Vytvářejte pravidla jako profík: Zvládněte správu e-mailů pomocí pokročilých pravidel Kutools v aplikaci Outlook

V uspěchaném světě profesionální komunikace může být efektivní správa schránky stejně zásadní jako jakékoli strategické rozhodnutí. Microsoft Outlook je základem pro práci s e-maily v mnoha podnicích, ale s pokročilými pravidly Kutools for Outlook mohou uživatelé překonat typická omezení a optimalizovat své e-mailové procesy. Tato příručka se zabývá výraznými výhodami pokročilých pravidel oproti standardním pravidlům aplikace Outlook, ukazuje, jak je nastavit, a prozkoumává praktické aplikace, které vám mohou pomoci efektivně zvládnout e-mailové prostředí.

• Příklad 1: Automatické přesouvání e-mailů do konkrétních složek
• Příklad 2: Nastavení výstrah pro komunikaci s vysokou prioritou
• Příklad 3: Automatizace odpovědí na běžné dotazy

Pokročilá pravidla Kutools VS Pravidla aplikace Outlook

Zatímco nativní pravidla aplikace Microsoft Outlook poskytují základní možnosti správy e-mailů, Kutools pro aplikaci Outlook's Pokročilá pravidla funkce posune vaši produktivitu na další úroveň. The Pokročilá pravidla funkce nabízí několik odlišných výhody nadstandardní Pravidla aplikace Outlook. Zde je podrobný pohled na tyto výhody:

🌐 Aplikace pro více účtů:

Na rozdíl od nativních pravidel Outlooku, která se vztahují pouze na e-mailový účet, pro který jsou nastavena, Pokročilá pravidla Kutools lze použít na více e-mailových účtů v aplikaci Outlook. Tato funkce umožňuje uživatelům snadno implementovat jediné pravidlo všechno or zadané účty , zefektivnění procesu a zajištění konzistence napříč různými e-mailovými komunikacemi.

🚀 Další podmínky pro vytvoření pravidel:

Pokročilá pravidla Kutools nabízí širší škálu možností stavu. Uživatelé mohou například nastavit podmínky na základě jazyk e-mailu , zda název přílohy obsahuje konkrétní slova nebo typ přílohy . Tyto nově přidané podmínky výrazně zlepšují organizaci a správu vaší schránky.

⚙️ Vylepšené přizpůsobení:

Zatímco Pravidla aplikace Outlook jsou omezeny na předem definované akce a podmínky, Pokročilá pravidla Kutools nabízejí rozsáhlé možnosti přizpůsobení, které umožňují složitá pravidla s vnořenými podmínkami. Například, Pravidla aplikace Outlook lze pouze zkontrolovat, zda předmět nebo tělo obsahuje konkrétní slova. V porovnání, Pokročilá pravidla může specifikovat podmínky jako 'obsahovat ','neobsahuje ','je (přesně) ','není ','začíná s ','nezačíná ','končí ', a 'nekončí '. Navíc při manipulaci s textem konkrétních slov, Pravidla aplikace Outlook podmínky lze kombinovat pouze pomocí 'or ' (to znamená, že pravidlo může spustit jakákoli podmínka), Pokročilá pravidla umožňuje složitější logiku povolením obousi ' (musí být splněny všechny podmínky) a 'or ' vztahy mezi textovými podmínkami. To umožňuje přesnější filtrování e-mailů.

📂 Klasifikované kategorie:

Při nastavování podmínek, Pravidla aplikace Outlook smíchejte všechny podmínky dohromady. V porovnání, Pokročilá pravidla Kutools zlepšit organizaci úhlednou kategorizací podmínek do různých typů pravidel, což zjednodušuje proces nastavení.

🔍 Přehlednější přehled:

Jedno Pokročilá pravidla nabízí komplexní přehled všech vašich pravidel a poskytuje jasný přehled o akcích, které každé pravidlo provede. Pokud je například nastaveno pravidlo pro přesun e-mailu do konkrétní složky při splnění určitých podmínek, rozhraní tuto akci zřetelně zobrazí jako „Přesunout do '. Tato přehlednost nejen zjednodušuje správu pravidel, ale také významně napomáhá při odstraňování problémů.

🌟 Uživatelsky přívětivé rozhraní:

Zatímco Pravidla aplikace Outlook rozhraní může být složité pro nové uživatele, intuitivní rozhraní Pokročilá pravidla usnadňuje nastavení a správu pravidel.

🤝 Bezproblémová integrace:

Pokročilá pravidla Kutools bezproblémová integrace s aplikací Outlook, čímž zajistíte, že všechny vaše stávající e-maily a nastavení budou kompatibilní a budete moci nadále bez přerušení používat aplikaci Outlook.

Příklady vytváření pravidel s rozšířenými pravidly v aplikaci Outlook

Vytváření a správa pravidel pro e-mail nemusí být skličující. Kutools pro aplikaci Outlook's Pokročilá pravidla Tato funkce zjednodušuje tento proces pomocí robustního a intuitivního rozhraní, které uspokojí jak začínající uživatele, tak pokročilé uživatele. V této části prozkoumáme, jak můžete využít Pokročilá pravidla Chcete-li zefektivnit svůj e-mailový pracovní postup, předvedete tři oblíbené příklady pravidel v aplikaci Outlook.

• Příklad 1: Automatické přesouvání e-mailů do konkrétních složek
• Příklad 2: Nastavení výstrah pro komunikaci s vysokou prioritou
• Příklad 3: Automatizace odpovědí na běžné dotazy

Příklad 1: Automatické přesouvání e-mailů do konkrétních složek

Toto pravidlo je nezbytné pro uživatele, kteří zpracovávají velké množství příchozích e-mailů z různých zdrojů. Automaticky třídí e-maily do určených složek, což uživatelům umožňuje určovat priority a reagovat efektivněji. Například e-maily obsahující konkrétní klíčová slova se přesouvají do příslušných složek. Tato organizace pomáhá udržovat čistou a uspořádanou doručenou poštu a umožňuje uživatelům rychle najít e-maily související s konkrétními tématy nebo projekty, aniž by museli probírat přeplněnou doručenou poštu.

Krok 1. Povolte funkci Advanced Rules a začněte vytvářet nové pravidlo

1. Přejít na Kutools a klepněte na tlačítko Pokročilá pravidla.

2. V Pokročilá pravidla dialogové okno, klepněte na tlačítko Nový tlačítko pro zahájení vytváření nového pravidla.

Krok 2: Nastavte podmínky pro pravidlo

V tomto scénáři se snažíme přesunout e-maily, které obsahují fráze „Kutools pro aplikaci Outlook"A"odbyt„nebo“KTO"A"odbyt' v předmětu nebo těle do určené složky.

1. V Vytvořit nové pravidlo – Krok 1 ze 4 V dialogovém okně zaškrtněte Předmět nebo tělo obsahují konkrétní slova volba.

2. Obsahuje text objeví se dialogové okno. Klikněte na ikonu Nové tlačítko.

3. V Hledat text dialogové okno, postupujte následovně.

3.1 Typ 'Kutools pro aplikaci Outlook"A"odbytv Nový vyhledávací text Textové pole.

Klepněte na 3.2 přidat.

Klepněte na 3.3 OK.

Tím určuje podmínku, že e-maily musí obsahovat obě slova.

4. Poté se vrátí zpět do Obsahuje text dialogové okno. Chcete-li přidat alternativní sadu frází, klikněte na Nový znovu.

5. V Hledat text dialogovém okně opakujte postup.

5.1 Typ 'KTO"A"odbytv Nový vyhledávací text Textové pole.

Klepněte na 5.2 přidat.

Klepněte na 5.3 OK.

6. Nyní je podmínka úspěšně nastavena. Tato podmínka se použije na e-maily, které obsahují buď „Kutools pro aplikaci Outlook"A"odbyt„nebo“KTO"A"odbyt'. Klikněte OK.

7. cvaknutí další přesunout do Akce Nastavení.

Krok 3: Nastavte akce pro pravidlo

1. V Vytvořit nové pravidlo – Krok 2 ze 4 V dialogovém okně zaškrtněte Přesunout do zadané složky volba.

2. Ve vyskakovacím okně Vybrat složku dialogovém okně vyberte určenou složku.

3. cvaknutí OK.

4. cvaknutí další přesunout se do b) Výjimky Nastavení.

Krok 4: Nastavte výjimky pro pravidlo

v Vytvořit nové pravidlo – Krok 3 ze 4 dialogovém okně zadejte výjimky. V tomto příkladu nemáme výjimky, takže klikneme další.

Krok 5: Dokončete nastavení pravidla

1. V Vytvořit nové pravidlo – Krok 4 ze 4 dialogovém okně zadejte název pravidla do Název pravidla Textové pole.

2. (volitelné) Vložte poznámky k pravidlu do Poznámky k pravidlům Textové pole.

3. cvaknutí OK.

Výsledek

Nyní je pravidlo úspěšně vytvořeno. Klikněte OK pro dokončení nastavení. Od této chvíle, pokud přicházející e-maily obsahují slova „Kutools pro aplikaci Outlook"A"odbyt„nebo“KTO"A"odbyt' v předmětu nebo v těle, budou přesunuty do určené složky.

Příklad 2: Nastavení výstrah pro komunikaci s vysokou prioritou

Pro uživatele, jako jsou manažeři, je klíčové, aby pohotově reagovali na sdělení od vyššího vedení nebo kritických klientů, aby bylo zajištěno efektivní rozhodování a spokojenost klientů. Aby to usnadnili, mohou nakonfigurovat pravidlo pro spuštění výstrahy na ploše vždy, když je v předmětu přijat e-mail obsahující slova jako „urgent“ nebo „ASAP“. Implementace tohoto pravidla zajišťuje, že manažeři jsou okamžitě informováni o důležitých e-mailech, což jim umožňuje rychle řešit kritické problémy a udržovat vysokou úroveň odezvy a profesionality.

Krok 1. Povolte funkci Advanced Rules a začněte vytvářet nové pravidlo

1. Přejít na Kutools a klepněte na tlačítko Pokročilá pravidla.

2. V Pokročilá pravidla dialogové okno, klepněte na tlačítko Nový tlačítko pro zahájení vytváření nového pravidla.

Krok 2: Nastavte podmínky pro pravidlo

V tomto scénáři se snažíme spustit upozornění na ploše vždy, když obdržíme e-mail, který obsahuje slova jako „naléhavý"Nebo"ASAP“ v předmětu.

1. V Vytvořit nové pravidlo – Krok 1 ze 4 V dialogovém okně zaškrtněte Předmět obsahuje konkrétní slova volba.

2. Obsahuje text objeví se dialogové okno. Klikněte na ikonu Nové tlačítko.

3. V Hledat text dialogové okno, postupujte následovně.

3.1 Typ 'naléhavýv Nový vyhledávací text Textové pole.

Klepněte na 3.2 přidat.

Klepněte na 3.3 OK.

Tím určuje podmínku, že e-maily musí obsahovat slovo „naléhavý".

4. Poté se vrátí zpět do Obsahuje text dialogové okno. Chcete-li přidat alternativní text, klikněte prosím na Nový znovu.

5. V Hledat text dialogovém okně opakujte postup.

5.1 Typ 'ASAPv Nový vyhledávací text Textové pole.

Klepněte na 5.2 přidat.

Klepněte na 5.3 OK.

6. Nyní je podmínka úspěšně nastavena. Tato podmínka se použije na e-maily, které obsahují buď „naléhavý' nebo 'ASAP'. Klepněte na OK.

7. cvaknutí další přesunout do Akce Nastavení.

Krok 3: Nastavte akce pro pravidlo

1. V Vytvořit nové pravidlo – Krok 2 ze 4 V dialogovém okně zaškrtněte Zobrazit e-mail v okně upozornění na novou zprávu s konkrétní zprávou volba.

2. V Vytvořit nové pravidlo V dialogovém okně, které se objeví, zadejte konkrétní zprávu pro výstrahu na ploše, jak je uvedeno níže.

"Toto je naléhavý e-mail, odpovězte na něj co nejdříve! "

3. cvaknutí OK.

4. cvaknutí další přesunout se do b) Výjimky Nastavení.

Krok 4: Nastavte výjimky pro pravidlo

v Vytvořit nové pravidlo – Krok 3 ze 4 dialogovém okně zadejte výjimky. V tomto příkladu nemáme výjimky, takže klikneme další.

Krok 5: Dokončete nastavení pravidla

1. V Vytvořit nové pravidlo – Krok 4 ze 4 dialogovém okně zadejte název pravidla do Název pravidla Textové pole.

2. (volitelné) Vložte poznámky k pravidlu do Poznámky k pravidlům Textové pole.

3. cvaknutí OK.

Výsledek

Nyní je pravidlo úspěšně vytvořeno. Klikněte OK pro dokončení nastavení. Od této chvíle, kdykoli přijde e-mail, který obsahuje slova jako „naléhavý"Nebo"ASAP" v předmětu upozornění na ploše zobrazující zprávu "Toto je naléhavý e-mail, odpovězte na něj co nejdříve!" objeví se.

Příklad 3: Automatizace odpovědí na běžné dotazy

Toto pravidlo je ideální pro role zákaznických služeb, kde mnoho přijatých e-mailů obsahuje podobné otázky. Kutools Advanced Rules umožňuje nastavení pravidel pro automatickou odpověď na běžné dotazy, jako jsou požadavky na informace o produktu nebo na ceny, pomocí předem napsané šablony. Díky automatizaci odpovědí se týmy mohou více zaměřit na složité dotazy, zlepšit celkovou efektivitu a spokojenost zákazníků.

Krok 1. Povolte funkci Advanced Rules a začněte vytvářet nové pravidlo

1. Přejít na Kutools a klepněte na tlačítko Pokročilá pravidla.

2. V Pokročilá pravidla dialogové okno, klepněte na tlačítko Nový tlačítko pro zahájení vytváření nového pravidla.

Krok 2: Nastavte podmínky pro pravidlo

V tomto scénáři se snažíme automaticky odpovědět na e-mail s předem napsanou šablonou vždy, když e-mail obsahující „informace„nebo“Detaily produktu' v předmětu je přijato.

1. V Vytvořit nové pravidlo – Krok 1 ze 4 V dialogovém okně zaškrtněte Předmět obsahuje konkrétní slova volba.

2. Obsahuje text objeví se dialogové okno. Klikněte na ikonu Nové tlačítko.

3. V Hledat text dialogové okno, postupujte následovně.

3.1 Typ 'informacev Nový vyhledávací text Textové pole.

Klepněte na 3.2 přidat.

Klepněte na 3.3 OK.

Tím určuje podmínku, že e-maily musí obsahovat slovo „informace".

4. Poté se vrátí zpět do Obsahuje text dialogové okno. Chcete-li přidat alternativní text, klikněte prosím na Nový znovu.

5. V Hledat text dialogovém okně opakujte postup.

5.1 Typ 'Detaily produktuv Nový vyhledávací text Textové pole.

Klepněte na 5.2 přidat.

Klepněte na 5.3 OK.

6. Nyní je podmínka úspěšně nastavena. Tato podmínka se použije na e-maily, které obsahují buď „informace' nebo 'Detaily produktu''. Klepněte na OK.

7. cvaknutí další přesunout do Akce Nastavení.

Krok 3: Nastavte akce pro pravidlo

1. V Vytvořit nové pravidlo – Krok 2 ze 4 V dialogovém okně zaškrtněte Odpovězte konkrétní šablonou volba.

2. V Šablona odpovědi dialogovém okně, které se zobrazí, zadejte předponu předmětu do pole Předpona předmětu Textové pole.

3. Pokračujte v zadávání textu vaší odpovědi do Text Textové pole.

4. cvaknutí OK.

4. cvaknutí další přesunout se do b) Výjimky Nastavení.

Krok 4: Nastavte výjimky pro pravidlo

v Vytvořit nové pravidlo – Krok 3 ze 4 dialogovém okně zadejte výjimky. V tomto příkladu nemáme výjimky, takže klikneme další.

Krok 5: Dokončete nastavení pravidla

1. V Vytvořit nové pravidlo – Krok 4 ze 4 dialogovém okně zadejte název pravidla do Název pravidla Textové pole.

2. (volitelné) Vložte poznámky k pravidlu do Poznámky k pravidlům Textové pole.

3. cvaknutí OK.

Výsledek

Nyní je pravidlo úspěšně vytvořeno. Klikněte OK pro dokončení nastavení. Od této chvíle budou všechny příchozí e-maily obsahující „informace„nebo“Detaily produktu' v předmětu bude automaticky zodpovězena šablona odpovědi, kterou jste nakonfigurovali dříve.