Vydejte se na transformační cestu s Kutools' AI Mail Assistant, kde se váš Outlook stane nejen e-mailovým klientem, ale také majákem efektivity, přehlednosti a přehledu. Tento průkopnický nástroj překonává tradiční správu e-mailů a nabízí kombinaci sofistikovanosti a jednoduchosti, která nově definuje vaši komunikaci. Využitím výkonu pokročilých modelů umělé inteligence, jako jsou GPT-3.5 a GPT-4, zvyšuje AI Mail Assistant každý aspekt vašeho e-mailového zážitku. Přináší do popředí čtyři klíčové vlastnosti: Odpovědět na e-maily, s tak jemnými odpověďmi, že se cítí osobně vytvořené vámi; Optimalizujte e-maily, upřesnění vašeho sdělení pro maximální dopad; Shrnutí e-mailem, destilace složitých vláken do stručných přehledů; a Přeložit e-maily, bez námahy odbourává jazykové bariéry. Toto není jen vylepšení vaší e-mailové rutiny; jde o celkovou opravu.

Co je AI Mail Assistant v Kutools pro Outlook?

Proč si pro svůj Outlook vybrat AI Mail Assistant?

Jak nastavit AI Mail Assistant pro vylepšenou efektivitu e-mailu?

• Krok 1: Nainstalujte AI Mail Assistant
• Krok 2: Aktivace funkce AI Mail Assistant
• Krok 3: Konfigurace nastavení AI Mail Assistant pro osobní použití
  • Nastavení pro konfiguraci AI
  • Nastavení pro akci
  • Nastavení pro znalosti

Použijte AI Mail Assistant ve svém pracovním postupu s příklady

• Odpovědět na e-maily: Vytvoření odpovědi analýzou minulé e-mailové komunikace
• Optimalizujte e-maily: Přeformulování e-mailu pro srozumitelnost
• Shrnutí e-mailem: Shrnutí dlouhého e-mailového vlákna pro rychlé pochopení
• Přeložit e-maily: Překlad e-mailu od zahraničního klienta do vámi preferovaného jazyka

Tipy pro maximalizaci efektivity AI Mail Assistant

Co je AI Mail Assistant v Kutools pro Outlook?

Kutools' AI Mail Assistant, vynikající mezi 100+ pokročilé funkce Kutools pro aplikaci Outlook, je mistrovské dílo, které vytvořil ExtendOffice. Představuje vrchol e-mailových inovací, spojuje možnosti modelů umělé inteligence, jako jsou GPT-3.5 a GPT-4, s každodenními potřebami uživatelů aplikace Outlook. The AI Mail Assistant transformuje váš Outlook pomocí čtyř klíčových funkcí:

• Odpovědět na e-maily: Vytvářejte odpovědi, které odrážejí váš osobní styl a tón, díky čemuž bude každá odpověď vypadat, jako by přišla přímo od vás, díky svým schopnostem hlubokého učení.
• Optimalizujte e-maily: Vylepšete své e-maily, abyste zajistili srozumitelnost a profesionalitu, aplikujte pokročilé jazykové modely k vylepšení a vyleštění vaší zprávy.
• Shrnutí e-mailem: Nabízejte stručné shrnutí dlouhých e-mailových vláken a využívá zpracování přirozeného jazyka k extrakci a prezentaci klíčových bodů, což vám ušetří čas a námahu.
• Přeložit e-maily: Odstraňte jazykové bariéry překladem e-mailů do více jazyků pomocí sofistikovaných jazykových modelů pro přesné a kontextově relevantní překlady.

Integrací těchto funkcí do vaší každodenní e-mailové rutiny AI Mail Assistant nejen zefektivní váš pracovní postup, ale také obohatí vaši komunikaci a zajistí, že každý odeslaný nebo přijatý e-mail splňuje nejvyšší standardy účinnosti a efektivity.

Proč si pro svůj Outlook vybrat AI Mail Assistant?

V dnešním uspěchaném digitálním světě je efektivní komunikace klíčová. The AI Mail Assistant využívá špičkovou technologii AI, aby zajistila, že vaše e-maily nebudou jen čteny, ale také vnímány, pochopeny a oceněny. Jde o to pozvednout vaši e-mailovou hru a učinit každou interakci smysluplnější a účinnější. Ať už spravujete záplavu denních e-mailů nebo se soustředíte na jednu kritickou zprávu, AI Mail Assistant je vaším strategickým partnerem, který vám zajistí, že budete v komunikační hře napřed. Zde jsou některé z klíčové benefity tato funkce nabízí:

⚙️ Bezproblémová integrace s aplikací Outlook: Navrženo výhradně pro aplikaci Outlook, vylepšuje váš e-mailový zážitek ve známém prostředí a zajišťuje intuitivní a efektivní pracovní postup.

???? Personalizované e-mailové odpovědi: Využitím modelů umělé inteligence, jako jsou GPT-3.5, GPT-4 a Gemini, vytváří odpovědi, které odrážejí váš jedinečný styl a tón, a zajišťuje, že každý e-mail bude vypadat osobně napsaný vámi.

✏️ Vyšší srozumitelnost a profesionalita: Využívá pokročilé jazykové modely k optimalizaci vašich e-mailů a zaručuje srozumitelnost a profesionalitu v každé zprávě, kterou odešlete.

📄 Efektivní e-mailová sumarizace: Využívá zpracování přirozeného jazyka, aby poskytl stručné shrnutí dlouhých e-mailových vláken, extrahuje a prezentuje pouze základní informace.

???? Schopnosti jazykového překladu: Odstraňuje jazykové bariéry pomocí sofistikovaných modelů pro přesné překlady, takže globální komunikace je snadná.

🔄 Adaptivní učení: Průběžně se učí z vašeho e-mailového chování a preferencí, aby se lépe přizpůsobil vašim potřebám a postupem času vylepšuje svou pomoc pro ještě personalizovanější podporu při používání funkce Odpovědět na e-maily. Tento systém se přizpůsobuje tak, aby zvýšil přesnost vašich odpovědí na základě vašich interakčních vzorců a zajišťuje, že odpovědi budou přesnější a přizpůsobené vašemu komunikačnímu stylu, což v konečném důsledku povede k efektivnější a efektivnější správě e-mailů.

⏰ Automatizace šetřící čas: Automatizuje rutinní e-mailové úlohy, jako je organizace e-mailů a plánování následných kroků, uvolňuje váš čas na důležitější úkoly a zvyšuje celkovou produktivitu.

🖥️ Uživatelsky přívětivé rozhraní: Obsahuje intuitivní a snadno ovladatelné rozhraní, které uživatelům všech technických úrovní usnadňuje správu e-mailů a komunikaci.

🔐 Vylepšené soukromí a zabezpečení: Používá nejnovější šifrovací a bezpečnostní protokoly, aby zajistila ochranu vašich e-mailových dat, což vám dává klid na bezpečnost vaší komunikace.

Jak nastavit AI Mail Assistant pro vylepšenou efektivitu e-mailu?

Transformace vaší e-mailové zkušenosti s AI Mail Assistant je jen pár kroků odtud. Zde vám ukážeme krok za krokem průvodce, jak nastavit AI Mail Assistant ve vašem Outlooku.

Krok 1: Nainstalujte AI Mail Assistant

Přejděte na stránku pro stažení stáhnout a nainstalovat Kutools pro aplikaci Outlook.

Krok 2: Aktivujte funkci AI Mail Assistant

1. Po instalaci Kutools pro aplikaci Outlook, Jděte na Kutools kartu a klepněte na tlačítko AI Mail Assistant.

2. AI Mail Assistant podokno se zobrazí v pravé části okna aplikace Outlook.

3. A zároveň, Průvodce AI Mail Assistant objeví se dialog. Představuje čtyři funkce, které AI Mail Assistant nabízí. Klikněte na další tlačítko pro pokračování.

Poznámka: Toto vyskakovací dialogové okno se zobrazí pouze při první aktivaci AI Mail Assistant. Pokud budete chtít v budoucnu znovu získat přístup k této příručce, jednoduše klikněte na .

4. Další Průvodce AI Mail Assistant objeví se dialog. Představuje Podmínky použití tohoto nástroje. Klikněte OK pro uzavření dialogu. Nebo klikněte Zpět pro návrat do předchozího dialogu Průvodce AI Mail Assistant.

Krok 3: Nakonfigurujte nastavení AI Mail Assistant pro osobní použití

V podokně AI Mail Assistant klikněte na Konfigurace AI ikonu pro otevření Nastavení AI dialogové okno. Nastavení můžete nakonfigurovat ve třech aspektech: Konfigurace AI, Akce, a vědomosti.

Nastavení pro konfiguraci AI

Přejít na Konfigurace AI záložka Nastavení AI dialogové okno a postupujte podle následujících kroků:

1. Vyberte poskytovatele AI (OpenAI, GoogleAInebo AzureAI) Od Poskytovatel AI rozbalovací seznam.

2. Zkopírujte a vložte klíč API do Klíč API Textové pole.

3. Vyberte model (gpt-3.5-turbo, gpt-4-turbo-previewnebo GPT-4) Od Model rozbalovací seznam.

4. Nakonec klikněte na Uložit .

Nastavení pro akci

Po nakonfigurování informací o poskytovateli AI přejděte na Akce k definování role modelu a zadání úkolů, které by měl v rámci této role provádět.

v Akce v sekci jsou čtyři záložky: Odpovědět na e-maily, Optimalizujte e-maily, Shrnutí e-mailem, a Přeložit e-maily. Přejděte na každou kartu a upravte ji Výzva k roli a Příkazový řádek podle vašich preferencí.

Příklad konfigurace Akce

Například chci přeložit e-mail do Francie. Můžete postupovat následovně:

1. Přejděte na Přeložit e-maily v Akce sekce.
2. Upravit Příkazový řádek v textovém poli.
   Zde změňte text "Přeložte prosím následující obsah do čínština:“ k textu “Přeložte prosím následující obsah do Francie:".
3. Klepněte na tlačítko Uložit .

Poznámka: Pokud chcete použít výchozí Výzva k roli a Příkazový řádek znovu klikněte na resetovat .

Nastavení pro znalosti

Chcete-li zvýšit přesnost a kontextovou relevanci odpovědí AI, přejděte na stránku vědomosti přidat historické e-maily.

Jaká je role znalostí?

Projekt vědomosti funguje jako centralizovaná lokální databáze ukládající historická e-mailová data. Zlepšuje přesnost a kontextovou relevanci Al odpovědí analýzou a učením se z minulé e-mailové komunikace.

Využití znalostí

Můžeš ručně přidat historické e-maily do znalostí. Nebo povolit funkci automatického přidávání takže e-maily jsou po odeslání okamžitě přidány do znalostí, což pomáhá systému Al lépe se učit a přizpůsobovat.

Přidat ručně

1. Klepněte na tlačítko Přidat ručně .

2. Ve vyskakovacím okně Přidat ručně vyberte e-maily, které se chcete naučit, a klikněte OK.

• Vybrat všechny e-maily účtu, zaškrtněte políčko před účtem
• Vybrat e-maily jeden po druhém, zaškrtněte políčko před e-mailem.
• Vybrat e-maily za poslední měsíc, Klepněte na tlačítko Nedávné měsíční e-maily odkaz;
  Nebo vybrat e-maily za poslední rok, Klepněte na tlačítko Nedávné jednoroční e-maily odkaz.

3. Zobrazí se dialogové okno, které vám připomene počet e-mailů, které je třeba naučit. Klikněte Ano.

4. Objeví se další dialogové okno, které vám připomene počet e-mailů, které byly úspěšně naučeny. Klikněte OK.

Automaticky přidat

1. Zkontrolovat Automaticky přidat checkbox.
2. Vyberte e-mailové adresy, jejichž e-maily chcete přidat, zaškrtnutím políčka vedle každé adresy.
3. Klepněte na tlačítko Uložit .

Použijte AI Mail Assistant ve svém pracovním postupu s příklady

Po konfiguraci AI Mail Assistant, nyní můžete používat čtyři klíčové funkce AI Mail Assistant.

• Odpovědět na e-maily
• Optimalizujte e-maily
• Shrnutí e-mailem
• Přeložit e-maily

Odpovědět na e-maily: Vytvoření odpovědi analýzou minulé e-mailové komunikace

Představte si, že jste obdrželi e-mail od klienta s žádostí o podrobné informace o projektu, o kterém jste diskutovali před týdny. Místo ručního procházení e-mailů použijete AI Mail Assistant's Odpovědět na e-maily Vlastnosti. Analýzou vaší minulé e-mailové komunikace vytváří umělá inteligence komplexní a koherentní odpověď, která zachycuje všechny potřebné podrobnosti o projektu, odráží váš osobní tón a zajišťuje kontinuitu vaší komunikace.

1. Po výběru e-mailu nebo textu v e-mailu, na který chcete odpovědět, klikněte na Odpovědět na e-maily ikona v AI Mail Assistant panel.

2. Klepněte na tlačítko Generovat .

3. Můžete vidět, že vygenerovaná odpověď se automaticky vloží do těla e-mailu jako koncept.

Optimalizace e-mailů: Přeformulování e-mailu pro srozumitelnost

Před odesláním důležitého e-mailu se rozhodnete upravit jeho obsah pro lepší přehlednost a dopad. Vyberte svůj koncept a klikněte na Optimalizujte e-maily ikona, AI Mail Assistant přeformuluje vaši zprávu tak, aby byla stručnější, přesvědčivější a profesionálnější. Tím zajistíte, že váš návrh bude nejen dobře přijat, ale také plně pochopen, čímž se zvýší vaše šance na pozitivní odpověď.

1. Po výběru konceptu e-mailu nebo textu v konceptu e-mailu, který chcete přeformulovat, klepněte na Optimalizujte e-maily ikona v AI Mail Assistant panel.

2. Klepněte na tlačítko Generovat .

3. Po vygenerování optimalizovaného obsahu klikněte na Vložit tlačítko pro vložení do těla e-mailu.

Shrnutí e-mailu: Shrnutí dlouhého e-mailového vlákna pro rychlé pochopení

Tváří v tvář dlouhému e-mailovému vláknu, které zahrnuje různé účastníky a diskutované body, se obrátíte na AI Mail Assistant's Shrnutí e-mailem Vlastnosti. Jediným kliknutím nástroj destiluje vlákno do stručného shrnutí a zvýrazní klíčová rozhodnutí a činnosti. Toto shrnutí vám umožní rychle pochopit podstatu diskuse, aniž byste museli probírat celý dlouhý e-mail.

1. Po výběru e-mailu nebo textu v e-mailu, který chcete shrnout, klikněte na Shrnutí e-mailem ikona v AI Mail Assistant panel.

2. Klepněte na tlačítko Generovat .

3. Můžete vidět, že shrnutí e-mailu bylo úspěšně vygenerováno.

Přeložit e-maily: Překlad e-mailu od zahraničního klienta do vámi preferovaného jazyka

Přijetí důležitého e-mailu od zahraničního klienta v jazyce, kterému zcela nerozumíte, využijete Přeložit e-maily rysem AI Mail Assistant. Výběrem textu a zahájením překladu poskytuje AI přesný a kontextově relevantní překlad do vašeho preferovaného jazyka. To nejen odstraňuje jazykové bariéry, ale také zajišťuje, že můžete vhodně reagovat a udržovat plynulou komunikaci.

1. Po výběru e-mailu nebo textu v e-mailu, který chcete přeložit, klikněte na Přeložit e-maily ikona v AI Mail Assistant panel.

2. Klepněte na tlačítko Generovat .

3. Můžete vidět, že přeložený obsah byl úspěšně generován.

Tipy pro maximalizaci efektivity AI Mail Assistant