Přejít k hlavnímu obsahu

Nastavení automatických odpovědí mimo kancelář v Outlooku (úplný průvodce)

V dnešní digitální době máme přístup k e-mailům kdykoli a kdekoli chceme. I když jsme neustále online, jsou chvíle, kdy nemusíme být schopni odpovědět na příchozí zprávy hned, například o dovolené nebo když jsme mimo kancelář. To je místo, kde se funkce automatické odpovědi v nepřítomnosti stává neocenitelnou a dává odesílatelům e-mailů vědět, že naše odpovědi budou zpožděny. Ať už používáte Outlook na Windows, Web, Mac, nebo dokonce zařízení iOS a zařízení Android, tato příručka vám pomůže jít do hloubky, jak nastavit automatické odpovědi mimo kancelář na všech těchto platformách. Začněme.


Video


Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku ve Windows

Tato část ukazuje tři metody, které vám pomohou nastavit odpovědi mimo kancelář pro účty Exchange a všechny e-mailové účty v systému Windows.

  • Automatické odpovědi – Vestavěná funkce aplikace Outlook, ale pouze pro účty Exchange.
  • Kutools pro Excel – Snadné nastavení a použití, dostupné pro všechny e-mailové účty.
  • Pravidla Outlooku - Mnoho kroků a složitých operací dostupných pro všechny e-mailové účty.

Nastavte odpovědi v nepřítomnosti pomocí funkce Automatické odpovědi

Pokud v aplikaci Outlook používáte účet Exchange, vestavěný Automatické odpovědi vám může pomoci nastavit odpovědi mimo kancelář v aplikaci Outlook. Postupujte prosím následovně.

Krok 1: Otevřete okno Automatické odpovědi

Ve svém Outlooku přejděte na Soubor vyberte z rozevíracího seznamu účtů účet Exchange, pro který chcete povolit automatickou odpověď, a poté klepněte na Automatické odpovědi. Viz snímek obrazovky:

Poznámka:Tato metoda je dostupná pouze pro e-mailový účet Exchange. Pokud toto nevidíte Automatické odpovědi možnost, váš e-mailový účet tuto funkci nepodporuje. Můžete vyzkoušet kteroukoli z následujících metod: použijte Kutools pro Outlook or vytvořit pravidla automatické odpovědi aplikace Outlook.

Krok 2: Povolte automatické odpovědi a nakonfigurujte nastavení

V otvoru Automatické odpovědi okno, musíte postupovat následovně.

  1. Vybrat Odeslat automatické odpovědi možnost tuto funkci povolit.
  2. Chcete-li odesílat automatické odpovědi pouze ve stanoveném časovém rozsahu, zaškrtněte políčko V tomto časovém rozsahu odesílejte pouze zaškrtávací políčko a zadejte požadovaný čas začátku a konce.
    Tip: Pokud nenastavíte časové období, vaše automatická odpověď zůstane zapnutá, dokud ji nevypnete výběrem možnosti Neposílat automatické odpovědi.
  3. Pokud chcete odesílat automatické odpovědi pouze odesílatelům ve vaší organizaci, zůstaňte v V mé organizaci Karta.
  4. Do textového pole zadejte zprávu s automatickou odpovědí.
  5. Klepněte na tlačítko OK tlačítko pro uložení nastavení. Viz snímek obrazovky:
Poznámky:
  • Pokud chcete odesílat automatické odpovědi mimo vaši organizaci, klikněte na Mimo mé organizace karta, zkontrolujte Automatická odpověď lidem mimo moji organizaci zaškrtněte políčko, vyberte požadovanou možnost a zadejte zprávu s automatickou odpovědí. Viz snímek obrazovky níže.
  • Pokud nakonfigurujete oba „V mé organizaci"A"Mimo mé organizace“, lze je aktivovat současně.
    • Když vám někdo z vaší organizace pošle e-mail, obdrží zprávu, kterou jste nastavili pro „V mé organizaci".
    • Když vám někdo mimo vaši organizaci pošle e-mail, obdrží zprávu, kterou jste nastavili pro „Mimo mé organizace".
  • Aplikace Outlook umožňuje určit pravidla pro odesílání automatických odpovědí. Kliknutím na pravidla tlačítko v levém dolním rohu okna otevře Pravidla automatických odpovědí dialogové okno. Klikněte na ikonu Přidat pravidlo a poté zadejte kritéria pro vaše pravidlo v Upravit pravidlo dialogové okno. Viz snímek obrazovky:
Výsledek

Pokud v kroku 3 nastavíte časové období pro automatické odpovědi, automatická odpověď se aktivuje v určený čas a pod pásem karet Outlooku se zobrazí žlutý informační pruh. Pokud není zadáno žádné časové období, automatická odpověď se aktivuje okamžitě.

Můžete jít na Odeslané položky složku pro zobrazení e-mailů s automatickou odpovědí (e-maily s předponou "Automatická odezva:").

Body, které nesmíte minout
  • Pokud oba "Automatické odpovědi" funkce účtu Exchange a pravidlo automatické odpovědi které jste vytvořili pro jiné e-mailové účty (např. účet POP), jsou povoleny a je přijat e-mail, příchozí e-mail může vyvolat odpovědi jak z „automatických odpovědí“ Exchange, tak z pravidla automatické odpovědi na straně klienta. Pořadí odpovědí závisí na zpracování serveru a pořadí provádění pravidel na straně klienta.
    • "Automatické odpovědi" pro výměnu: Toto je funkce serveru Exchange na straně serveru a nevyžaduje spuštění aplikace Outlook.
    • Automatické odpovědi prostřednictvím vytvořených pravidel: Obvykle se jedná o funkci na straně klienta, která vyžaduje, aby byl Outlook aktivní a zpracovával příchozí e-maily.
    Pokud jsou tedy nastaveny obě metody odpovědi, osoba, která vám posílá e-mail, může obdržet dva e-maily s automatickou odpovědí.
  • Chcete-li tuto funkci vypnout, jednoduše klikněte na vypnout tlačítko na informační liště.

Snadné nastavení odpovědí mimo kancelář s Kutools pro Outlook

Vzhledem k omezením výše uvedené metody bych vám zde rád doporučil Automatická odpověď vlastnost Kutools pro aplikaci Outlook, která vám pomůže snadno nastavit odpovědi mimo kancelář v aplikaci Outlook, bez ohledu na typy e-mailových účtů. Po stažení a instalace Kutools pro Outlook, musíte postupovat následovně:

Krok 1: Nakonfigurujte nastavení automatické odpovědi

vybrat Kutools > odpověď > Správce automatických odpovědí k otevření Automatická odpověď dialogové okno a pak musíte:

  1. Zaškrtněte e-mailové účty, kde chcete povolit automatickou odpověď:
    Projekt Zkontrolujte účty sekce uvádí všechny e-mailové účty ve vašem Outlooku. Vyberte účty, u kterých chcete povolit automatickou odpověď.
  2. Upravte předponu předmětu pro e-maily s automatickou odpovědí:
    Výchozí text v Předpona předmětu textové pole je „Automatická odezva“. Toto bude předpona pro předměty e-mailů s automatickou odpovědí. Tento výchozí text můžete podle potřeby nahradit.
  3. Zadejte obsah automatické odpovědi:
    V dialogovém okně je k dispozici výchozí šablona, ​​kterou můžete podle potřeby upravit.
  4. Uložte změny: Klepněte na tlačítko OK .
Krok 2: Povolte funkci Automatická odpověď

A Kutools pro aplikaci Outlook zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete funkci okamžitě aktivovat. Klikněte na Ano tlačítko pro aktivaci funkce.

Výsledek

Od této chvíle budou příchozí e-maily na zaškrtnuté účty spouštět automatické odpovědi.

Poznámky:

Nastavte odpovědi mimo kancelář vytvořením pravidel aplikace Outlook

Můžete také vytvořit pravidla aplikace Outlook pro nastavení odpovědí mimo kancelář pro všechny e-mailové účty. Tato metoda však vyžaduje několik kroků. Pokud potřebujete, postupujte podle níže uvedených kroků.

Krok 1: Vytvořte šablonu automatické odpovědi
  1. V aplikaci Outlook vytvořte novou e-mailovou zprávu kliknutím Nový Email pod Domů Karta.
  2. v Zpráva zadejte předmět a tělo zprávy pro vaši šablonu.
  3. klikněte Soubor > Uložit jako.
  4. V otvoru Uložit jako dialogovém okně pojmenujte šablonu (ve výchozím nastavení bude jako název šablony použit předmět e-mailu), vyberte Šablona aplikace Outlook z Uložit jako typ rozevírací seznam a poté klikněte na ikonu Uložit .
    Tato vlastní šablona bude uložena ve výchozím umístění osobních šablon.
  5. Po uložení šablony e-mail zavřete bez uložení.
Krok 2: Otevřete okno Pravidla a upozornění

Pod Domů klepněte na kartu pravidla > Spravujte pravidla a upozornění k otevření Pravidla a upozornění okno.

Krok 3: Vytvořte pravidlo automatické odpovědi mimo kancelář

v Pravidla a upozornění okno, pro vytvoření pravidla automatické odpovědi mimo kancelář proveďte následující.

  1. Pod Pravidla e-mailu zadejte e-mailový účet, na který chcete použít pravidlo automatické odpovědi, a poté klepněte na Nové pravidlo .
    Tip: Pokud je Použít změny v této složce rozevírací seznam se nezobrazuje v Pravidla a upozornění okna vašeho Outlooku, pravidla, která jste vytvořili, budou platit pro všechny e-mailové účty.
  2. Zaprvé Průvodce pravidlyvyberte Použijte pravidlo na zprávy, které dostávám v Začněte od prázdného pravidla v části a poté klikněte na ikonu další .
  3. Ve druhém Průvodce pravidly, pokud chcete automaticky odpovídat na každou přijatou e-mailovou zprávu, klikněte na další tlačítko bez kontroly jakýchkoli podmínek. Ve vyskakovacím okně Microsoft Outlook dialogové okno, klepněte na tlačítko Ano .
    Tip: Pokud chcete automaticky odpovídat pouze na určité e-maily, zadejte podmínky, které potřebujete.
  4. Ve třetím Průvodce pravidly, zaškrtněte odpověď pomocí zaškrtávacího políčka konkrétní šablony v Krok 1 a potom klikněte na podtržený text v poli Krok 2 box.
  5. V dialogovém okně Vybrat šablonu odpovědi vyberte v rozevíracím seznamu Oblast souborů položku Uživatelské šablony v systému souborů, vyberte šablonu, kterou jste vytvořili v kroku 1, a klepněte na tlačítko Otevřít.
  6. Po návratu do třetího Průvodce pravidly pokračujte kliknutím na tlačítko Další.
  7. Ve čtvrtém Průvodci pravidly určete v případě potřeby výjimky pro vaše pravidlo. Zde kliknu na tlačítko Další bez zaškrtnutí výjimek.
  8. V posledním průvodci pravidly zadejte název tohoto pravidla v části Krok 1, ponechte políčko Zapnout toto pravidlo v kroku 2 zaškrtnuté a klikněte na tlačítko Dokončit.
  9. Poté se zobrazí okno s výzvou aplikace Microsoft Outlook, které vám připomene, že pravidlo bude spuštěno pouze při spuštěném Outlooku. Klepněte na tlačítko OK.
  10. Poté se vrátí do okna Pravidla a upozornění, v okně vidíte vytvořené pravidlo, kliknutím na tlačítko OK pravidlo uložíte.
Výsledek

Nyní jste vytvořili pravidlo automatické odpovědi. Od této chvíle bude toto pravidlo automatické odpovědi spouštět příchozí e-maily na zadaný účet nebo všechny účty a osoba, která vám poslala e-mail, obdrží e-mail s automatickou odpovědí.

Body, které nesmíte minout:
  • Pokud pravidlo automatické odpovědi i „Automatické odpovědiPokud je povolena funkce účtu Exchange, příchozí e-mail může vyvolat odpověď oběma. Pořadí odpovědí závisí na zpracování serveru a pořadí provádění pravidel na straně klienta.
    • "Automatické odpovědi" pro výměnu: Toto je funkce serveru Exchange na straně serveru a nevyžaduje spuštění aplikace Outlook.
    • Automatické odpovědi prostřednictvím vytvořených pravidel: Obvykle se jedná o funkci na straně klienta, která vyžaduje, aby byl Outlook aktivní a zpracovával příchozí e-maily.
    "Automatické odpovědi" na straně serveru budou obvykle rychlejší, protože nezávisí na aktivitě klienta Outlook. Pokud jsou však nastaveny obě metody odpovědi, osoba, která vám posílá e-mail, může obdržet dva e-maily s automatickou odpovědí.
  • Chcete-li pravidlo automatické odpovědi vypnout, klikněte na pravidla > Spravujte pravidla a upozornění na Domů karta otevřete Pravidla a upozornění okno, pak zrušte zaškrtnutí políčka před pravidlem a poté klikněte OK pro uložení změn.

Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku na Macu

Pokud chcete nastavit automatickou odpověď v Outlooku pro Mac, může vám pomoci metoda v této části. Postupujte prosím následovně.

Tip: Všimněte si, že metoda funguje pouze pro výměna, Outlook.com, Hotmailnebo Účty Office 365.
Krok 1: Přístup k funkci „Mimo kancelář“.

Spusťte Outlook na Macu, otevřete e-mailový účet, pro který chcete povolit funkci Mimo kancelář, a přejděte na Tools Kartu a vyberte Mimo kancelář.

Krok 2: Konfigurace nastavení automatických odpovědí

v Nastavení automatické odpovědi dialogovém okně, musíte provést následující konfigurace.

  1. Zkontrolovat Odesílat automatické odpovědi pro účet zaškrtávací políčko „(váš účet)“.
  2. v Odpovězte jednou každému odesílateli pomocí do textového pole zadejte tělo zprávy s automatickou odpovědí.
  3. Je volitelné:
    • Nastavte počáteční a koncové datum pro automatickou odpověď: Zkontrolovat Odpovědi posílejte pouze během tohoto časového období zaškrtněte políčko a zadejte počáteční a koncové datum a čas. Po datu a čase ukončení se odpovědi v nepřítomnosti automaticky vypnou.
    • Odpovídejte lidem mimo vaši organizaci: V případě potřeby zkontrolujte Posílejte odpovědi také odesílatelům mimo moji organizaci zaškrtávací políčko. Vyberte si buď Pouze pro odesílatele v mém seznamu kontaktů or Odeslat všem externím odesílatelům a poté zadejte tělo zprávy s automatickou odpovědí.
  4. klikněte OK pro uložení nastavení a použití této funkce automatických odpovědí.
Výsledek

Automatické odpovědi byly povoleny pro určité e-mailové účty v Outlooku pro Mac. Od této chvíle budou příchozí e-maily na tento účet spouštět automatické odpovědi.

Poznámky:
  • Chcete-li zobrazit odeslané e-maily s automatickou odpovědí, přejděte na „Odeslané"složka pro e-maily s předponou"Automatická odezva:".
  • Kontakty ve vaší organizaci obdrží obsah odpovědi nastavený v „Odpovězte jednou každému odesílateli pomocí" Textové pole.
  • Externí kontakty obdrží obsah odpovědi nastavený v „Odpovězte jednou každému externímu odesílateli pomocí" Textové pole.
  • Projekt Gmail, Yahoo nebo jiné POP or IMAP e-mailový účet aktuálně tuto funkci nepodporuje.
  • Chcete-li automatické odpovědi vypnout, otevřete e-mailový účet s povolenou funkcí. Klikněte Tools > Mimo kancelář k otevření Automatické odpovědi dialogové okno. Poté vyčistěte Odesílat automatické odpovědi pro účet zaškrtávací políčko „váš účet“.

Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku na webu

Pokud používáte Outlook na webu a chtěli byste nastavit odpovědi mimo kancelář, metoda v této části vám může pomoci. Postupujte podle níže uvedených kroků.

Krok 1: Přístup k funkci „Automatické odpovědi“.
  1. V pravém horním rohu stránky klikněte na Nastavení tlačítko
  2. V otvoru Nastavení okno, vyberte Automatické odpovědi v Poštovní zásilka sekce.
Krok 2: Nakonfigurujte nastavení „Automatické odpovědi“.
  1. Klepněte na tlačítko Zapněte automatické odpovědi přepnutím zapnete Automatické odpovědi vlastnost.
  2. Zkontrolovat Odesílat odpovědi pouze během časového období a zadejte počáteční a koncové datum a čas automatických odpovědí. Pokud toto nastavení nepotřebujete, můžete toto nastavení ignorovat.
  3. Do textového pole zadejte tělo zprávy s automatickou odpovědí.
  4. Klepněte na tlačítko Uložit knoflík. Viz screenshot:
Výsledek

Nyní jste povolili automatické odpovědi v Outlooku na webu. Od této chvíle budou příchozí e-maily na tento účet spouštět automatické odpovědi.

Poznámky:
  • Pokud určíte počáteční a koncové datum a časy pro odesílání automatických odpovědí, můžete se rozhodnout minimalizovat přerušení během tohoto období, jako např. blokování kalendáře, automaticky odmítají pozvánky na nové akce, a zrušení nebo odmítnutí vašich stávajících schůzek.
  • Používáte-li Výměnný účet, zobrazená stránka bude jiná. E-maily s automatickou odpovědí můžete posílat nejen na odesílatelů uvnitř vaší organizace, ale také na odesílatelů mimo vaši organizaci. Viz následující snímek obrazovky:
  • Pokud chcete automaticky odpovídat pouze svým kontaktům, zaškrtněte políčko Odesílat odpovědi pouze kontaktům checkbox.
  • Chcete-li vypnout tuto funkci automatických odpovědí v Outlooku na webu, postupujte podle výše uvedeného kroku 2 a přejděte do Automatické odpovědi okno a poté klepněte na Automatické odpovědi zapnuty přepínat.

Nastavte odpovědi mimo kancelář v Outlooku pro iOS a Android

Mnoho uživatelů aplikace Outlook zná nastavení automatických odpovědí na svých počítačích, ale o mobilním programu ví jen málo. V poslední části tohoto článku vás provedu tím, jak nastavit automatické odpovědi z vašich zařízení se systémem iOS nebo Android, abyste zajistili jasnou komunikaci bez ohledu na to, kde se nacházíte. Pokračujme podle níže uvedených kroků.

Tip: V Outlooku pro iOS a Android můžete nastavit automatické odpovědi pro Microsoft 365, výměna, a Účty Outlook.com pouze.
Krok 1: Spusťte aplikaci Outlook v zařízení iOS nebo Android
Krok 2: Přístup k funkci „Automatické odpovědi“.
  1. V levém horním rohu stránky klikněte na Domů tlačítko
  2. Poté klikněte na tlačítko Nastavení .
  3. v Nastavení dialogové okno a pod Poštovní účty vyberte e-mailový účet, u kterého chcete povolit automatické odpovědi. V tomto případě volím an výměna účtu.
  4. v výměna (pokud v předchozím kroku vyberete jiný účet, v názvu tohoto dialogového okna se zobrazí doména druhého účtu), můžete vidět, že Automatické odpovědi funkce je vypnutá. Klikněte na něj.
Krok 3: Nakonfigurujte nastavení automatických odpovědí

v Automatické odpovědi dialogové okno, musíte nakonfigurovat následujícím způsobem.

  1. v Automatické odpovědi poli, zapněte přepínač.
  2. Určete, komu chcete posílat automatické odpovědi: buď všem or pouze lidem ve vaší organizaci. Tady vybírám Odpovězte všem.
  3. Zadejte odpověď na zprávu Odpovězte všem s Textové pole.
  4. Klepněte na zaškrtnutí v pravém horním rohu obrazovky pro uložení nastavení.
    Poznámky:
    • v Odpovědět během časového období zapněte přepínač a poté můžete nastavit počáteční a koncové datum a čas odesílání automatických odpovědí.
    • v Použijte různé odpovědi pole, zapněte přepínač, pak můžete zadat různé zprávy s odpovědí pro lidi ve vaší organizaci nebo mimo ni.
    • Pokud místo účtu Exchange vyberete jiný typ účtu, Použijte jiné pole odpovědí se neobjevuje v Automatické odpovědi dialogové okno.
    • Když se vrátíte do předchozího dialogového okna, můžete vidět, že Automatické odpovědi funkce byla zapnuta.
Výsledek

Nyní jste povolili automatické odpovědi v Outlooku pro iOS nebo Android.

Poznámky:
  • Pokud nastavíte časové období pro automatické odpovědi, automatická odpověď se aktivuje v určený čas a poté se zobrazí panel Automatické odpovědi.
  • Vypnout Automatické odpovědi v Outlooku pro iOS nebo Android otevřete e-mailový účet, který má tuto funkci zapnutou, a potom klikněte na Vypnout tlačítko v Automatické odpovědi bar.

Stručně řečeno, možnost nastavit automatické odpovědi v nepřítomnosti v aplikaci Outlook zajistí, že lidé, kteří vás kontaktují, budou vědět, že jste pryč, a zachováte tak profesionální a efektivní komunikaci. Ať už používáte Outlook na Windows, Mac, webu nebo mobilních zařízeních, flexibilita a hloubka, kterou tato funkce poskytuje, je nepostradatelná. Doufáme, že vás tento komplexní průvodce vybaví znalostmi pro bezproblémovou konfiguraci těchto odpovědí na různých platformách a zajistí bezproblémové používání pro vás i vaše e-mailové korespondenty. Pro ty, kteří se chtějí hlouběji ponořit do možností aplikace Outlook, se naše webové stránky mohou pochlubit velkým množstvím výukových programů. Zde najdete další tipy a triky pro Outlook.



Nejlepší nástroje pro produktivitu v kanceláři

Kutools pro aplikaci Outlook - Více než 100 výkonných funkcí, které doplní váš Outlook

???? Automatizace e-mailu: Mimo kancelář (k dispozici pro POP a IMAP)  /  Naplánujte odesílání e-mailů  /  Automatická kopie/skrytá kopie podle pravidel při odesílání e-mailu  /  Automatické přeposílání (pokročilá pravidla)   /  Automatické přidání pozdravu   /  Automaticky rozdělte e-maily pro více příjemců na jednotlivé zprávy ...

📨 Email management: Snadné vyvolání e-mailů  /  Blokujte podvodné e-maily podle předmětů a dalších  /  Odstranit duplicitní e-maily  /  pokročilé vyhledávání  /  Konsolidovat složky ...

📁 Přílohy ProDávkové uložení  /  Dávkové odpojení  /  Dávková komprese  /  Automaticky uložit   /  Automatické odpojení  /  Automatické komprimování ...

???? Rozhraní Magic: 😊 Více pěkných a skvělých emotikonů   /  Zvyšte produktivitu své aplikace Outlook pomocí zobrazení s kartami  /  Minimalizujte aplikaci Outlook namísto zavírání ...

???? Zázraky na jedno kliknutí: Odpovědět všem s příchozími přílohami  /   E-maily proti phishingu  /  🕘Zobrazit časové pásmo odesílatele ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakty a kalendář: Dávkové přidání kontaktů z vybraných e-mailů  /  Rozdělit skupinu kontaktů na jednotlivé skupiny  /  Odeberte připomenutí narozenin ...

Přes 100 Vlastnosti Očekávejte svůj průzkum! Kliknutím sem zobrazíte další informace.

Více       Stažení zdarma      Nákup
 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations