Plánování e-mailů pomocí aplikace Outlook výrazně zvyšuje efektivitu vaší komunikace, zejména při interakci s lidmi v různých časových pásmech. Tato operace zajišťuje, že se vaše e-maily odesílají v době, kdy je příjemci s největší pravděpodobností čtou, čímž se zabrání tomu, aby vaše zprávy byly přehlédnuty nebo ztraceny mezi mnoha dalšími. V tomto článku se podělíme o tipy, jak naplánovat nebo odložit odesílání e-mailů v aplikaci Outlook na různých platformách: Windows, Web, Mac a Mobile.

Naplánujte nebo odložte odesílání e-mailů v Outlooku pro Windows

• Naplánujte si odeslání jednoho e-mailu pomocí funkce Zpožděné doručení
• Odložte odesílání všech e-mailů vytvořením pravidla
• Jak sledovat naplánované e-maily?

Naplánujte nebo odložte odesílání e-mailů v Outlooku na webu

• Naplánujte odeslání e-mailu pomocí funkce Naplánovat odeslání
• Zrušte odesílání e-mailu pomocí funkce Vrátit zpět odeslání

Naplánujte nebo odložte odesílání e-mailů v Outlooku pro Mac

Naplánujte nebo odložte odesílání e-mailů v Outlooku na mobilu

Nejčastější dotazy

Video: Naplánujte nebo odložte odesílání e-mailů v aplikaci Outlook

Naplánujte nebo odložte odesílání e-mailů v Outlooku pro Windows

V této části poskytneme komplexního průvodce, který pečlivě popisuje proces plánování a odkládání odesílání jednotlivých e-mailů a také nastavení výchozích zpoždění pro všechny odchozí e-maily v aplikaci Outlook pro Windows.

Naplánujte si odeslání jednoho e-mailu pomocí funkce Zpožděné doručení

Outlook's Zpoždění dodávky je výkonná funkce speciálně navržená pro plánování odesílání jednotlivých e-mailů. Umožňuje uživatelům vytvářet zprávy ve svém volném čase a plánovat je na konkrétní budoucí čas. Zde si ukážeme, jak toho využít Zpoždění dodávky funkce pro plánování odesílání jednotlivých e-mailů v aplikaci Outlook.

Krok 1: Vytvořte nový e-mail

Otevřete Outlook ve Windows a klikněte Nový Email pod Domů tab. Poté v okně nové zprávy vytvořte svůj e-mail jako obvykle vyplněním příjemce, předmětu a těla zprávy. Viz snímek obrazovky:

Krok 2: Otevřete funkci Delay Delivery a nastavte čas doručení

1. V okně nové zprávy klikněte na možnosti > Zpoždění dodávky, viz screenshot:
   
2. Když Nemovitosti se objeví dialogové okno v Nedoručujte dříve zadejte datum a čas, kdy chcete e-mail odeslat. Poté klikněte na zavřít tlačítko pro ukončení dialogu. Viz snímek obrazovky:
   

Krok 3: Vyplňte a odešlete e-mail

Dokončete psaní e-mailu a přidejte další potřebné přílohy nebo informace, které potřebujete. Klikněte Poslat tlačítko v okně zprávy. Naplánovaný e-mail zůstane v K odeslání složku, dokud nedosáhne zadané dodací lhůty. Viz snímek obrazovky:

Když je zpráva ve složce Pošta k odeslání, máte možnost ji podle potřeby upravit nebo odstranit.

Odložte odesílání všech e-mailů vytvořením pravidla

Odložení odeslání všech e-mailů může být docela užitečné, zvláště když chcete mít chvíli na kontrolu nebo zrušení e-mailu po stisknutí tlačítka Odeslat. Vytvořením pravidla v Outlooku můžete nastavit zpoždění pro všechny odchozí zprávy. Zde je podrobný návod, jak toho dosáhnout:

Krok 1: Otevřete Spravovat pravidla a upozornění v Outlooku

V hlavním okně aplikace Outlook klepněte na pravidla > Spravujte pravidla a upozornění vytvořte Domů karta, viz screenshot:

Krok 2: Vytvořte nové pravidlo

1. v Pravidla a upozornění , klepněte na tlačítko OK Nové pravidlo, viz screenshot:
   
2. A Průvodce pravidly se objeví v Začněte z prázdného pravidla , klikněte na Použít pravidlo na zprávy, které posílám a klepněte na tlačítko OK další.
   
3. Chcete-li odložit odesílání všech e-mailů, stačí kliknout další znovu bez kontroly jakýchkoli podmínek. Zobrazí se potvrzovací okno s dotazem, zda chcete, aby se toto pravidlo vztahovalo na každou odeslanou zprávu. Klikněte Ano.
   Pokud chcete zpožďovat e-maily, které splňují specifické podmínky, zaškrtněte příslušné políčko a nastavte pravidlo. (Chcete-li například zpozdit e-maily odeslané přes konkrétní účet, zaškrtněte políčko zadaného účtu a vyberte e-mailový účet.)
   
4. v Co chcete se zprávou udělat? box:
   1. Zkontrolujte možnost odložit doručení o několik minut z Krok 1: Vyberte akce seznam;
   2. Ve spodním panelu pod Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtržený text počet;
   3. v Odložené doručení zadejte počet minut, o které chcete zpozdit odesílání e-mailů (maximálně 120), a poté klikněte na OK.
      
5. Text odkazu nyní zobrazuje časový interval, po který bude aplikace Outlook odkládat odesílání e-mailů. Pokračujte prosím kliknutím další tlačítko, viz screenshot:
   
6. Pokud neexistují žádné výjimky z pravidla zpoždění, klikněte přímo další tlačítko bez kontroly jakýchkoli podmínek.
   Pokud existují nějaké výjimky z pravidla zpoždění, zadejte je v dalším okně. (Například možná nebudete chtít zdržovat e-maily s konkrétním slovem v předmětu, nastavte odpovídající pravidlo, které potřebujete.)
   
7. V posledním kroku své pravidlo pojmenujte a zaškrtněte Zapněte toto pravidlo a klepněte na tlačítko OK úprava .
   
8. Pokračujte kliknutím OK tlačítko v následujícím poli výzvy, viz snímek obrazovky:
   
9. Konečně klikněte na tlačítko OK v Pravidla a upozornění dialogové okno.

Výsledek:

Nyní, když kliknete na tlačítko Odeslat, budou všechny vaše e-maily uloženy ve složce Pošta k odeslání a budou zpožděny o zadaný počet minut.

Jak sledovat naplánované e-maily?

E-maily naplánované na pozdější doručení zůstanou ve vaší poště k odeslání. I když je to užitečné, může to také vést ke zmatkům kvůli nedostatku viditelných indikátorů ukazujících zpoždění doručení zpráv. V tomto případě je dobrým řešením přidání přizpůsobeného sloupce do složky Pošta k odeslání, který označuje naplánovaný čas e-mailu. V Outlooku to uděláte takto:

1. Otevři tvůj K odeslání složku a poté klikněte pravým tlačítkem na lištu s názvem sloupce a vyberte Výběr pole z kontextové nabídky viz screenshot:
   
2. v Výběr pole zaškrtněte políčko Pole Datum / Čas z rozevíracího seznamu a poté přetáhněte soubor Odložit do možnost do sloupce, konečně zavřít okno, viz ukázka níže:
   
3. Datum a čas naplánovaného e-mailu budou nyní viditelné v K odeslání složku, což vám umožní snadno zkontrolovat, kdy je každý e-mail nastaven k odeslání.
   

Naplánujte nebo odložte odesílání e-mailů v Outlooku na webu

Pokud používáte Outlook Online, je zajištěno, že vaše naplánované e-maily budou odeslány v předem určený den a čas, bez ohledu na to, zda máte Outlook Online otevřený nebo ne. V této části se podělíme o několik tipů a triků pro plánování e-mailů v Outlooku na webu

Naplánujte odeslání e-mailu pomocí funkce Naplánovat odeslání

Outlook Online nabízí snadno použitelnou funkci - Naplánovat odeslání, který vám umožňuje odesílat e-maily v konkrétní čas, který si zvolíte. Proveďte prosím následující kroky:

Krok 1: Přihlaste se do Outlooku na webu

Navštivte Web Outlook a přihlaste se pomocí svých přihlašovacích údajů.

Krok 2: Vytvořte nový e-mail

1. klikněte Nová zpráva tlačítko pro vytvoření nového e-mailu, viz snímek obrazovky:
   
2. Poté přidejte příjemce a předmět a vytvořte tělo e-mailu, jak potřebujete, viz snímek obrazovky:
   

Krok 3: Naplánujte si svůj e-mail

1. vybrat Naplánujte odeslání z rozevíracího seznamu Odeslat viz snímek obrazovky:
   
2. v Naplánujte odeslání vyberte jedno z navrhovaných dat a časů nebo klikněte na Vlastní čas nastavit vlastní datum a čas. Tady klikám Vlastní čas, viz screenshot:
   
3. v Nastavte vlastní datum a čas zadejte data a čas, kdy chcete e-mail odeslat. A pak klikněte Poslat tlačítko, viz screenshot:
   

Výsledek:

Nyní je váš naplánovaný e-mail uložen v dáma složku. A můžete vidět jasné upozornění, že jste naplánovali e-mail s datem a časem, kdy je naplánováno odeslání. Viz snímek obrazovky:

Když je zpráva ve složce Koncepty, můžete ji podle potřeby upravit nebo odstranit.

Zrušte odesílání e-mailu pomocí funkce Vrátit zpět odeslání

Byli jsme tam všichni: v okamžiku, kdy klikneme na Odeslat e-mailem, si o vteřinu později uvědomíme, že jsme udělali chybu. Může se jednat o překlep, zapomenutou přílohu nebo dokonce o odeslání nesprávnému příjemci. Naštěstí Outlook Online nabízí pohodlné řešení pro takové situace, funkci Undo Send. Tento výkonný nástroj může být záchranou a umožňuje vám stáhnout e-mail krátce po jeho odeslání. Zde je stručný návod, jak používat funkci Vrátit zpět odeslání v Outlooku Online.

Krok 1: Přihlaste se do Outlooku na webu

Navštivte Web Outlook a přihlaste se pomocí svých přihlašovacích údajů.

Krok 2: Povolte možnost Vrátit zpět odeslání

1. Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu aplikace Outlook online, viz snímek obrazovky:
   
2. v Nastavení v okně proveďte následující operace:
   1. klikněte Poštovní zásilka z levého panelu;
   2. Potom klepněte na tlačítko Napište a odpovězte ze středního panelu;
   3. Přejděte dolů na Zrušit odeslat a poté posuňte posuvník doprava a nastavte, jak dlouho bude aplikace Outlook čekat na odeslání zprávy, až 10 sekund, tady, přejdu na 10;
   4. Konečně klikněte na tlačítko Uložit .
      
3. Poté zavřete okno.

Výsledek:

Nyní, když odešlete e-mail v aplikaci Outlook Online, Zrušit se na 10 sekund objeví tlačítko. Toto krátké zpoždění vám umožní zabránit náhodnému odeslání e-mailu.

Naplánujte nebo odložte odesílání e-mailů v Outlooku pro Mac

Pokud používáte Outlook pro Mac, můžete přímo použít funkci Schedule Send na vašem Macu k efektivnímu plánování e-mailů pro budoucí doručení.

Krok 1: Vytvořte nový e-mail

Otevřete Outlook na Macu a klikněte Nový Email. Vyplňte e-mailovou adresu příjemce, předmět a tělo zprávy. Viz snímek obrazovky:

Krok 2: Naplánujte si e-mail

1. Na Poslat klikněte na rozevírací seznam a vyberte Naplánujte odeslání, viz screenshot:
   
2. v Nastavte datum a čas v okně, zadejte datum a čas odeslání e-mailu a klepněte na OK tlačítko, viz screenshot:
   

Výsledek:

Nyní bude zpráva uložena v dáma složku. A můžete vidět jasné upozornění, že jste naplánovali e-mail s datem a časem, kdy je naplánováno odeslání. Viz snímek obrazovky:

Zatímco je v dáma můžete zprávu podle potřeby upravit nebo odstranit.

Naplánujte nebo odložte odesílání e-mailů v Outlooku na mobilu

V dnešním dynamickém prostředí se mobilní verze Outlooku stala pro mnohé nepostradatelným nástrojem. S funkcemi jako Naplánovat odeslání, zajišťuje, že vaše zprávy jsou odesílány ve správný čas, i když nejste u svého stolu. V této části si představíme, jak odložit odesílání e-mailů v Outlooku na Androidu nebo iOS.

Krok 1: Spusťte aplikaci Outlook na zařízení Android nebo iOS

Výsledek:

Naplánovaný e-mail je nyní uložen v K odeslání složku, dokud nedosáhne zadané dodací lhůty.

Zatímco je v K odeslání můžete zprávu podle potřeby upravit nebo odstranit.

Nejčastější dotazy

Související články: