V dnešní digitální době máme přístup k e-mailům kdykoli a kdekoli chceme. I když jsme neustále online, jsou chvíle, kdy nemusíme být schopni odpovědět na příchozí zprávy hned, například o dovolené nebo když jsme mimo kancelář. To je místo, kde se funkce automatické odpovědi v nepřítomnosti stává neocenitelnou a dává odesílatelům e-mailů vědět, že naše odpovědi budou zpožděny. Ať už používáte Outlook na Windows, Web, Mac, nebo dokonce zařízení iOS a zařízení Android, tato příručka vám pomůže jít do hloubky, jak nastavit automatické odpovědi mimo kancelář na všech těchto platformách. Začněme.

• Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku ve Windows
  • Používání automatických odpovědí (pro účty Exchange)
  • Snadné používání Kutools pro Outlook (pro všechny e-mailové účty, snadné a flexibilní)
  • Použití pravidel (pro všechny e-mailové účty, složité)
• Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku na Macu
• Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku na webu
• Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku pro iOS a Android

Video

Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku ve Windows

Tato část ukazuje tři metody, které vám pomohou nastavit odpovědi mimo kancelář pro účty Exchange a všechny e-mailové účty v systému Windows.

Nastavte odpovědi v nepřítomnosti pomocí funkce Automatické odpovědi

Pokud v aplikaci Outlook používáte účet Exchange, vestavěný Automatické odpovědi vám může pomoci nastavit odpovědi mimo kancelář v aplikaci Outlook. Postupujte prosím následovně.

Krok 1: Otevřete okno Automatické odpovědi

Ve svém Outlooku přejděte na Soubor vyberte z rozevíracího seznamu účtů účet Exchange, pro který chcete povolit automatickou odpověď, a poté klepněte na Automatické odpovědi. Viz snímek obrazovky:

Krok 2: Povolte automatické odpovědi a nakonfigurujte nastavení

V otvoru Automatické odpovědi okno, musíte postupovat následovně.

1. Vybrat Odeslat automatické odpovědi možnost tuto funkci povolit.
2. Chcete-li odesílat automatické odpovědi pouze ve stanoveném časovém rozsahu, zaškrtněte políčko V tomto časovém rozsahu odesílejte pouze zaškrtávací políčko a zadejte požadovaný čas začátku a konce.
   Tip: Pokud nenastavíte časové období, vaše automatická odpověď zůstane zapnutá, dokud ji nevypnete výběrem možnosti Neposílat automatické odpovědi.
3. Pokud chcete odesílat automatické odpovědi pouze odesílatelům ve vaší organizaci, zůstaňte v V mé organizaci Karta.
4. Do textového pole zadejte zprávu s automatickou odpovědí.
5. Klepněte na tlačítko OK tlačítko pro uložení nastavení. Viz snímek obrazovky:
   

Výsledek

Pokud v kroku 3 nastavíte časové období pro automatické odpovědi, automatická odpověď se aktivuje v určený čas a pod pásem karet Outlooku se zobrazí žlutý informační pruh. Pokud není zadáno žádné časové období, automatická odpověď se aktivuje okamžitě.

Můžete jít na Odeslané položky složku pro zobrazení e-mailů s automatickou odpovědí (e-maily s předponou "Automatická odezva:").

Snadné nastavení odpovědí mimo kancelář s Kutools pro Outlook

Vzhledem k omezením výše uvedené metody bych vám zde rád doporučil Automatická odpověď vlastnost Kutools pro aplikaci Outlook, která vám pomůže snadno nastavit odpovědi mimo kancelář v aplikaci Outlook, bez ohledu na typy e-mailových účtů. Po stažení a instalace Kutools pro Outlook, musíte postupovat následovně:

Krok 1: Nakonfigurujte nastavení automatické odpovědi

vybrat Kutools > odpověď > Správce automatických odpovědí k otevření Automatická odpověď dialogové okno a pak musíte:

1. Zaškrtněte e-mailové účty, kde chcete povolit automatickou odpověď:
   Projekt Zkontrolujte účty sekce uvádí všechny e-mailové účty ve vašem Outlooku. Vyberte účty, u kterých chcete povolit automatickou odpověď.
2. Upravte předponu předmětu pro e-maily s automatickou odpovědí:
   Výchozí text v Předpona předmětu textové pole je „Automatická odezva“. Toto bude předpona pro předměty e-mailů s automatickou odpovědí. Tento výchozí text můžete podle potřeby nahradit.
3. Zadejte obsah automatické odpovědi:
   V dialogovém okně je k dispozici výchozí šablona, ​​kterou můžete podle potřeby upravit.
4. Uložte změny: Klepněte na tlačítko OK .
   

Krok 2: Povolte funkci Automatická odpověď

A Kutools pro aplikaci Outlook zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete funkci okamžitě aktivovat. Klikněte na Ano tlačítko pro aktivaci funkce.

Výsledek

Od této chvíle budou příchozí e-maily na zaškrtnuté účty spouštět automatické odpovědi.

Nastavte odpovědi mimo kancelář vytvořením pravidel aplikace Outlook

Můžete také vytvořit pravidla aplikace Outlook pro nastavení odpovědí mimo kancelář pro všechny e-mailové účty. Tato metoda však vyžaduje několik kroků. Pokud potřebujete, postupujte podle níže uvedených kroků.

Krok 1: Vytvořte šablonu automatické odpovědi

1. V aplikaci Outlook vytvořte novou e-mailovou zprávu kliknutím Nový Email pod Domů Karta.
   
2. v Zpráva zadejte předmět a tělo zprávy pro vaši šablonu.
   
3. klikněte Soubor > Uložit jako.
   
4. V otvoru Uložit jako dialogovém okně pojmenujte šablonu (ve výchozím nastavení bude jako název šablony použit předmět e-mailu), vyberte Šablona aplikace Outlook z Uložit jako typ rozevírací seznam a poté klikněte na ikonu Uložit .
   Tato vlastní šablona bude uložena ve výchozím umístění osobních šablon.
   
5. Po uložení šablony e-mail zavřete bez uložení.

Krok 2: Otevřete okno Pravidla a upozornění

Pod Domů klepněte na kartu pravidla > Spravujte pravidla a upozornění k otevření Pravidla a upozornění okno.

Krok 3: Vytvořte pravidlo automatické odpovědi mimo kancelář

v Pravidla a upozornění okno, pro vytvoření pravidla automatické odpovědi mimo kancelář proveďte následující.

1. Pod Pravidla e-mailu zadejte e-mailový účet, na který chcete použít pravidlo automatické odpovědi, a poté klepněte na Nové pravidlo .
   Tip: Pokud je Použít změny v této složce rozevírací seznam se nezobrazuje v Pravidla a upozornění okna vašeho Outlooku, pravidla, která jste vytvořili, budou platit pro všechny e-mailové účty.
   
2. Zaprvé Průvodce pravidlyvyberte Použijte pravidlo na zprávy, které dostávám v Začněte od prázdného pravidla v části a poté klikněte na ikonu další .
   
3. Ve druhém Průvodce pravidly, pokud chcete automaticky odpovídat na každou přijatou e-mailovou zprávu, klikněte na další tlačítko bez kontroly jakýchkoli podmínek. Ve vyskakovacím okně Microsoft Outlook dialogové okno, klepněte na tlačítko Ano .
   Tip: Pokud chcete automaticky odpovídat pouze na určité e-maily, zadejte podmínky, které potřebujete.
   
4. Ve třetím Průvodce pravidly, zaškrtněte odpověď pomocí zaškrtávacího políčka konkrétní šablony v Krok 1 a potom klikněte na podtržený text v poli Krok 2 box.
   
5. V dialogovém okně Vybrat šablonu odpovědi vyberte v rozevíracím seznamu Oblast souborů položku Uživatelské šablony v systému souborů, vyberte šablonu, kterou jste vytvořili v kroku 1, a klepněte na tlačítko Otevřít.
   
6. Po návratu do třetího Průvodce pravidly pokračujte kliknutím na tlačítko Další.
   
7. Ve čtvrtém Průvodci pravidly určete v případě potřeby výjimky pro vaše pravidlo. Zde kliknu na tlačítko Další bez zaškrtnutí výjimek.
   
8. V posledním průvodci pravidly zadejte název tohoto pravidla v části Krok 1, ponechte políčko Zapnout toto pravidlo v kroku 2 zaškrtnuté a klikněte na tlačítko Dokončit.
   
9. Poté se zobrazí okno s výzvou aplikace Microsoft Outlook, které vám připomene, že pravidlo bude spuštěno pouze při spuštěném Outlooku. Klepněte na tlačítko OK.
   
10. Poté se vrátí do okna Pravidla a upozornění, v okně vidíte vytvořené pravidlo, kliknutím na tlačítko OK pravidlo uložíte.
    

Výsledek

Nyní jste vytvořili pravidlo automatické odpovědi. Od této chvíle bude toto pravidlo automatické odpovědi spouštět příchozí e-maily na zadaný účet nebo všechny účty a osoba, která vám poslala e-mail, obdrží e-mail s automatickou odpovědí.

Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku na Macu

Pokud chcete nastavit automatickou odpověď v Outlooku pro Mac, může vám pomoci metoda v této části. Postupujte prosím následovně.

Krok 1: Přístup k funkci „Mimo kancelář“.

Spusťte Outlook na Macu, otevřete e-mailový účet, pro který chcete povolit funkci Mimo kancelář, a přejděte na Tools Kartu a vyberte Mimo kancelář.

Krok 2: Konfigurace nastavení automatických odpovědí

v Nastavení automatické odpovědi dialogovém okně, musíte provést následující konfigurace.

1. Zkontrolovat Odesílat automatické odpovědi pro účet zaškrtávací políčko „(váš účet)“.
2. v Odpovězte jednou každému odesílateli pomocí do textového pole zadejte tělo zprávy s automatickou odpovědí.
3. Je volitelné:
   • Nastavte počáteční a koncové datum pro automatickou odpověď: Zkontrolovat Odpovědi posílejte pouze během tohoto časového období zaškrtněte políčko a zadejte počáteční a koncové datum a čas. Po datu a čase ukončení se odpovědi v nepřítomnosti automaticky vypnou.
   • Odpovídejte lidem mimo vaši organizaci: V případě potřeby zkontrolujte Posílejte odpovědi také odesílatelům mimo moji organizaci zaškrtávací políčko. Vyberte si buď Pouze pro odesílatele v mém seznamu kontaktů or Odeslat všem externím odesílatelům a poté zadejte tělo zprávy s automatickou odpovědí.
4. klikněte OK pro uložení nastavení a použití této funkce automatických odpovědí.
   

Výsledek

Automatické odpovědi byly povoleny pro určité e-mailové účty v Outlooku pro Mac. Od této chvíle budou příchozí e-maily na tento účet spouštět automatické odpovědi.

Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku na webu

Pokud používáte Outlook na webu a chtěli byste nastavit odpovědi mimo kancelář, metoda v této části vám může pomoci. Postupujte podle níže uvedených kroků.

Krok 1: Přístup k funkci „Automatické odpovědi“.

1. V pravém horním rohu stránky klikněte na Nastavení tlačítko
   
2. V otvoru Nastavení okno, vyberte Automatické odpovědi v Poštovní zásilka sekce.
   

Krok 2: Nakonfigurujte nastavení „Automatické odpovědi“.

1. Klepněte na tlačítko Zapněte automatické odpovědi přepnutím zapnete Automatické odpovědi vlastnost.
2. Zkontrolovat Odesílat odpovědi pouze během časového období a zadejte počáteční a koncové datum a čas automatických odpovědí. Pokud toto nastavení nepotřebujete, můžete toto nastavení ignorovat.
3. Do textového pole zadejte tělo zprávy s automatickou odpovědí.
4. Klepněte na tlačítko Uložit knoflík. Viz screenshot:
   

Výsledek

Nyní jste povolili automatické odpovědi v Outlooku na webu. Od této chvíle budou příchozí e-maily na tento účet spouštět automatické odpovědi.

Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku pro iOS a Android

Mnoho uživatelů aplikace Outlook zná nastavení automatických odpovědí na svých počítačích, ale o mobilním programu ví jen málo. V poslední části tohoto článku vás provedu tím, jak nastavit automatické odpovědi z vašich zařízení se systémem iOS nebo Android, abyste zajistili jasnou komunikaci bez ohledu na to, kde se nacházíte. Pokračujme podle níže uvedených kroků.

Krok 1: Spusťte aplikaci Outlook v zařízení iOS nebo Android

Krok 2: Přístup k funkci „Automatické odpovědi“.

1. V levém horním rohu stránky klikněte na Domů tlačítko
   
2. Poté klikněte na tlačítko Nastavení .
   
3. v Nastavení dialogové okno a pod Poštovní účty vyberte e-mailový účet, u kterého chcete povolit automatické odpovědi. V tomto případě volím an výměna účtu.
   
4. v výměna (pokud v předchozím kroku vyberete jiný účet, v názvu tohoto dialogového okna se zobrazí doména druhého účtu), můžete vidět, že Automatické odpovědi funkce je vypnutá. Klikněte na něj.
   

Krok 3: Nakonfigurujte nastavení automatických odpovědí

v Automatické odpovědi dialogové okno, musíte nakonfigurovat následujícím způsobem.

1. v Automatické odpovědi poli, zapněte přepínač.
2. Určete, komu chcete posílat automatické odpovědi: buď všem or pouze lidem ve vaší organizaci. Tady vybírám Odpovězte všem.
3. Zadejte odpověď na zprávu Odpovězte všem s Textové pole.
4. Klepněte na zaškrtnutí v pravém horním rohu obrazovky pro uložení nastavení.
   
   Poznámky:

   • v Odpovědět během časového období zapněte přepínač a poté můžete nastavit počáteční a koncové datum a čas odesílání automatických odpovědí.
   • v Použijte různé odpovědi pole, zapněte přepínač, pak můžete zadat různé zprávy s odpovědí pro lidi ve vaší organizaci nebo mimo ni.
   • Pokud místo účtu Exchange vyberete jiný typ účtu, Použijte jiné pole odpovědí se neobjevuje v Automatické odpovědi dialogové okno.
   • Když se vrátíte do předchozího dialogového okna, můžete vidět, že Automatické odpovědi funkce byla zapnuta.
     

Výsledek

Nyní jste povolili automatické odpovědi v Outlooku pro iOS nebo Android.

Stručně řečeno, možnost nastavit automatické odpovědi v nepřítomnosti v aplikaci Outlook zajistí, že lidé, kteří vás kontaktují, budou vědět, že jste pryč, a zachováte tak profesionální a efektivní komunikaci. Ať už používáte Outlook na Windows, Mac, webu nebo mobilních zařízeních, flexibilita a hloubka, kterou tato funkce poskytuje, je nepostradatelná. Doufáme, že vás tento komplexní průvodce vybaví znalostmi pro bezproblémovou konfiguraci těchto odpovědí na různých platformách a zajistí bezproblémové používání pro vás i vaše e-mailové korespondenty. Pro ty, kteří se chtějí hlouběji ponořit do možností aplikace Outlook, se naše webové stránky mohou pochlubit velkým množstvím výukových programů. Zde najdete další tipy a triky pro Outlook.

Související články