Přejít k hlavnímu obsahu

V aplikaci Outlook můžete rychle odstranit, přesunout nebo kategorizovat duplicitní e-maily

Když chcete odstranit všechny duplicitní e-maily najednou, Outlook bohužel nenabízí vestavěné řešení. Obvykle je musíte ručně odstranit jeden po druhém nebo vyhledat užitečný doplněk, který vám s tímto úkolem pomůže. Kutools pro Outlook je cenný doplněk určený ke zvýšení produktivity v aplikaci Outlook. S Kutools pro aplikaci Outlook's Duplicitní nástroje, správa duplicitních e-mailů je hračka a umožňuje vám je rychle hromadně mazat, přesouvat nebo kategorizovat.


Odstraňte duplicitní e-maily ve vybraných e-mailech

Chcete-li odstranit duplicitní e-maily ve vybraných e-mailech, Vybrané e-maily vlastnost Kutools pro aplikaci Outlook vám může pomoci snadno to udělat. Postupujte prosím následovně.

1. Otevřete e-mailovou složku a vyberte e-maily, ze kterých chcete odstranit duplikáty.

  • Podržte tlačítko Ctrl můžete vybrat více nesousedících e-mailů tak, že na ně postupně kliknete v seznamu zpráv.
  • Podržte tlačítko směna můžete vybrat více sousedních e-mailů kliknutím na první e-mail a poslední v seznamu zpráv.

2. vybrat Kutools > Duplikát > Vybrané e-maily.

3. Pak a Duplikát Zobrazí se dialogové okno se seznamem všech duplikátů ve vybraných e-mailech. Poté můžete kliknout na Vymazat tlačítko pro zahájení mazání duplicitních e-mailů.

Tip: Všechny duplicitní e-maily jsou standardně kontrolovány. Pokud nechcete smazat všechny duplikáty, můžete rozbalit skupinu duplikátů a zaškrtnout pouze duplikáty, které je třeba odstranit.

4. Duplikáty pošty – Kutools Zobrazí se dialogové okno, které vám připomene, kolik duplicitních e-mailů jste odstranili. Klikněte OK zavřete toto dialogové okno.

5. Nyní byly všechny duplicitní e-maily smazány a zůstala pouze jedna kopie (e-mail s červenou tečkou v pravém dolním rohu ikony e-mailu). Můžete kliknout na úprava pro zavření dialogového okna.

Poznámky:
  • Chcete-li odstranit konkrétní duplikáty, jednoduše je zaškrtněte v Duplicitní seznam e-mailů a potom klepněte na tlačítko vymazat .
  • E-maily jsou považovány za duplikáty, pokud jsou předmět, tělo a názvy příloh stejné. Aby byl e-mail klasifikován jako duplikát, musí být splněna všechna tři kritéria.

Odstraňte duplicitní e-maily ze zadaných složek

Ve výše uvedené části jsem popsal, jak odstranit duplicitní e-maily z vybraných e-mailů, zde popíšu, jak odstranit duplicitní e-maily z určených složek pomocí Odstraňte duplicitní e-maily ve složkách vlastnost Kutools pro aplikaci Outlook.

1. Po instalaci Kutools for Outlook vyberte Kutools > Duplikát > Složka E-maily.

2. V Duplicitní e-maily – vyberte složku dialogové okno, musíte nakonfigurovat následujícím způsobem.

2.1) Vyberte e-mailové složky, ze kterých chcete odstranit duplikáty.
2.2) Klepněte na tlačítko OK pokračovat.
Tipy:
  • Pokud chcete najít duplicitní e-maily ve vybraných složkách, zaškrtněte Filtrování mezi soubory box. V opačném případě bude vyhledávání duplicitních e-mailů omezeno na jednotlivé složky.
  • V nabídce po kliknutí pravým tlačítkem je více operací, které vám pomohou rychle vybrat složky. Viz snímek obrazovky:

3. Pak a Duplicitní e-maily Zobrazí se dialogové okno se seznamem všech duplikátů ve vybraných e-mailech. Poté můžete kliknout na Vymazat tlačítko pro zahájení mazání duplicitních e-mailů.

Tipy:
  • Všechny duplicitní e-maily jsou standardně kontrolovány. Pokud nechcete smazat všechny duplikáty, můžete rozbalit skupinu duplikátů a zaškrtnout pouze duplikáty, které je třeba odstranit.
  • Kliknutím pravým tlačítkem na seznam duplikátů se otevře nabídka po kliknutí pravým tlačítkem, kde můžete seznam snadno rozbalit a sbalit kliknutím na příslušnou možnost.

4. Pak a Duplikáty pošty – Kutools Zobrazí se dialogové okno, které vám připomene, kolik duplicitních e-mailů jste odstranili. Klikněte OK zavřete toto dialogové okno.

5. Nyní byly všechny duplicitní e-maily smazány a zůstala pouze jedna kopie (e-mail s červenou tečkou v pravém dolním rohu ikony e-mailu). Po dokončení mazání dialogové okno zavřete.

Poznámky:
  • Chcete-li odstranit konkrétní duplikáty, jednoduše je zaškrtněte v Duplicitní seznam e-mailů a potom klepněte na tlačítko vymazat .
  • E-maily jsou považovány za duplikáty, pokud jsou předmět, tělo a názvy příloh stejné. Aby byl e-mail klasifikován jako duplikát, musí být splněna všechna tři kritéria.

Odstraňte, přesouvejte nebo kategorizujte duplicitní e-maily v určených složkách

Kromě dvou výše uvedených funkcí, Kutools pro aplikaci Outlook nabízí také funkci tzv Pokročilé duplikáty. Tato funkce dokáže více než jen odstranit duplicitní e-maily v určených složkách na základě vašich nastavených filtrů; umožňuje také přesun a kategorizaci těchto duplikátů.

1. Po instalaci Kutools for Outlook vyberte Kutools > Duplikát > Pokročilé duplikování.

2. V Duplicitní e-maily – krok 1 průvodce, musíte nakonfigurovat následovně.

2.1) Vyberte e-mailové složky, ze kterých chcete odstranit duplikáty.
2.2) Klikněte na Další: Vyberte pole pro filtrování duplicitních e-mailů tlačítko pro pokračování.
Tipy:
  • Pravým tlačítkem myši na Název složky můžete snadno zkontrolovat, zrušit zaškrtnutí, vybrat, zrušit výběr, rozbalit nebo sbalit všechny složky podle potřeby pomocí možností kliknutí pravým tlačítkem.
  • Vybrané složky jsou uvedeny na pravé straně průvodce a zprávy v horní složce budou mít prioritu, aby byly zachovány.
  • Můžete vybrat jednu ze složek a poté kliknout na kteroukoli ikonu přesunu pro změnu uspořádání vybrané složky podle potřeby.
  • Složku můžete odstranit tak, že ji vyberete a kliknete na Vymazat .

3. Nyní se dostanete do Duplicitní e-maily – krok 2 kouzelník. V tomto průvodci musíte zadat podmínky pro určení duplicitních e-mailů a kliknout na Další: Vyberte pole, která mají být uvedena ve výsledcích .

Tipy:
  • Projekt Tělo, Připevnění a Předmět pole jsou standardně zaškrtnuta. E-maily budou považovány za duplikáty pouze v případě, že jsou všechny tyto tři podmínky splněny. V případě potřeby můžete zadat vlastní pole.
  • Pokud chcete najít duplicitní e-maily ve vybraných složkách, zaškrtněte Vyhledávání duplicitních zpráv ve složkách box. V opačném případě bude vyhledávání duplicitních e-mailů omezeno na jednotlivé složky.

4. V Duplicitní e-maily – krok 3 průvodce, vyberte jeden režim zobrazení výsledků a klepněte na Spusťte filtrování .

Tipy:
  • Projekt Automaticky možnost je ve výchozím nastavení vybrána, což znamená, že cesta k souboru, předmět a tělo pole budou uvedena ve výsledku filtru.
  • Můžete určit pole, která chcete zobrazit ve výsledku filtru. Stačí vybrat Zvyk a poté zaškrtněte pole, která potřebujete v Nastavení duplicitních e-mailů dialogové okno a uložte nastavení
  • Pokud zvolíte Vybraná duplicitní kritéria možnost, ve výsledcích filtru se zobrazí pole podmínek, která jste zadali v kroku 3.

5. V Duplicitní e-maily – krok 4 čaroděj, a Kutools pro aplikaci Outlook Nejprve se objeví dialogové okno, které vám připomene dokončení filtru, klikněte na OK knoflík. Poté se v průvodci zobrazí seznam všech duplicitních e-mailů ve vybraných složkách. Poté můžete duplicitní e-maily odstranit, přesunout nebo kategorizovat následovně.

Odstraňte všechny duplicitní e-maily

Chcete-li odstranit všechny duplicitní e-maily, nakonfigurujte prosím následovně v Duplicitní e-maily – Krok 4 Průvodce.

  1. Klepněte na tlačítko Způsoby, jak zacházet s duplicitními e-maily z rozevíracího seznamu vyberte Odstranit (přesunout do složky Odstraněná pošta) možnost a poté klikněte na Poslat životopis .
  2. To vyvolá a Kutools pro aplikaci Outlook v dialogovém okně s informacemi o tom, kolik duplicitních e-mailů bylo odstraněno, klikněte na OK zavřete dialogové okno. Uvidíte duplicitní e-maily kromě vyhrazeného e-mailu (jeden s červenou tečkou zobrazenou v pravém dolním rohu ikony e-mailu) uvedené v průvodci s přidaným přeškrtnutím.
    Tip: Tyto e-maily s přidaným přeškrtnutím byly odstraněny ze zadaných složek.
  3. Klepněte na tlačítko Hotovo pro zavření průvodce.
Přesuňte všechny duplicitní e-maily

Pokud potřebujete všechny duplicitní e-maily přesunout do zadané složky místo jejich odstranění, můžete postupovat následovně:

  1. Klepněte na tlačítko Způsoby, jak zacházet s duplicitními e-maily z rozevíracího seznamu vyberte Přesunout duplikáty (kromě vyhrazených) or Přesunout všechny duplikáty (včetně vyhrazených) možnost a poté klikněte na Poslat životopis .
    Tip: Vyhrazený e-mail je ten, u kterého se v pravém dolním rohu ikony e-mailu zobrazuje červená tečka.
  2. A Vyberte prosím složky Pokud se objeví dialogové okno, musíte vybrat nebo vytvořit složku pro uložení duplikátů a poté kliknout na OK .
  3. Pak Kutools pro aplikaci Outlook Zobrazí se dialogové okno s informacemi o tom, kolik duplicitních e-mailů bylo přesunuto, klikněte OK zavřete dialogové okno. Uvidíte duplicitní e-maily uvedené v průvodci s přeškrtnutím.
    Tip: Tyto e-maily s přidaným přeškrtnutím byly přesunuty do zadané složky.
  4. Klepněte na tlačítko Hotovo pro zavření průvodce.
Kategorizovat všechny duplicitní e-maily

Chcete-li zařadit všechny duplicitní e-maily do kategorií, musíte provést následující:

  1. Klepněte na tlačítko Způsoby, jak zacházet s duplicitními e-maily z rozevíracího seznamu vyberte Přidat kategorie (včetně vyhrazených) možnost a poté klikněte na Poslat životopis .
    Tip: Vyhrazený e-mail je ten, u kterého se v pravém dolním rohu ikony e-mailu zobrazuje červená tečka.
  2. V otvoru Barevné kategorie dialogovém okně, zaškrtněte jednu nebo více kategorií podle potřeby a potom klepněte na OK.
    Poznámka: Pokud kategorie používáte poprvé, a Přejmenovat kategorii se otevře dialogové okno, můžete si vybrat, zda chcete vybranou kategorii přejmenovat nebo ne na základě vašich potřeb.
  3. Pak Kutools pro aplikaci Outlook Objeví se dialogové okno, které vám řekne, kolik duplicitních e-mailů bylo kategorizováno, klikněte OK zavřete dialogové okno. Uvidíte duplicitní e-maily uvedené v průvodci s přeškrtnutím.
    Tip: U všech uvedených duplikátů, včetně rezervovaných, byla přidána zadaná kategorie.
  4. Klepněte na tlačítko Hotovo pro zavření průvodce.
Poznámky:

Kromě mazání, přesouvání nebo kategorizace všech duplicitních e-mailů uvedených v průvodci můžete také pomocí nabídky pravého tlačítka myši spravovat konkrétní položky podle svého výběru.

Odstraňte, přesuňte nebo kategorizujte všechny duplikáty v duplicitní skupině

Pokud chcete zpracovat všechny duplikáty v určité duplicitní skupině, klikněte pravým tlačítkem na název skupiny a vyberte požadovanou možnost.

  1. Výběrem libovolné možnosti v nabídce po kliknutí pravým tlačítkem se zobrazí okno s výzvou k potvrzení akce, klepněte na Pokračovat Pokud chcete pokračovat, klikněte na tlačítko Zrušit.
  2. Dále musíte vzít na vědomí následující
    • Pokud se rozhodnete kategorizovat všechny zaškrtnuté položky v aktuální skupině, po potvrzení akce, a Barevné kategorie Zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete přiřadit kategorie barev.
    • Pokud se rozhodnete přesunout všechny zaškrtnuté položky v aktuální skupině, po potvrzení akce, a Vyberte prosím složky Zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete vybrat cílovou složku.
    • Pokud se rozhodnete odstranit všechny zaškrtnuté položky v aktuální skupině, po potvrzení akce budou všechny duplikáty kromě vyhrazeného emailu okamžitě odstraněny.

Smazat, přesunout nebo kategorizovat určitý duplikát ve skupině duplicit

Pokud chcete zpracovat pouze určitý duplicitní e-mail v duplicitní skupině, klikněte na tento duplikát pravým tlačítkem a vyberte požadovanou možnost. Viz snímek obrazovky:

  1. Výběrem libovolné možnosti (kromě možnosti Nastavit jako vyhrazený e-mail) v nabídce po kliknutí pravým tlačítkem se zobrazí okno s výzvou k potvrzení akce. Pokračovat Pokud chcete pokračovat, klikněte na tlačítko Zrušit.
  2. Dále musíte vzít na vědomí následující
    • Pokud se rozhodnete přesunout tuto položku, po potvrzení akce, a Vyberte prosím složky Zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete vybrat cílovou složku.
    • Pokud se rozhodnete kategorizovat tuto položku, po potvrzení akce, a Barevné kategorie Zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete přiřadit kategorie barev.
    • Pokud se rozhodnete odstranit tuto položku, po potvrzení akce budou všechny duplikáty kromě vyhrazeného emailu okamžitě odstraněny.

Změňte rezervovaný e-mail

Pokud potřebujete změnit vyhrazený e-mail, klikněte pravým tlačítkem na duplicitní e-mail, který chcete nastavit jako nový vyhrazený e-mail, a z kontextové nabídky vyberte možnost Nastavit jako vyhrazený e-mail.

Při příštím hledání duplicitních e-mailů můžete snadno použít stejná nastavení

Jakmile použijete pokročilou funkci Duplicate, zachová si poslední konfigurace, což vám umožní snadno použít stejná nastavení, až budete příště hledat duplicitní e-maily. Chcete-li to provést, jednoduše vyberte Kutools > Duplikát > Pokročilé duplikování a v Duplicitní e-maily – krok 1 průvodce, klikněte na Spusťte filtrování .


Nejlepší nástroje pro produktivitu v kanceláři

Kutools pro aplikaci Outlook - Více než 100 výkonných funkcí, které doplní váš Outlook

???? Automatizace e-mailu: Mimo kancelář (k dispozici pro POP a IMAP)  /  Naplánujte odesílání e-mailů  /  Automatická kopie/skrytá kopie podle pravidel při odesílání e-mailu  /  Automatické přeposílání (pokročilá pravidla)   /  Automatické přidání pozdravu   /  Automaticky rozdělte e-maily pro více příjemců na jednotlivé zprávy ...

📨 Email management: Snadné vyvolání e-mailů  /  Blokujte podvodné e-maily podle předmětů a dalších  /  Odstranit duplicitní e-maily  /  pokročilé vyhledávání  /  Konsolidovat složky ...

📁 Přílohy ProDávkové uložení  /  Dávkové odpojení  /  Dávková komprese  /  Automaticky uložit   /  Automatické odpojení  /  Automatické komprimování ...

???? Rozhraní Magic: 😊 Více pěkných a skvělých emotikonů   /  Zvyšte produktivitu své aplikace Outlook pomocí zobrazení s kartami  /  Minimalizujte aplikaci Outlook namísto zavírání ...

???? Zázraky na jedno kliknutí: Odpovědět všem s příchozími přílohami  /   E-maily proti phishingu  /  🕘Zobrazit časové pásmo odesílatele ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakty a kalendář: Dávkové přidání kontaktů z vybraných e-mailů  /  Rozdělit skupinu kontaktů na jednotlivé skupiny  /  Odeberte připomenutí narozenin ...

Přes 100 Vlastnosti Očekávejte svůj průzkum! Kliknutím sem zobrazíte další informace.

Více       Stažení zdarma      Nákup
 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations