Organize Document Group - Správa dokumentů pomocí skupin v aplikaci Word

Kutools for WordJe Uspořádejte skupinu dokumentů funguje jako náš správce dokumentů, který nám může efektivně a pohodlně pomoci spravovat všechny dokumenty, které byly seskupeny do skupiny dokumentů. S Uspořádejte skupinu dokumentů nástroj, můžeme snadno vytvářet nové skupiny dokumentů, přetahovat a přesouvat dokumenty mezi různými skupinami, přejmenovávat dokumenty a skupiny dokumentů atd.

Seznam všech skupin dokumentů ve stromovém zobrazení

Snadno vytvářejte nové skupiny dokumentů

Přesouvejte dokumenty mezi různými skupinami

Přejmenujte skupiny dokumentů a dokumenty

Odstraňte skupiny dokumentů a dokumenty

Vyčistěte chyby ve skupinách dokumentů

klikněte Kutools > Oblíbené > Uspořádejte skupinu dokumentů. Viz snímek obrazovky:

Seznam všech skupin dokumentů ve stromovém zobrazení

1. Pokud chcete uspořádat dokumenty, které jste přidali do skupiny, klikněte prosím Kutools > Oblíbené > Uspořádejte skupinu dokumentů povolit nástroj.

2. Uvidíte všechny skupiny dokumentů a dokumenty, které byly seskupeny Oblíbené jsou uvedeny v seznamu Uspořádejte skupinu dokumentů dialogové okno. Viz snímek obrazovky:

Poznámka. Chcete-li vybrat libovolný dokument v seznamu, uvidíte, že cesta k uložení tohoto dokumentu je zobrazena v podokně pod seznamem.

Snadno vytvářejte nové skupiny dokumentů

1. Klepněte na tlačítko Nový tlačítko na pravé straně dialogu k vytvoření nové skupiny. Viz snímek obrazovky.

2. Po kliknutí na tlačítko Nový tlačítko, zobrazí se dialogové okno, jak je znázorněno na následujícím snímku obrazovky. Přiřaďte této nové skupině název a klikněte na OK knoflík. Nově vytvořená skupina dokumentů bude uvedena také ve stromové struktuře.

Přesouvejte dokumenty mezi různými skupinami

Pokud chcete přesunout dokument ze skupiny do jiné skupiny dokumentů, můžete to provést následujícím způsobem.

1. Vyberte dokument, který chcete přesunout do jiné skupiny dokumentů, a klepněte na Pohyb tlačítko v dialogovém okně. Viz screenshot:

2. Poté se zobrazí a Vyberte skupinu dokumentů dialog. V tomto dialogovém okně můžete tento dokument přesunout do jakékoli existující skupiny dokumentů výběrem skupiny a následným kliknutím OK. Nebo se přesuňte do nové skupiny kliknutím na Nový knoflík. Můžete také přetáhnout dokument a přesouvat se mezi různými skupinami dokumentů v Uspořádejte skupinu dokumentů seznam.

Přejmenujte skupiny dokumentů a dokumenty

Pomocí tohoto nástroje můžete přejmenovat skupiny dokumentů i dokumenty.

1. Vyberte skupinu dokumentů nebo dokument, který chcete přejmenovat, a klepněte na Přejmenovat tlačítko, název skupiny dokumentu nebo dokumentu bude ve stromové struktuře upravitelný a poté zadejte nový název.

Poznámka: tento Přejmenovat Tato funkce změní pouze název označený ve skupině, ani název dokumentu. Například pokud máte dokument s názvem „Soubor.doc„Který byl přidán do skupiny a byl přejmenován na„SOUBOR2.doc“Pomocí Přejmenovat Funkce v Uspořádejte skupinu dokumentů. Po přejmenování dokumentu, když přejdete do složky souborů tohoto dokumentu, zjistíte, že název dokumentu je stále „SOUBOR2.doc“. Takže Přejmenovat Funkce v Uspořádejte skupinu dokumentů změní pouze název dokumentu, který má být uveden ve skupině.

Odstraňte skupiny dokumentů a dokumenty

Pokud chcete odebrat skupiny dokumentů nebo dokument ze skupiny, stačí ve stromové struktuře vybrat skupinu dokumentů nebo dokument, který chcete odebrat, a poté kliknout Vymazat v dialogu. Viz screenshot:

Poznámka: ο Vymazat funkce pouze odebrat dokument ze skupiny, dokumenty stále existují ve vašem počítači

Vyčištění chyb během skupin dokumentů

Někdy to může způsobit chyby v Oblíbené seskupit z následujících důvodů:

Dokument již zůstal ve skupině a vy jste změnili cestu ukládání tohoto dokumentu (byl přesunut do jiné složky se soubory, byl přejmenován ve složce nebo byl odstraněn z počítače).

1. Například po přidání dokumentu do skupiny dokumentů, když přesunete tento dokument do jiné složky v počítači, se dokument v Oblíbené skupina bude mít nefunkční odkaz zobrazený na. Viz screenshot:

2. Nyní tento dokument nemůžete otevřít přímo ze skupiny. Musíte jít do Uspořádejte skupinu dokumentů dialogové okno a klikněte na Vyčistěte chyby tlačítko k vyčištění chyby ze skupin dokumentů

3. Po kliknutí Chyba čištění, uvidíte výsledek, jak ukazují níže uvedené snímky obrazovky: