Přejít k hlavnímu obsahu

Zjednodušte svou doručenou poštu: Síla Kutools pro funkci Outlooku odstranit duplicitní e-maily

Autor: Siluvia Naposledy změněno: 2024-06-21

Při práci s e-maily v aplikaci Outlook se můžete setkat s mnoha duplicitními. Tyto duplikáty mohou pocházet z náhodného kopírování a vkládání, více cyklů odeslání a příjmu, problémy se synchronizací e-mailů a další. Příliš mnoho duplicitních e-mailů může přetížit vaši poštovní schránku, zpomaluje rychlost otevírání a ztěžuje ovládání. V tomto okamžiku je smazání těchto duplikátů zásadní. Nicméně, v aplikaci Outlook neexistuje žádný vestavěný nástroj pro hromadné odstraňování duplicitních e-mailů, ale ruční odstraňování. Abychom rychle a snadno udrželi naši doručenou poštu čistou a organizovanou, spoléháme na Kutools pro aplikaci Outlook. Tato funkce nabízí tři různé možnosti přizpůsobené specifickým potřebám uživatele odstranění duplikátů z vybrané e-maily, zadané složkynebo použití vlastních pravidel k odstranění, přesunutí nebo kategorizaci duplikátů.


Výhody použití Odstranit duplicitní e-maily

 
Vylepšená účinnost: Zjednodušení vaší doručené pošty pro snazší navigaci a správu.
Zjednodušená doručená pošta: Udržuje vaše e-mailové prostředí čisté, takže se snáze soustředíte na e-maily, na kterých záleží.
Snížené úložiště: Odstraněním duplikátů pomáhá snížit celkové požadavky na úložiště vašeho účtu Outlook.
Snadné použití: Díky uživatelsky přívětivému rozhraní nabízí bezproblémovou správu duplikátů.
Více možností mazání: Ať už dáváte přednost rychlému vyčištění vybraných e-mailů, důkladnému vyčištění konkrétních složek nebo potřebujete použít vlastní akce na duplikáty, Kutools pro Outlook vyhoví všem.
Bezpečnost: Zajišťuje bezpečný proces, který chrání vaše důležité e-maily a zároveň eliminuje duplicity.
Komplexní skenování: Provádí hloubkovou kontrolu k identifikaci duplikátů ve vaší doručené poště a zajišťuje, že nezůstane žádná redundance.
Možnost hromadného zpracování: Na rozdíl od ručního mazání, které je časově náročné a pracné, umožňuje tato funkce hromadné mazání duplikátů ve více složkách, což značně šetří čas.
Odstranění jedním kliknutím: Dokáže odstranit všechny duplicitní e-maily z vybraných e-mailů jediným kliknutím, což šetří čas a námahu.
Inteligentní identifikace: Dokáže inteligentně identifikovat duplicitní e-maily bez nutnosti ručního vyhledávání.
Zpětná vazba v reálném čase: Poskytuje rychlou zpětnou vazbu o výsledcích mazání po dokončení, což uživatelům umožňuje jasně pochopit výsledek mazání.
Podpora přidávání kategorií: Rychle najděte všechny duplicitní e-maily a pomůže vám přidat jednu nebo více kategorií ke všem duplikátům, abyste mohli snadno identifikovat duplicitní položky, aniž byste je museli mazat nebo přesouvat.

Kutools pro Outlook – Více než 100 výkonných funkcí, které doplní váš Outlook.


Jak použít odstranění duplicitních e-mailů

 

Kutools pro Outlook nabízí trio specializovaných funkcí navržených tak, aby vyhovovaly různým potřebám, pokud jde o odstranění duplicitních e-mailů. Pokračujte v této příručce a naučte se srozumitelný postup krok za krokem, jak efektivně využívat jednotlivé funkce k čištění doručené pošty.

🔵Smažte duplicitní e-maily ve vybraných e-mailech

Ideální, když jste identifikovali konkrétní e-maily a chcete rychlé vyčištění.

Profesionální tip: Při použití této funkce jsou e-maily identifikovány jako duplikáty, pokud sdílejí stejný předmět, obsah těla a názvy příloh.
Krok 1: Jednoduše vyberte e-maily
  • Výběr více souvislých e-mailů: Vyberte první a podržte směna a poté vyberte poslední.
  • Výběr více nepřetržitých e-mailů: Podržet Ctrl vyberte e-maily jeden po druhém.
Krok 2: Použijte funkci Odebrat duplicitní e-maily z vybraných

Vstoupit Kutools Plus kartu a klepněte na tlačítko Duplicitní e-maily > Odebrat duplicitní e-maily z vybraných… k odstranění duplikátů ve vašem výběru.

Krok 3: Odstraňte duplicitní e-maily
  1. Zobrazí se dialogové okno Duplikovat se seznamem všech duplikátů ve vybraných e-mailech, klikněte na Vymazat tlačítko pro zahájení mazání duplicitních e-mailů.

  2. Poté se objeví dialogové okno pro zobrazení počtu smazaných položek, klikněte OK.

  3. Nyní byly všechny duplicitní e-maily odstraněny a zůstala pouze jedna kopie (e-mail s červenou tečkou v pravém dolním rohu ikony e-mailu). Můžete kliknout na úprava pro zavření dialogového okna.

Tipy ohledně tohoto povrchu:
  1. Všechny duplicitní e-maily jsou standardně kontrolovány v každé skupině kromě prvního, který se objeví. Pokud nechcete smazat všechny duplikáty, můžete rozbalit skupinu duplikátů a zaškrtnout pouze duplikáty, které je třeba odstranit.
  2. K dispozici je nabídka po kliknutí pravým tlačítkem. 
    • Obnovit výchozí výběr: Tuto možnost vyberte, chcete-li zkontrolovat všechny duplicitní položky kromě první v každé duplicitní skupině.
    • Zkontrolovat vše: Tuto možnost vyberte, chcete-li zkontrolovat všechny duplicitní položky v každé skupině.
    • Zrušte zaškrtnutí všech: Tuto možnost vyberte, chcete-li zrušit zaškrtnutí všech duplicitních položek v každé skupině.
  3. Zobrazit celkový počet všech e-mailů, které jste tentokrát naskenovali.
  4. Zobrazit počet všech duplicitních položek nalezených tentokrát.

🔵Odstranění duplicitních e-mailů ze zadaných složek

Když potřebujete širší vyčištění, tato možnost vám umožní zaměřit se na celé složky.

Profesionální tip: Při použití této funkce jsou e-maily identifikovány jako duplikáty, pokud sdílejí stejný předmět, obsah těla a názvy příloh.
Krok 1: Použijte funkci Rychlé skenování a odstranění duplicitních e-mailů

Přejděte na Kutools Plus klepněte na kartu Duplicitní e-maily > Rychlé skenování a odstranění duplicitních e-mailů….

Krok 2: Zkontrolujte složku, kterou chcete skenovat a odstranit duplikáty

Tipy ohledně tohoto povrchu:
  1. K dispozici je nabídka po kliknutí pravým tlačítkem.
  2. Filtrování mezi soubory: Výběr této možnosti dává nástroji pokyn k hledání duplicitních položek ve všech vybraných složkách. Pokud není zaškrtnuto, bude se porovnávat a hledat duplikáty pouze ve vybrané složce.
  3. Zobrazit počet vybraných složek.
Krok 3: Odstraňte duplicitní e-maily
  1. Duplicitní e-maily Zobrazí se dialogové okno se seznamem všech duplikátů ve vybraných složkách. Klikněte na Vymazat tlačítko pro zahájení mazání duplicitních e-mailů.

  2. Poté se objeví dialogové okno pro zobrazení počtu smazaných položek, klikněte OK.

  3. Nyní byly všechny duplicitní e-maily odstraněny a zůstala pouze jedna kopie (e-mail s červenou tečkou v pravém dolním rohu ikony e-mailu). Můžete kliknout na zavřít pro zavření dialogového okna.

Tipy ohledně tohoto povrchu:
  1. Ve výchozím nastavení jsou zaškrtnuty všechny duplicitní e-maily kromě prvního, který se zobrazí. Pokud nechcete smazat všechny duplikáty, můžete rozbalit skupinu duplikátů a zaškrtnout pouze duplikáty, které je třeba odstranit.
  2. K dispozici je nabídka po kliknutí pravým tlačítkem.
    • Zhroucený uzel: Tuto možnost vyberte, chcete-li zobrazit všechny duplicitní skupiny, ale nezobrazovat duplicitní položky v každé skupině.
    • Rozšířit vše: Tuto možnost vyberte, chcete-li rozbalit všechny duplicitní skupiny a zobrazit všechny duplicitní položky v každé skupině.
    • Sbalit vše: Tuto možnost vyberte, chcete-li sbalit všechny duplicitní skupiny a zobrazit pouze název složky.
    • Obnovit výchozí Výběr: Tuto možnost vyberte, chcete-li zkontrolovat všechny duplicitní položky kromě první v každé duplicitní skupině.
    • Zkontrolovat vše: Tuto možnost vyberte, chcete-li zkontrolovat všechny duplicitní položky v každé skupině.
    • Zrušte zaškrtnutí všech: Tuto možnost vyberte, chcete-li zrušit zaškrtnutí všech duplicitních položek v každé skupině.
  3. Zobrazit počet všech duplicitních položek nalezených tentokrát.

🔵Smažte, přesouvejte nebo kategorizujte duplicitní e-maily ze zadaných složek

Krok 1: Použijte funkci Rozšířené skenování a odstranění duplicitních e-mailů

Pod Kutools Plus klepněte na kartu Duplicitní e-maily > Pokročilé skenování a odstraňování duplicitních e-mailů….

Krok 2: Vyberte složky, ze kterých chcete odstranit duplicitní e-maily

V praskání Duplicitní e-maily – Krok 1 okno,

  1. Zkontrolujte názvy složek, ve kterých chcete hledat duplicitní e-maily,

  2. Pak klikněte na tlačítko Další: Vyberte pole pro filtrování duplicitních e-mailů tlačítko pro přechod k dalšímu kroku.

Tipy ohledně tohoto povrchu:
  1. K dispozici je nabídka po kliknutí pravým tlačítkem.
    • Zkontrolovat vše: Tuto možnost vyberte, chcete-li zaškrtnout všechny složky včetně podsložek.
    • Zrušte zaškrtnutí všech: Tuto možnost vyberte, chcete-li zrušit zaškrtnutí všech složek včetně podsložek.
    • Vyberte všechny podsložky aktuální složky: Tuto možnost vyberte, chcete-li zkontrolovat všechny podsložky vybrané složky.
    • Zrušte výběr všech podsložek aktuální složky: Tuto možnost vyberte, chcete-li zrušit zaškrtnutí všech podsložek vybrané složky.
    • Rozšířit vše: Tuto možnost vyberte, chcete-li rozbalit všechny složky včetně podsložek každého účtu.
    • Sbalit vše: Tuto možnost vyberte, chcete-li sbalit všechny složky včetně podsložek všech účtů.
  2. Vybrané složky jsou uvedeny v tomto podokně a zprávy v horní složce budou mít prioritu, aby byly zachovány. Můžete upravit pořadí složek nebo odstranit složky ze seznamu tak, že je vyberete a kliknete na , , nebo Tlačítka.
  3. Zobrazit počet vybraných složek.
Krok 3: Zadejte kritéria filtrování pro identifikaci duplicitních e-mailů

v Duplicitní e-maily – krok 2 okno,

  1. Zkontrolujte kritéria, podle kterých chcete filtrovat duplicitní e-maily,

  2. klikněte Další: Vyberte pole, která mají být uvedena ve výsledcích .

Tipy ohledně tohoto povrchu:
  1. klikněte Automaticky tlačítko automaticky vybere jako kritéria filtrování Body, Attachment a Subject.
  2. Zkontrolovat Vyhledávání duplicitních zpráv ve složkách porovná a vyhledá duplicitní položky ve všech vybraných složkách. Zrušte zaškrtnutí této možnosti, bude se porovnávat a hledat duplicitní položky v jedné složce.
  3. Pokud klepnete na tlačítko Spusťte filtrování Chcete-li duplicitní e-maily přímo filtrovat, v okně výsledků se zobrazí výchozí pole.
Krok 4: Identifikujte pole, která mají být uvedena ve výsledcích

v Duplicitní e-maily – krok 3 okno,

  1. Vyberte si jeden režim zobrazení, jak potřebujete,

  2. Klikněte na tlačítko Spustit filtrování.

Tipy ohledně tohoto povrchu
  • Projekt Automaticky ve výchozím nastavení je vybrána možnost, což znamená, že ve výsledku filtru budou uvedena pole cesta k souboru, předmět a tělo.
  • Projekt Zvyk Tato možnost vám pomůže určit pole, která chcete zobrazit ve výsledku filtru.
    1. Vybrat Zvyk volba
    2. klikněte Uživatelsky definované tlačítko
    3. Poté zkontrolujte pole, která potřebujete v Nastavení duplicitních e-mailů Dialogové okno
    4. Uložte nastavení
  • Pokud zkontrolujte Vybraná duplicitní kritéria možnost, ve výsledcích filtru se zobrazí pole podmínek, která jste zadali v kroku 3.
Krok 5: Odstraňte, přesuňte nebo kategorizujte duplicitní e-maily, jak potřebujete.

v Duplicitní e-maily – krok 4 můžete vidět, že všechny duplicitní e-maily byly filtrovány na základě kritérií, která jste přizpůsobili a uvedli.

pořídil duplicitní e-maily 35 1

Pak můžete vymazat, hýbat se or kategorizovat tyto duplicitní položky.


Odstraňte duplicitní e-maily (přesuňte se do složky Odstraněná pošta)

  1. Klikněte na rozevírací seznam vedle Způsoby zpracování duplicitních e-mailů, vyber Odstranit (přesunout do složky Odstraněná pošta) možnost a poté klikněte na Poslat životopis tlačítko

  2. Poté se objeví dialogové okno, které vám připomene počet smazaných položek, klikněte OK zavřít.

  3. Můžete vidět, že duplicitní e-maily se v průvodci zobrazí s přeškrtnutím, které byly odstraněny, s výjimkou vyhrazeného e-mailu, který je označen červenou tečkou v pravém dolním rohu ikony e-mailu. Klikněte Hotovo pro ukončení průvodce.


Přesunout duplicitní e-maily do složky

  1. Klikněte na rozevírací seznam vedle Způsoby zpracování duplicitních e-mailů, vyber Přesunout všechny zaškrtnuté e-maily možnost a poté klikněte na Poslat životopis .

    Profesionální tip: Ve výchozím nastavení budou zkontrolovány všechny duplicitní e-maily kromě prvního.

  2. v Vyberte prosím složky vyberte složku nebo vytvořte novou, do které chcete umístit duplicitní e-maily, klikněte OK.

  3. Poté se objeví dialogové okno, které vám připomene počet přesunutých položek, klikněte OK zavřít.

  4. Můžete vidět, že duplicitní e-maily se v průvodci zobrazí s přeškrtnutím, které byly odstraněny, s výjimkou vyhrazeného e-mailu, který je označen červenou tečkou v pravém dolním rohu ikony e-mailu. Klikněte Hotovo pro ukončení průvodce.


Přidejte kategorie do duplicitních e-mailů

  1. Klikněte na rozevírací seznam vedle Způsoby, jak zacházet s duplikátem e-maily, vyber Přidat kategorie (včetně vyhrazených) možnost a poté klikněte na Poslat životopis .

  2. v Barevné kategorie V dialogovém okně vyberte jednu nebo více kategorií podle potřeby (také můžete vytvořit novou kategorii barev) a poté klepněte OK.

  3. Poté se objeví dialogové okno, které vám připomene počet dokončených položek, klikněte OK zavřít.

  4. klikněte Hotovo pro ukončení průvodce.

Tipy ohledně duplicitních e-mailů – Krok 4:

Kromě mazání, přesouvání nebo kategorizace všech duplicitních e-mailů uvedených v průvodci můžete také pomocí nabídky pravého tlačítka myši spravovat konkrétní položky podle svého výběru.

  • Odstraňte, přesuňte nebo kategorizujte všechny duplikáty v duplicitní skupině

    Pokud chcete zpracovat všechny duplikáty v určité duplicitní skupině, klikněte pravým tlačítkem na název skupiny a vyberte požadovanou možnost.

    Výběrem libovolné možnosti v nabídce po kliknutí pravým tlačítkem se zobrazí okno s výzvou k potvrzení akce. Chcete-li pokračovat, klepněte na tlačítko Pokračovat nebo klepněte na tlačítko Storno.

    Dále musíte vzít na vědomí následující

    • Pokud zvolíte kategorizaci všech zaškrtnutých položek v aktuální skupině, po potvrzení akce se poté objeví dialogové okno Color Categories, kde můžete přiřadit barevné kategorie.
    • Pokud se rozhodnete přesunout všechny zaškrtnuté položky v aktuální skupině, po potvrzení akce se zobrazí dialogové okno Prosím vyberte složky, ve kterém můžete vybrat cílovou složku.
    • Pokud se rozhodnete odstranit všechny zaškrtnuté položky v aktuální skupině, po potvrzení akce budou všechny duplikáty kromě vyhrazeného e-mailu okamžitě odstraněny.
  • Smazat, přesunout nebo kategorizovat určitý duplikát ve skupině duplicit

    Pokud chcete zpracovat pouze určitý duplicitní e-mail v duplicitní skupině, klikněte na tento duplikát pravým tlačítkem a vyberte požadovanou možnost.

    Výběrem libovolné možnosti (kromě možnosti Nastavit jako vyhrazený e-mail) v nabídce po kliknutí pravým tlačítkem se zobrazí okno s výzvou k potvrzení akce, chcete-li pokračovat, klepněte na tlačítko Pokračovat nebo klepněte na tlačítko Storno.

    Dále musíte vzít na vědomí následující

    • Pokud se rozhodnete tuto položku přesunout, po potvrzení akce se zobrazí dialogové okno Prosím vyberte složky, ve kterém můžete vybrat cílovou složku.
    • Pokud zvolíte kategorizaci této položky, po potvrzení akce se objeví dialogové okno Color Categories, ve kterém můžete přiřadit barevné kategorie.
    • Pokud se rozhodnete tuto položku smazat, po potvrzení akce budou všechny duplikáty kromě vyhrazeného emailu okamžitě odstraněny.
  • Změňte rezervovaný e-mail

    Pokud potřebujete změnit vyhrazený e-mail, klikněte pravým tlačítkem na duplicitní e-mail, který chcete nastavit jako nový vyhrazený e-mail, a z kontextové nabídky vyberte možnost Nastavit jako vyhrazený e-mail.


Další tipy:
  • Při příštím hledání duplicitních e-mailů můžete snadno použít stejná nastavení

    Jakmile použijete funkci Rozšířené skenování a odstranění duplicitních e-mailů, zachová si poslední konfigurace, což vám umožní snadno použít stejná nastavení při příštím hledání duplicitních e-mailů. Chcete-li to provést, jednoduše vyberte Kutools > Duplicitní e-maily > Pokročilé skenování a odstranění duplicitních e-mailů a v průvodci Duplikovat e-maily – krok 1 klikněte na tlačítko Spustit filtrování.

Tím končí podrobný průvodce a vysvětlení pro používání funkcí Kutools pro Outlook pro odstranění duplicitních e-mailů.

Pokud máte zájem, můžete kliknutím stáhněte a vyzkoušejte.

Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte zanechat zprávu v sekci komentářů níže.

Kutools pro aplikaci Outlook chlubí se nad 100 funkcí a je neustále vylepšován a aktualizován. My vřele doporučuji vyzkoušeta zjistíte, že vaše práce s Outlookem je stále jednodušší.

Nejlepší nástroje pro produktivitu v kanceláři

Nejnovější zprávy: Spuštění Kutools pro Outlook Volná verze!

Odemkněte 100+ výkonných funkcí s 30denní bezplatnou zkušební verzí; 70+ zůstane po skončení zkušebního období navždy zdarma. Kliknutím zobrazíte všechny bezplatné funkce!

🤖 Kutools AI : Okamžité profesionální e-maily s magií umělé inteligence – jedním kliknutím získáte geniální odpovědi, perfektní tón, vícejazyčné ovládání. Transformujte e-maily bez námahy! ...

???? Automatizace e-mailu: Automatická odpověď (k dispozici pro POP a IMAP)  /  Naplánujte odesílání e-mailů  /  Automatická kopie/skrytá kopie podle pravidel při odesílání e-mailu  /  Automatické přeposílání (pokročilá pravidla)   /  Automatické přidání pozdravu   /  Automaticky rozdělte e-maily pro více příjemců na jednotlivé zprávy ...

📨 Email management: Připomenout e-maily  /  Blokujte podvodné e-maily podle předmětů a dalších  /  Odstranit duplicitní e-maily  /  pokročilé vyhledávání  /  Konsolidovat složky ...

📁 Přílohy ProDávkové uložení  /  Dávkové odpojení  /  Dávková komprese  /  Automaticky uložit   /  Automatické odpojení  /  Automatické komprimování ...

???? Rozhraní Magic: 😊 Více pěkných a skvělých emotikonů   /  Připomeňte si, když přijdou důležité e-maily  /  Minimalizujte aplikaci Outlook namísto zavírání ...

???? Zázraky na jedno kliknutí: Odpovědět všem s příchozími přílohami  /   E-maily proti phishingu  /  🕘Zobrazit časové pásmo odesílatele ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakty a kalendář: Dávkové přidání kontaktů z vybraných e-mailů  /  Rozdělit skupinu kontaktů na jednotlivé skupiny  /  Odeberte připomenutí narozenin ...

Okamžitě odemkněte Kutools pro Outlook jediným kliknutím –trvale volný. nečekej, stáhněte si nyní a zvyšte svou efektivitu!

Více       Stažení zdarma      Nákup
 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations