Přejít k hlavnímu obsahu

Jak vytvořit složku pro uspořádání e-mailů obsahujících konkrétní lidi v aplikaci Outlook?

Jste zahlceni přeplněnou schránkou? V tomto tutoriálu představím tři způsoby, jak organizovat e-maily obsahující konkrétní lidi v aplikaci Outlook pro lepší efektivitu.


E-maily obsahující určité osoby vždy přesouvejte do vytvořené složky

1. Klepněte pravým tlačítkem myši na e-mailový účet, pro který vytvoříte složku pro uspořádání e-mailů, vyberte Nová složka z nabídky pravým tlačítkem myši a pojmenujte složku.

2. Ve složce Doručená pošta nebo Odeslaná pošta vyberte kteroukoli z e-mailových zpráv obsahující konkrétní e-mailovou adresu, na kterou přesunete všechny její e-maily do vytvořené složky.

3. Na Domů v záložce Pohyb skupinu, klikněte na pravidla > Vždy přesouvat zprávy z: konkrétní e-mailová adresa a / nebo pravidla > Vždy přesouvat zprávy na: konkrétní e-mailovou adresu podle vašich potřeb.

4. V rozevíracím dialogovém okně Pravidla a upozornění určete složku, do které chcete zprávy přesunout, a poté klepněte na OK.

5. E-maily ve složce Doručená pošta nebo Odeslaná pošta, které splňují podmínky, se nyní přesunou do složky, kterou jste právě vytvořili. A budoucí e-mailové zprávy budou také chodit přímo do složky, pokud splňují podmínky.


Vytvořte složku pro vyhledávání, abyste mohli automaticky organizovat e-maily pro konkrétní lidi

Pokud nechcete zprávy přesouvat do složky, ale chcete je pouze snadno prohlížet. V aplikaci Outlook můžete vytvořit složku hledání, která vám umožní najít e-mailové zprávy odpovídající zadaným kritériím ve více složkách, ale ponechat je v původních složkách.

1. Na Desky v záložce Nový skupinu, klikněte na Nová vyhledávací složka.

2. Ve vyskakovacím dialogovém okně Nová složka hledání proveďte následující:
  • 1) V poli Vybrat složku hledání v seznamu Pošta z lidí a seznamů vyberte Pošta od a konkrétním lidemnebo Pošta od konkrétních lidí jak potřebujete.
  • 2) V poli Upravit složku hledání klikněte na Vybrat pro výběr lidí ze seznamu adres.
  • 3) Určete e-mailový účet, ze kterého chcete prohledávat e-maily.
  • 4) Klepněte na tlačítko OK.

3. V části Složky hledání se vytvoří složka hledání obsahující e-mailové zprávy, které splňují podmínky.


Dávkové vytváření složek pro uspořádání e-mailů pro všechny vaše e-mailové účty pomocí VBA

Pokud máte v aplikaci Outlook více e-mailových účtů a chcete vytvořit složky pro každý e-mailový účet v dávkách pro konkrétní osoby, můžete pomocí metody VBA přesunout zprávy obsahující konkrétní osoby ze složek Doručená pošta nebo Odeslané ve vašich e-mailových účtech. Postupujte prosím následovně.

1. V aplikaci Outlook klepněte na Soubor > možnosti > Centrum zabezpečení, a potom klepněte na tlačítko Nastavení centra důvěryhodnosti.

2. Ve vyskakovacím dialogovém okně přepněte na Nastavení makravyberte Povolit všechna makra, a zkontrolujte Použijte nastavení zabezpečení maker na nainstalované doplňky.

3. cvaknutí OK tlačítka pro zavření dialogů.

4. zmáčkni Další + F11 klávesy pro otevření okna Microsoft Visual Basic pro aplikace.

5. cvaknutí Vložit > Modul. Poté zkopírujte některý z následujících kódů VBA do okna modulu.

Kód VBA 1: Dávkové vytváření složek pro uspořádání e-mailů obsahujících konkrétní odesílatele ve schránkách doručené pošty všech e-mailových účtů

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Poznámka: Měli byste nahradit konkrétní úryvky podle komentářů ve 12., 16. a 35. řádku výše uvedeného kódu VBA.

Kód VBA 2: Dávkové vytváření složek k uspořádání e-mailů obsahujících konkrétní příjemce ve schránkách doručené pošty všech e-mailových účtů

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Poznámka:

  • 1) Měli byste nahradit konkrétní úryvky podle komentářů ve 12., 16. a 35. řádku výše uvedeného kódu VBA.
  • 2) Chcete-li archivovat zprávy obsahující konkrétního příjemce kopie nebo kopie, odkomentujte 28. a 33. řádek odstraněním apostrofu (') na začátku řádků.

6. lis F5 ke spuštění kódu VBA. A nové složky se vytvoří, pokud existují zprávy splňující podmínky.

Poznámka: Metoda VBA funguje pro existující e-mailové zprávy. Pokud existují nové zprávy od/pro konkrétní osobu, kterou chcete archivovat, opakujte prosím krok 4-6.

Související články

Jak vytvořit složku hledání mezi více datovými soubory aplikace Outlook/Pst/e-mailovými účty?

Jak víte, vyhledávací složka může prohledávat e-maily pouze v rozsahu aktuální poštovní schránky v aplikaci Outlook. Aplikace Outlook však může pomocí funkce Okamžité hledání vyhledávat ve všech poštovních schránkách. Můžete se proto pokusit níže uvedené řešení vytvořit složku hledání ve více e-mailových účtech v aplikaci Outlook.

Jak vytvořit vyhledávací složku pro interní e-maily v aplikaci Outlook?

V běžných e-mailových účtech POP3 v Outlooku není těžké vytvořit složku pro vyhledávání podle zadaného odesílatele nebo domény odesílatele. Stejný způsob však nefunguje pro směnný účet. V tomto článku vám ukážu, jak vytvořit vyhledávací složku pro zobrazení všech e-mailů od interních odesílatelů v rámci účtu Exchange.

Jak seskupit e-mailové zprávy podle zadaných barevných kategorií v aplikaci Outlook?

Někdy označíte e-mailové zprávy zadanými barevnými kategoriemi a pak můžete tyto e-mailové zprávy snadno ovládat nebo je zjistit nebo pro jiné účely. Když se hromada e-mailových zpráv hromadí ve složce pošty, je těžké na první pohled zjistit e-mailové zprávy označené zadanými barevnými kategoriemi. Ve skutečnosti existuje několik triků, jak rychle seskupit e-mailové zprávy podle zadaných kategorií barev v aplikaci Microsoft Outlook.

Jak vytvořit složku pro uspořádání e-mailů podle časového období v aplikaci Outlook?

V tomto tutoriálu představím dva způsoby, jak uspořádat e-maily podle časového období se složkami v aplikaci Outlook pro lepší efektivitu.


Nejlepší nástroje pro produktivitu v kanceláři

Kutools pro aplikaci Outlook - Více než 100 výkonných funkcí, které doplní váš Outlook

???? Automatizace e-mailu: Mimo kancelář (k dispozici pro POP a IMAP)  /  Naplánujte odesílání e-mailů  /  Automatická kopie/skrytá kopie podle pravidel při odesílání e-mailu  /  Automatické přeposílání (pokročilá pravidla)   /  Automatické přidání pozdravu   /  Automaticky rozdělte e-maily pro více příjemců na jednotlivé zprávy ...

📨 Email management: Snadné vyvolání e-mailů  /  Blokujte podvodné e-maily podle předmětů a dalších  /  Odstranit duplicitní e-maily  /  pokročilé vyhledávání  /  Konsolidovat složky ...

📁 Přílohy ProDávkové uložení  /  Dávkové odpojení  /  Dávková komprese  /  Automaticky uložit   /  Automatické odpojení  /  Automatické komprimování ...

???? Rozhraní Magic: 😊 Více pěkných a skvělých emotikonů   /  Zvyšte produktivitu své aplikace Outlook pomocí zobrazení s kartami  /  Minimalizujte aplikaci Outlook namísto zavírání ...

???? Zázraky na jedno kliknutí: Odpovědět všem s příchozími přílohami  /   E-maily proti phishingu  /  🕘Zobrazit časové pásmo odesílatele ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakty a kalendář: Dávkové přidání kontaktů z vybraných e-mailů  /  Rozdělit skupinu kontaktů na jednotlivé skupiny  /  Odeberte připomenutí narozenin ...

Přes 100 Vlastnosti Očekávejte svůj průzkum! Kliknutím sem zobrazíte další informace.

Více       Stažení zdarma      Nákup
 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations