Jak zmenšit velikost poštovní schránky v aplikaci Outlook?

Spousta e-mailových zpráv zpomalí výkon Outlooku. V tomto tutoriálu představí několik metod, jak zmenšit velikost poštovní schránky, aby se zvýšila produktivita aplikace Outlook,

Poznámka: Než vyzkoušíte uvedená řešení, ujistěte se, že jste vytvořili úplnou zálohu souborů PST aplikace Outlook.

Všechny metody uvedené v tomto kurzu jsou provozovány v Outlooku 2021, v různých verzích Outlooku mohou být určité rozdíly.

Najděte a odstraňte velké e-maily a přílohy

Metoda 1 Seřaďte e-maily podle velikosti

Metoda 2 Vyhledejte e-mail podle velikosti

Použití Vyčištění poštovní schránky

Vyprázdnit smazané položky

Přesunout staré e-maily do archivního souboru

Komprimujte datový soubor aplikace Outlook

Archivujte starší datový soubor aplikace Outlook

Vyčistit nadbytečné zprávy

Najděte a odstraňte velké e-maily a přílohy

Existují dva způsoby, jak rychle najít velké e-maily a přílohy.

Metoda 1 Seřaďte e-maily podle velikosti

V aplikaci Outlook obecně třídíte e-maily podle data přijetí, vlastně také můžete třídit e-maily podle jejich velikosti.

2. Poté přejděte na Podle data rozbalovací seznam, zvolte Velikost.

Nyní jsou všechny e-maily ve složce seřazeny podle velikosti a Outlook automaticky seskupuje e-maily podle velikosti do 4 skupin.

Poté můžete odstranit velké e-maily.

Metoda 2 Vyhledejte e-mail podle velikosti

1. V seznamu složek účtu přejděte na Hledání složkya klikněte na něj pravým tlačítkem Nová vyhledávací složka.

2. Pak v Nová vyhledávací složka dialog, přejděte na Organizace pošty a klepněte na tlačítko Velká pošta, poté klepněte na tlačítko Vybrat otevřete dialogové okno Velikost pošty a uveďte alespoň malou velikost na základě kterých chcete najít e-maily. Klikněte OK > OK zavřete dialogy.

Nyní můžete vidět, že se vytvořila nová složka a všechny e-maily, jejichž velikost je větší než 50 kb, jsou uvedeny v této nové složce, můžete je procházet a odstranit e-maily, které již nepotřebujete.

Použití Vyčištění poštovní schránky

Nástroj Mailbox Cleanup je velmi užitečný pro zmenšení velikosti poštovní schránky. S tím můžete vyprázdněte složku Odstraněná pošta pro uvolnění místa a také můžete kliknout Auto Archiv přesunout starší e-maily do archivního souboru.

klikněte Soubor klepněte na kartu Tools > Čištění poštovní schránky..

Vyprázdnit smazané položky

klikněte Zobrazit velikost smazaných položek vidět velikost Odstraněná složkaa poté se vraťte ke kliknutí Prázdný pro trvalé odstranění položek ve složce Odstraněná pošta.

Přesunout staré e-maily do archivního souboru

klikněte Auto Archiv tlačítko pro přesun starých položek do archivních souborů na aktuálním počítači.

Komprimujte datový soubor aplikace Outlook

V aplikaci Outlook můžete ručně komprimovat datový soubor aplikace Outlook (PST).

1. cvaknutí Soubor klepněte na kartu Nastavení účtu > Nastavení účtu.

2. V dialogovém okně Nastavení účtu klikněte na Datový soubor kartu vyberte jeden účet že chcete komprimovat jeho datový soubor, klepněte na Nastavení.

3. V dialogovém okně Datový soubor aplikace Outlook klepněte na Kompaktní nyní. Klikněte na OK.

Archivujte starší datový soubor aplikace Outlook

1. cvaknutí Soubor > možnostia v okně Možnosti klepněte na pokročilý kartu v levém podokně a poté klepněte Nastavení automatické archivace.

2. V dialogovém okně Automatická archivace zaškrtněte RAutomatická archivace každých n dnía poté určete tuto možnost a další možnosti podle potřeby, jako např Vyčistěte položky než. Poté klikněte na OK > OK.

Vyčistit nadbytečné zprávy

Použití skupiny funkcí Vyčistit k odstranění nadbytečných zpráv ve vybraných konverzacích, složkách nebo podsložkách

Vyberte složky nebo konverzace a klikněte Domů a na kartě Vymazat skupiny, vyberte jednu funkci z rozevíracího seznamu Uklidit.