědi.

(4) Pokud vyberete Zahrnout a odsadit původní text zprávy z Při odpovědi na zprávu v rozevíracím seznamu v dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook bude původní e-mail (včetně záhlaví zprávy a obsahu zprávy) přidán do těla zprávy s odpovědí s levým odsazením.

(5) Pokud vyberete Předponu každého řádku původní zprávy z Při odpovědi na zprávu rozevírací seznam v dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook, původní e-mail (včetně záhlaví zprávy a obsahu zprávy) bude přidán do těla zprávy odpovědi a v levé části obsahu je také přidána modrá svislá čára předpony.

Od aplikace Outlook 2013, když čteme a odpovídáme přímo na e-mail v podokně pro čtení, je odpověď do zprávy vložena do podokna pro čtení automaticky. Někteří uživatelé aplikace Outlook možná budou muset vyskakovat odpověď na zprávu v novém okně. V této části vám ukážeme řešení pro vyskakování jedné nebo všech odpovědí v oknech zpráv.

4.1 Vysuňte jednu odpověď

Když je v podokně pro čtení vložena odpověď, můžeme kliknout na Vyskočit tlačítko v levém horním rohu podokna pro čtení k přímému otevření odpovědi na zprávu v novém okně se zprávou.

4.2 Vždy vysuňte všechny odpovědi

Můžete také nakonfigurovat možnosti aplikace Outlook tak, aby vždy automaticky vyskakovaly odpovědi v nových oknech zpráv.

1, klikněte Soubor > možnosti otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Outlook.

2. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook klikněte na Poštovní zásilka v levém pruhu přejděte na Odpovědi a dopředu sekci a zaškrtněte Otevřít odpovědi a přeposlat v novém okně volba.

3, Klepněte na tlačítko OK .

Od této chvíle budou všechny odpovědi na zprávy automaticky otevírány v nových oknech zpráv v Outlooku.

Poznámky:
(1) Pokud Otevřít odpovědi a přeposlat v novém okně Je-li tato možnost povolena, budou se všechny přeposílané zprávy automaticky otevírat také v nových oknech zpráv.
(2) Pokud nejprve v okně zprávy otevřete e-mail, odpovězte na něj kliknutím Zpráva > odpověď or Odpovědět všem, otevře se odpověď v novém okně přímo.

Někdy, abychom odlišili odpovědi od jiných e-mailů, říká nové e-maily nebo přeposílají e-maily, chceme nastavit různé barvy nebo velikosti písma pro text zprávy v odpovědi. V této části jsou uvedeny podrobné pokyny, jak to provést.

1, klikněte Soubor > možnosti otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Outlook.

2. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook klikněte na Poštovní zásilka na levé liště a poté klikněte na Papírnictví a písma tlačítko v Sestavte zprávy sekce.

3. V dialogu Podpisy a šablony klepněte na ikonu Písmo tlačítko v Odpovídání nebo přeposílání zpráv sekce.

4. V dialogu Písmo můžeme nastavit písmo podle potřeby:
(1) Chcete-li odpovědět větším nebo menším textem, zvolte správnou velikost písma v Velikost seznam;
(2) Chcete-li odpovědět jiným textem, stačí zadat barvu písma z Barva fontu rozbalovací seznam;
(3) Můžeme také nastavit další styly písma, jak potřebujete, říká tučné písmo, kurzíva, podtržení, velká písmena, přeškrtnutí atd.

Tipy: Můžeme přímo zobrazit náhled textu se všemi zadanými formáty v souboru Náhled v dialogu Písmo.

5, Klepněte na tlačítko OK tlačítka pro uložení změn a zavření všech dialogů.

Od této chvíle, když zadáme text v odpovědi, bude zadaný text automaticky formátován na zadanou barvu, velikost písma nebo jiné styly písma. Viz screenshot:

Poznámky: Tato operace také změní styly a barvu písma v přeposílaných e-mailech.

Někteří uživatelé aplikace Outlook si všimnou, že na pravém bočním panelu podokna pro čtení je skupina rychlých příkazů, jak je ukázáno níže. Tento svislý pruh umožňuje rychle mazat, přesouvat, reagovat nebo otevírat e-maily co nejdříve. Můžeme také povolit tento svislý pruh pro rychlé odpovídání na e-maily v Outlooku.

1, Klepněte na tlačítko Přizpůsobte panel nástrojů Rychlý přístup šipka na panelu nástrojů pro rychlý přístup> Režim dotykové / myší.

Poznámky:

V některých verzích Outlooku Režim dotykové / myší common se nezobrazí v souboru Přizpůsobte panel nástrojů Rychlý přístup rozevírací nabídka. Společné můžeme přidat do panelu nástrojů pro rychlý přístup následujícím způsobem:
1. cvaknutí Přizpůsobte panel nástrojů Rychlý přístup šipka > Další příkazy;
2. Nyní se otevře dialogové okno Možnosti aplikace Outlook s Panel nástrojů Rychlý přístup povoleno v levé liště. Potřebujeme (1) vybrat Všechny příkazy z Vyberte příkazy z rozbalovací seznam, (2) kliknutím zvýrazněte Režim dotykové / myší v levém seznamu (3) klepněte na tlačítko přidat tlačítko, (4) Klepněte na tlačítko OK .

2. Pak Režim dotykové / myší příkaz je přidán do panelu nástrojů pro rychlý přístup. Klikněte na ikonu Režim dotykové / myší tlačítko A poté vyberte dotek z rozbalovací nabídky.

Nyní je skupina rychlých příkazů přidána svisle na pravou stranu podokna pro čtení.

3. V seznamu zpráv vyberte e-mail, na který budete odpovídat, klikněte na Odpověď tlačítko v pravém podokně čtení a poté vyberte odpověď or Odpovědět všem z rozbalovací nabídky.

4. Poté je odpověď na zprávu vložena do podokna pro čtení. Vytvořte a odešlete, jak potřebujete.

Poznámky:
(1) Můžete kliknout Režim dotykové / myší > Režim myši na panelu nástrojů pro rychlý přístup skrýt skupinu rychlých Commons na pravé straně podokna pro čtení.
(2) V tomto případě, pokud chcete vyskočit na odpověď, klikněte na Vyskočit tlačítko skupiny rychlých příkazů pro otevření v okně zprávy.

Pokud do našeho Outlooku dorazí nové e-maily, když jsme mimo kancelář, říkáme, že jsme na dovolené, na obědě atd., Můžeme povolit automatické odpovědi, abychom na tyto e-maily včas odpověděli.

7.1 Posílejte automatické odpovědi pomocí funkce Automatické odpovědi

U typů účtů směny můžeme povolit Automatické odpovědi funkce pro snadnou reakci na nové přicházející e-maily v aplikaci Outlook.

1, klikněte Soubor > Informace > Automatické odpovědi.

2. V dialogu Automatické odpovědi na odpovědi musíte:
(1) Zkontrolujte Odeslat automatické odpovědi volba;
(2) Je to volitelné. Zaškrtněte V tomto časovém rozsahu odesílejte pouze možnost a poté podle potřeby zadejte čas zahájení a čas ukončení.
(3) Pod V mé organizaci na kartě zadejte obsah zprávy automatických odpovědí.

Poznámky: Pokud potřebujeme automaticky odpovídat na všechny přijaté e-maily, můžete povolit Mimo mé organizace karta, zkontrolujte Pouze moje kontakty or Kdokoli mimo moji organizaci vyberte požadovanou možnost a poté zadejte obsah zprávy.

3. Klepněte na tlačítko OK .

Od nynějška, když otevřete poštovní složky zadaného účtu burzy, zobrazí se pod pásem karet vodorovná poznámka, která nám připomene “Pro tento účet se odesílají automatické odpovědi“. A můžeme kliknout na vypnout Klepnutím na tlačítko zakážete automatické odpovědi přímo a klepnutím na tlačítko x zcela vpravo skryjete poznámku.

7.2 Posílejte automatické odpovědi s e-mailovým pravidlem

Pokud víme, e-mailové účty POP3 nebo IMAP nepodporují automatické odpovědi v aplikaci Outlook. Pokud je náš e-mailový účet typu POP3 nebo IMAP, můžeme vytvořit e-mailové pravidlo pro povolení automatických odpovědí v Outlooku.

Nejprve musíme vytvořit e-mailovou šablonu pro pravidlo automatických odpovědí.

1. Vytvořit Home > Nový Email vytvořte nový e-mail a zadejte obsah automatické odpovědi do těla zprávy.

2. V novém okně pro psaní zprávy klikněte na Soubor > Uložit jako.

3. V dialogovém okně Uložit jako zadejte název šablony a vyberte Šablona aplikace Outlook z Uložit jako typ rozbalovacího seznamu a klepněte na tlačítko Uložit .

Nyní je vytvořena šablona automatické odpovědi. Můžeme pokračovat s vytvořením pravidla automatické odpovědi.

4, klikněte Home > pravidla > Spravujte pravidla a upozornění.

5. V dialogovém okně Pravidla a upozornění v části Pravidla e-mailu klepněte na kartu Nové pravidlo .

6. V Průvodci pravidly klepnutím zvýrazněte ikonu Použijte pravidlo na zprávy, které dostávám a klepněte na tlačítko další .

7. V druhém Průvodci pravidly určete podmínky, podle kterých budete filtrovat přijaté e-maily (v mém případě zaškrtnu poslat jen mně možnost) a klikněte na další .

8. Ve třetím průvodci zaškrtněte odpovědět pomocí konkrétní šablony možnost v Krok 1 části a potom klikněte na podtržený text konkrétní šablonu v Krok 2 sekce.

9. V úvodním dialogovém okně Vyberte šablonu odpovědi vyberte Šablony uživatelů v systému souborů z Koukni do v rozevíracím seznamu vyberte šablonu automatických odpovědí, kterou jsme právě vytvořili, a klikněte na Otevřená .

10. Vrátí se na třetího průvodce pravidly, klikněte na další .

11. Ve čtvrtém Průvodci pravidly podle potřeby zadejte výjimky nebo nenastavujte žádné výjimky a klikněte na další .

12. V posledním Průvodci pravidly pojmenujte pravidlo v Krok 1 v poli, zaškrtněte možnosti spuštění podle potřeby v Krok 2 a klepněte na tlačítko úprava .

13. Ve vyskakovacím dialogovém okně s upozorněním na Microsoft Outlook klikněte na OK tlačítko pokračovat.

14. Poté se vrátí zpět do dialogu Pravidla a upozornění. Ujistěte se, že je nově vytvořené pravidlo automatické odpovědi zaškrtnuto, a klikněte na OK zavřete dialogové okno.

Od této chvíle budou všechny nové přicházející e-maily, které splňují konkrétní podmínky, automaticky zodpovězeny pomocí přednastavené šablony odpovědí.

7.3 Posílejte automatické odpovědi doplňkem třetí strany

Tato část představuje doplněk třetí strany, Kutools for OutlookChcete-li rychle povolit automatické odpovědi s přednastaveným obsahem odpovědí snadno na jeden nebo více e-mailových účtů, bez ohledu na to, o jaké typy jde!

1. Po instalaci Kutools for Outlook, Klepněte na tlačítko Kutools > odpověď > Správce automatických odpovědí v aplikaci Outlook.

2. V dialogovém okně Správce automatických odpovědí můžeme postupovat následovně:
(1) Zaškrtněte e-mailové účty, pro které povolíme automatické odpovědi;
(2) V Předpona předmětu automatické odpovědi do pole zadejte slova, která budou přidána před předměty původních e-mailů;
(3) V Automatická odpověď textu do pole zadejte obsah s automatickou odpovědí.

3. Klepněte na tlačítko OK knoflík. Poté je pro zadané e-mailové účty povolena funkce Automatická odpověď. Od této chvíle, když do těchto e-mailových účtů přijdou nové e-maily, budou na ně automaticky odpovídat zadaný obsah odpovědí.

Poznámky: Funkci Automatická odpověď můžeme snadno deaktivovat kliknutím Kutools > odpověď > Povolit automatickou odpověď znovu.

Při odpovídání na e-mail v aplikaci Outlook nebudou přílohy v původním e-mailu ve výchozím nastavení přidány k odpovědi. Abychom v odpovědní zprávě zůstali přílohami, můžeme k tomu použít funkci přidání nebo vložení třetí strany.

8.1 Odpovědět s přílohami zkopírováním a vložením

Abychom mohli odpovědět přílohami v Outlooku, můžeme zkopírovat všechny přílohy z původního e-mailu a poté je vložit do odpovědi.

1. Kliknutím otevřete e-mail, na který odpovíme v podokně pro čtení.

2. Klikněte pravým tlačítkem na kteroukoli z příloh a vyberte Vybrat vše z kontextové nabídky.

3. lis Ctrl + C klávesy pro kopírování těchto vybraných příloh.

4, klikněte Home > odpověď or Odpovědět všem odpovědět na e-mail.

5. Nyní se otevírá odpověď. Umístěte kurzor do těla zprávy a stiskněte Ctrl + V klávesy pro vložení příloh. Pak uvidíme, že všechny přílohy jsou přidány do lišty příloh.

6. Vytvořte odpověď a odešlete ji podle potřeby.

8.2 Odpověď s přílohou doplňku třetí strany

Můžeme také použít doplněk třetí strany, Kutools for Outlook, abyste rychle odpověděli na e-mail se zbývajícími přílohami původního e-mailu v aplikaci Outlook.

1. Vyberte e-mail, na který odpovíme, a klikněte Kutools > odpověď > Odpovězte s přílohou or Odpovědět všem s přílohou.

2. Poté se otevře odpověď, na kterou zůstanou všechny přílohy původního e-mailu. Napište odpověď a odešlete ji podle potřeby.

Když použijeme Odpovědět všem Díky funkci odpovědi na e-mail odesílateli a dalším příjemcům není moje e-mailová adresa zahrnuta jako příjemce v odpovědi. Zde tato část představí dvě řešení, která budou odpovídat všem včetně mě.

9.1 Odpovězte všem, včetně mě, e-mailovým pravidlem

Můžeme vytvořit e-mailové pravidlo, abychom v aplikaci Outlook vždy odpovídali na své odpovědi, abychom problém snadno vyřešili.

1, klikněte Home > pravidla > Spravujte pravidla a upozornění.

2. V dialogu Pravidla a upozornění pod Pravidla e-mailu klepněte na kartu Nové pravidlo .

3. V Průvodci pravidly klepnutím zvýrazněte ikonu Použít pravidlo na zprávy, které posílám a klepněte na tlačítko další .

4. V druhém Průvodci pravidly zaškrtněte s konkrétními slovy v předmětu možnost v Krok 1 části a potom klikněte na podtržený text konkrétní slova v Krok 2 sekce.

5. Ve vyskakovacím dialogovém okně Hledat text zadejte RE: v prvním poli klikněte na přidat a klepněte na tlačítko OK knoflík. Viz screenshot:

6. Pak se vrátí zpět do druhého Průvodce pravidly, klepněte na další .

7. Ve třetím Průvodci pravidly zaškrtněte Cc zprávu lidem nebo veřejné skupině možnost v Krok 1 části a klikněte na podtržený text lidé nebo veřejná skupina v Krok 2 sekce.

8. V rozbalovacím dialogovém okně Adresa pravidla zadejte do pole naše e-mailové adresy Na a klepněte na tlačítko OK .

Tipy:
(1) Pokud potřebujeme kopírovat odpovědi na více kontaktů, zadejte e-mailové adresy těchto kontaktů a oddělte je středníky.
(2) Můžeme také klepnutím vybrat kontakty a poté kliknout na Na tlačítko pro přidání těchto kontaktů jako příjemců.

9. Poté se vrátí zpět ke třetímu Průvodci pravidly a klikne na další tlačítko pokračovat.

10. Ve čtvrtém Průvodci pravidly podle potřeby zadejte nebo nespecifikujte žádné výjimky a klikněte na další .

11. Nyní se otevře poslední Průvodce pravidly. Můžeme postupovat následovně:
(1) Zadejte název nového pravidla do pole Krok 1 krabice;
(2) V Krok 2 sekce, zkontrolujte možnosti běhu podle potřeby;
(3) Klikněte na úprava .

12. Ve vyskakovacím dialogovém okně s upozorněním na Microsoft Outlook klikněte na OK .

13. Poté se vrátí do dialogu Pravidla a upozornění. Zkontrolujte, zda je nové pravidlo pro e-mail zaškrtnuto, a klikněte na ikonu OK zavřete dialogové okno.

Od nynějška budou všechny odpovědi, které pošleme, automaticky cc sami sobě.

Poznámky:
(1) Toto pravidlo bude odpovídat nejen na odpovědi Cc, které zodpovíme všem příjemcům, ale také na odpovědi Cc, které odpovíme pouze odesílatelům.
(2) I když ve vašem Outlooku existuje více e-mailových účtů, pravidlo nedokáže určit, ve kterém e-mailovém účtu zůstanou e-maily, a bude kopírovat pouze odpovědi na zadaný e-mailový účet.

9.2 Odpovězte všem, včetně mě, úžasným nástrojem

Můžeme také použít doplněk třetí strany, Kutools for Outlook, povolit Zahrnout se, když odpovím všem funkce a vždy přidám můj e-mailový účet jako příjemce do zprávy s odpovědí.

1. Po instalaci Kutools for Outlook, Klepněte na tlačítko Kutools > možnosti.

2. Nyní vyjde dialogové okno Možnosti. Povolit odpověď na záložce, zaškrtněte Zahrnout se, když odpovím všem a klepněte na tlačítko OK .

Od této chvíle, když vybereme e-mail a klikneme Home > Odpovědět všem„Naše e-mailová adresa bude automaticky přidána jako příjemci do zprávy s odpovědí.

Poznámky: Pokud je v našem Outlooku více e-mailových účtů, bude jako odpověď příjemci přidán pouze e-mailový účet, ve kterém zůstane aktuálně odpovězený e-mail.

E-maily obvykle dostáváme v různých formátech zpráv a odpovědi ve výchozím nastavení dědí formát zpráv původních e-mailů. Můžeme však změnit formát zprávy pro jednu odpověď, nebo vždy odpovídat na e-maily ve pevném formátu zprávy. O těchto problémech se hovořilo v jiných tématech a kliknutím na příslušné odkazy získáte podrobné informace:

10.1 Změna formátu zprávy pro jednu odpověď:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Vždy odpovídejte ve formátu prostého textu:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Vždy odpovídejte ve formátu HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Pokud víme, můžeme určit různé podpisy pro e-mailové účty a také povolit určit různé podpisy pro nové e-maily a odpovědi / přeposílání. Kliknutím na hypertextový odkaz zobrazíte podrobné informace:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically